文档介绍：中佳（厦门）担保投资有限公司
担保项目档案管理办法

第一章总则
第一条为了加强对担保项目档案的收集、整理和管理工作，有效地保护
和利用档案，为担保业务有序发展提供服务，依据《档案法》，结合公司实际情
况，制订本办法。
第二条本办法所称的担保项目档案，是指公司在从事担保业务的经营活
动中形成的，具有保存意义的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。
第三条担保项目档案分为明确担保责任的文书档案、经济档案、客户档
案和反担保标的物权利凭证、过渡监管物权凭证。
第四条凡签署公司保密协议的人员，均负有保护档案的义务。
第五条担保项目档案实于分类集中管理原则。
第二章责任人
第六条文书档案、经济档案和客户档案的管理机构为市场部。
第七条反担保标的物权利凭证、过渡监管的物权凭证的管理机构为财务
部。
第八条业务部为担保业务档案的归档责任人，负责将业务档案及时归缴
相应管理机构。
第三章归档要求
第九条各担保、委托贷款项目的业务档案必须在担保合同、保函或委托
贷款协议生效后的七个工作日内完成归档手续，并交市场部立档保管。
第十条对于在担保合同、保函或委托贷款协议生效后的七个工作日内档
案资料不齐全的，仍必须将已有资料先行归档，对缺项资料应列入《缺项资料清
单》（见附件 3），并注明缺项的原因，交风险管理部审核。档案管理员根据合理
的时限跟踪缺项资料的归档。对于业务部门归档的资料，市场部不得拒收。
第十一条归档资料的要求：
（一）首次归档时必须具备的资料：
（1）确立业务关系的经济合同类资料：
·与银行签订的《保证合同》、《借款合同》等；
·与客户签订的协议，如担保协议、委托贷款协议、经济咨询服务协议
等；
（2）反担保措施类资料：
· 在签订《保证合同》前应已办理的反担保措施文件，如抵押协议、
股权质押协议、无限责任保证书、内部认购协议、预售合同等；
· 与反担保措施相关的其他重要文件，如客户的董事会决议、董事会
成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等；
（3）客户基本资料；
（4）其他资料。
（二）可后续归档的资料；
· 在申请签订《保证合同》、保函或委托贷款协议时暂未完成的相关资
料，但此类资料须经有权审批人审批认可；
· 在正常操作情况下，后续发生与业务相关的资料：
① 保后监管报告；
② 保后监管过程中获得的资料；
③ 所取得的物权凭证的复印件；
④ 担保过程中同意用款审批表；
⑤ 同意用款通知书复印件；
⑥ 其他应归档的资料。
·市场部对担保业务后续发生的与业务相关的资料的归档，须积极督促项
目经理归档，并定期检查档案，确保每一个业务档案的完整性；
第十二条一笔业务的档案应按照“一般档案”和“要件档案”分两
个档案夹分别进行归档；
（一） “要件档案”包括所有与保障公司利益有关的具有法律效力的
正本文本及合同，如担保项目审批表、评审会决议、担保协议书、
董事会决议、各类反担保合同、监管协议、借款合同、保证合同，
等等；
（二） “一般档案”包括与同一业务相关的全套资料（包括要件档案的
复印件及存放于财务部的反担保标的物权证的复印件）。“一般档
案”资料的归档要求按以下类别和顺序进行：
A 类：内部操作和审批资料；