文档介绍：会计档案管理
主讲:吴清杰(泉州市档案局监督指导科)
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会计档案是各机关、团体、企事业单位或其他经济组织在经济管理和会计核算活动中形成的会计核算材料。它是各单位档案的重要种类之一,也是国家全部档案的重要组成部分。它不仅仅是开展财务分析、会计监督和改善机关、企事业单位经营管理等工作的重要依据,而且是研究经济活动的真实历史记录。
第一节会计档案与会计档案工作概述
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。它包含两层含义:
1、会计档案是会计核算的产物
注意事项:会计档案仅指会计活动中形成的会计核算材料,即会计凭证、会计账簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的文件材料,如会计工作政策法规、制度办法、预算、财务计划、总结等则不属于会计档案的范畴,而是属于文书档案的范畴。
2、会计档案是重要的凭证和史料
会计档案是一种原始记录,它以丰富的数据信息记载着各单位经济活动,具有很强的凭证性,是各单位经济业务活动的重要依据。
一、会计档案 (一)会计档案的概念
1、会计档案形成范围的普遍性——凡具备单独会计核算的单位,都会形成会计档案。
2、会计核算材料之间的连续性——原始凭证—会计凭证—会计账簿—会计报表—财务报告。
3、会计档案类别的稳定性——基本内容成分:会计凭证、会计账簿、财务报告。
4、会计档案外在形式的多样性
——会计账簿:订本式(如总账、明细账等)、活页式(如现金日记账、银行存款日记账等)、卡片式(固定资产卡片等)。
——财务报告:表格、文字、数据等,纸张有8开、16开、A4。
——会计电算化输出的会计核算材料。
(二)会计档案的特点
1、产生领域不同——会计档案产生于各独立核算单位的生产经营资金活动或预算资金活动领域;文书档案产生于各单位党务政务管理及专业管理或经营管理领域。
2、形式不同——会计档案主要以凭证、账簿、报表等三种形式出现,三者具有密不可分的内在联系;文书档案较多地公文形式出现,具有相对独立性。
3、立卷方式不同——会计档案主要以时间、形式特征进行整理立卷;文书档案则按年度结合问题(或机构)立卷或以件为单位进行分类整理。
4、归档时间不同——会计档案应在会计年度终了,由会计机构整理归档并可自行保管一年,期满后,应由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;文书档案则应在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷归档。
(三)会计档案与文书档案区别
会计档案是各单位在各项会计核算活动中直接形成的,具有保存价值的历史记录;会计资料是各单位为学习通过收集或购买的各种公开或内部的会计出版物及复制品。
(四)会计档案与会计资料区别
(五)会计档案作用
1、为经济管理提供依据。
2、是打击经济犯罪活动的有力工具。
3、是研究经济发展和财政历史的可靠史料。
(一)会计档案工作的内容
会计档案工作主要包括会计档案的收集、整理(分类、组卷、排序、编目)、鉴定、保管、利用、统计、移交等方面工作。
(二)会计档案工作原则
1、统一领导、分级管理。
2、维护会计档案的完整与安全。
3、便于社会各方面对会计档案的利用。
二、会计档案工作
(三)会计档案工作体制
《会计档案管理办法》第三条规定:“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。”
(四)会计档案管理制度
1、《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国会计法》
2、《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)
3、《福建省会计档案基础工作规范》(闽财会[2000]74号)
二、会计档案工作
第二节会计档案的收集归档
一、会计档案收集的要求
会计档案的收集工作,是指通过归档制度,将分散于财务部门和会计个人手中的会计核算专业材料集中起来,实现统一管理。它是会计档案工作的起点,也是保证会计档案齐全完整的关键环节。
(一)实行“集中统一管理”
(二)遵循会计核算材料的形成规律
(三)确保会计档案收集的齐全、完整、准确
(四)适时做好补充收集工作