文档介绍：电子信息技术在档案管理中的应用研究
摘要:进入21世纪,伴随着信息化时代的来临与深入发展为档案管理提供了难得历史机遇和发展空间,使档案管理更加趋于规范化、科学化和高效化,档案管理已经进入到信息化时代。在档案管理中,要认真研究档案管理的新规律、新问题,探索信息化与档案管理的新契约点,逐步建立起档案管理新理念、新模式和信方法,使信息化技术在档案管理工作中发挥更加深远的作用。
关键词:电子信息技术档案管理应用
中图分类号:tn91-4 文献标识码:a 文章编号:1007-9416(2012)08-0088-01
伴随着社会化大生产时代的到来,档案管理的信息量日益增大,档案管理内容的内容日趋复杂化;社会化的生产也使得传统的劳动密集型逐步向知识密集型方向转化,为档案管理实现自动化和程序化提出了现实需要和必要挑战。电子信息技术可以在档案管理过程中发挥其智能化、迅速化、科技化的优势,使档案管理节省大量的人力、物力和财力成本,让档案管理在形成、管理、存储、利用、分享等方面都发生了翻天覆地的变化,极大提高了档案管理的效率。信息化时代背景下,要积极探索档案管理信息化的新模式和信手段。
1、信息技术背景下档案管理工作的特点
第一,信息技术集成有效促进档案管理载体发生重大变化。与传统的档案管理载体不同,信息技术更多的是将档案内容转换成信息化数字内容通过计算机技术和网络技术、借助相关软件作为载体予以保存,实现了档案管理储存的数据化、虚拟化和数字化。传统的档案管理往往是以实物保存为主要的载体形式,受保存空间和时间影响较大,档案储存内容很大程度上依赖于载体的可承受能力。信息技术集成条件下的档案管理载体有效实现了计算机的全程操控,有效实现了档案数据处理与交换的效能,有效避免了受传统档案管理时间和空间约束的限制。信息技术时代下,档案管理以电子文件、电子图纸、虚拟图标形式取代了纸质档案的设计、存储,在档案管理载体上使一次革命化。
第二,信息技术条件下使档案管理分类发生了根本性变化。在传统模式下的档案管理关于文书档案、基建档案、人事档案、科技档案、单位史志等传统的分类方式发生了根本性变化,逐步演变成根据信息技术管理模块功能和具体流程为依据形成的分类标准。信息技术条件下的档案管理分类主要依托计算机信息和网络技术,根据事先设定好的人为指令自动、随时的进行设立和调整。各单位可以根据自己实际情况设定档案管理的相关分类,例如,对企业生产、经营、财务、管理、人事、组织等方面的详细状况进行更加具有针对性、规范性的分类管理。
2、电子信息技术条件下做好档案管理工作的具体路径探析
首先,要从思想观念上充分认识到信息技术的重要性,认识到信息技术在档案管理实际工作的重要意义。
档案管理的信息化是信息时代背景下信息技术具体应用的一个重要方面和重要组成部分。伴随着档案管理难度的日益保密化、复杂化、以及档案管理地位日益重要性,档案文化性质和社会性质逐步被弱化,但被利用的范围和对象却在逐步扩大。面对档案管理新形势下呈现出来的新特点,必须要高度重视信息技术在解决档案管理中出现这些挑战和现实的重要性,高度重视信息技术在解决当今档案管理中各种问题的可能性和有效性。
其次,根据信息技术应用特点对档案管理工作做好统筹规划,使之有的放矢。
档案管理的信息化,使档案管理的内容逐步丰富,是传统档案管理信息量的