文档介绍：1
企业档案工作规范
2009-11-02发布 2010-01-01实施
中华人民共和国档案行业标准
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2010年1月1日开始实施的《企业档案工作规范》是在企业档案工作出现了一系列新的重大变化、企业档案工作越来越来受到重视背景下制定的。《企业档案工作规范》是我国近60年企业档案工作实践的总结,是国家档案工作法规、方针要求的具体展现。
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一、《规范》的特点:
(1)全面、系统的行业标准
首先,《规范》是行业标准,共分正文和附录两大部分,正文包括适用范围、引用文件、术语和定义、档案工作总则、档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备等9部分,1万6千余字;附录包括附录A归档范围和附录B业务用表两部分,这两部分都属于资料性附录。
其次,《规范》首次对企业的档案工作提出了全面、系统的要求,不仅针对具体的档案业务工作,而且对档案工作的组织建设、规章制度,以及企业档案信息化建设,甚至包括文件形成过程中领导与员工的责任都提出了具体要求。《规范》将企业档案管理制度从技术标准的层面上升为管理的层面,实现了单向技术管理标准应用与系统管理标准实施的结合。
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(2)档案工作总则有了新的变化
以往的提法是,集中统一地管理企业全部档案,维护档案的完整与安全,便于企业各项工作的利用。现在的表述更为翔实,同时加入了适应市场经济需要的成分(即企业档案工作应以企业资产关系为纽带,实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准),变得更加科学、更加合理。
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(3)档案工作制度有了新的提法
要求建立一些新的制度,如:档案工作责任追究制度,档案管理应急预案,电子档案管理制度,等等
(4)档案业务建设有了新的要求
在全国范围内,有了可以参考的归档范围与保管期限表(需要注意的是,归档范围是以工业企业为例,所以仅是参考);
档案“三纳入”有了新的表述;
保管期限由原来的永久、长期、短期改为永久、30年、10年(会计档案除外)。
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(5)档案信息化建设有了新的内涵
《规范》对档案信息化目标与原则、电子文件的归档、传统载体档案数字化、电子档案的保管、档案网络化服务、档案管理系统软件都有了新的规定,其中,尤为突出的是,首次提出了电子档案的概念,以往标准中提的都是电子文件。
关于电子档案的概念,如果以电子文件是否归档作为评判电子档案的标志,那么,归档后的电子文件可以称之谓电子档案;但如果从档案应具有依据凭证作用的角度来评判,它又不应该被称之谓电子档案。
如果电子档案要具有依据凭证作用,还需要许多技术手段和法律体系的支撑。(以确保电子文件的原始性、真实性)
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二、《规范》条文解读
DA/T 42—2009
企业档案工作规范
1章范围

本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求,给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。(6个方面主要内容)
本标准适用于大中型工业企业,其他类型企业及事业单位可参照适用。
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虽然《企业档案工作规范》主要是依据工业产品生产类型企业的档案管理实践而制定,但是其中所给出有关企业档案工作原则、组织建设、制度建设、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南,具有普遍的指导意义,因此其他类型企业(交通运输、金融证劵、电信电力、设计研究等)及事业单位可参照使用。
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2章规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。(17项标准)
GB/T 9705 文书档案案卷格式
GB/T 11821 照片档案管理规范
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
GB/T 11894 电子文件归档与管理规范
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DA/T 1 档案工作基本术语
DA/T 12 全宗卷规范
DA/T 13 档号编制规则
DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范
DA/T 22 归档文件整理规则
DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA/T 31 纸质档案数字化技术规范
DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则
DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范
JGJ 25 档案馆建筑设计规范
ISO 信息与文献——文件管理:通则
ISO 信息与文献——文件管理:指南