文档介绍：行政主管岗位说明书
行政主管岗位说明书
岗位名称
行政主管
岗位编号
所在部门
行政办公室
岗位定员
1人
直接上级
行政办公室主任
工资等级
6级
直接下级
行政文员
薪酬类型
结构工资制
所辖人员
1人
岗位分析日期
2002-11-21
工作综述
拟制酒店行政工作计划,负责酒店文书撰写及行政档案管理;负责信息沟通和行政督办,充当各部门与酒店管理交流的桥梁,发挥参谋和督办作用;协助行政办公室主任,处理酒店各类行政事务性工作,促进政令畅通。
职责与工作任务
职
责
一
职责表述:在管委会和办公室主任指导下,负责编制酒店发展年度总体规划书和经营方针、起草酒店各类管理办法。工作时间百分比:15%
工作
任务
收集与酒店工作规划和管理办法制定相关的材料和数据
撰写工作规划或管理办法,交行政办公室主任审定
按照管委会成员分工,相应上报酒店分管领导审批
下发各部门实施,同时按规定上报有关上级单位备案
阶段性收集落实情况,根据酒店的实际情况变化和领导要求,负责工作计划的修订工作
职
责
二
职责表述: 负责各类酒店总结汇报及经验材料、酒店文件、决定、通知、总经理发言稿、讲话稿等文书拟定。起草酒店月/季/年工作计划和总结、周工作指令,经总经理审定后,下发各管委会成员和各部门。
工作时间百分比:30%
工作
任务
按照工作分段时间要求,或接受酒店领导直接临时指令
收集与撰写材料有益的资料或数据,进行归纳汇总,理清基本思路
按时间要求进行编写
按程序送交行政办公室主任,或主管副总经理、总经理审定,根据要求作文稿修改
指令类文件经领导签字后下发至相关部门执行
各种发言类材料提前交至相关发言者本人
职
责
三
职责表述: 在行政办公室主任指导下,负责酒店行政例会及办公室各项会议的文件资料起草、内容收集、议程拟定、会议通知和会议记录,及会议决议文件的起草、交付审定、下发、督办和反馈。
工作时间百分比: 15%
工作
任务
根据酒店会议制度或领导临时要求,拟定会议计划
收集会议资料,进行有关会议文件的编写
拟定会议议程,经酒店领导审定同意后,下发会议通知
负责会议场地的准备督办、检查
协助会议现场组织,作相应会议记录
根据会议决议或相关精神,编发相关会议纪要或备忘录,待领导签字后下发相关部门执行
职
责
四
职责表述: 负责与各部门、部分外部单位的信息沟通。包括民主对话会、总值巡视问题、月度经济分析后的落实问题、周工作指令完成情况等,督促有关部门办理或落实,收集反馈情况,进行综合分析;对部门反映的问题及时汇报,提出建议,并循环督办。管理总经理信箱,负责总经理谈心联络安排,任酒店网站综合信息员。与各报刊、杂志联络,负责酒店对处信息沟通。统计各种经营数据信息,报送相关外部管理单位。工作时间百分比:12%
工作
任务
通过会议、记录资料等渠道,收集各部门和酒店管理信息
对综合信息进行整理,编制相关报告或通报,按规定送酒店领导,征询处理意见,提出相关建议
根据领导指示,编发相关指令,下发相关部门执行
收集落实反馈情况,进行综合分析,将结果提交行政办公室主任或酒店领导
必要时,对当事人或某专项工作负责人进行信息反馈
根据酒店领导要求,接待有关新闻媒介单位,负责酒店对外信息沟通
按规定时间填写各类统计报表,报送相关旅游管理部门
职
责
五
职责表述: 负责酒店行政文件(包括ISO9001/14001体系文件)的收阅、登记、传送、报批、督办、办完存档、借阅、报废的管理和检查。工作时间百分比: 15%
工作
任务
按档案管理要求,对酒店内部文件进行编号、分门别类管理
收阅外来文件,填写公文处理单,交酒店领导签批
按领导要求,交其他领导或相关部门传阅、办理,负责跟催
办完的文件,存档备查
作年度文件档案整理
职
责
六
职责表述: 管理酒店行政印信。按规定保管和使用印信,填发法人授权委托书、酒店介绍信、出差证明书等。工作时间百分比:5%
工作
任务
制作酒店行政印信使用登记专用簿,对各类行政印信使用严格登记、审批