文档介绍：制作成果地质资料电子文档的具体步骤
一、整理、编辑
1、对正文类的整理、编辑
电子文档正文类包括:报告封面(含题名页)、目录、正文、内容摘要。用word制作的这几项应放在同一文件(应与老报告制作电子文档采用扫描的方法区别开)。
整理内容:
⑴正文部分的各章节顺序和编辑格式(如字体、字号等)应按照地质矿产行业标准规定执行;
⑵将封面(报告题名)命令为1级标题,篇名命令为2级标题,章名命令为3级标题,节名命令为4级标题,以下逐级类推(注意:如果某一级标题的字体、字号或排列方式与地质行标不符,应统一对该标题重新定义,方法见标准使用说明的第6页);
⑶正文目录应是用word软件自动生成的目录(方法见标准使用说明第8页);
⑷插图、插照、插表注意在计算机屏幕的显示方向应向上,不是向上的应整理为向上;
⑸插图、插照的文件格式以能插入word,且在其中正常使用为原则,优选格式是gif、JEPG、ITT tiff g4。在插图、插照时必须先在插入的位置插入图文框,但对单独占据一页的图片、照片不用插入图文框;
⑹插表要采用表格命令直接制作,不得采用超级链接办法链接其它软件制作的表格;
⑺页码的插入。页码应位于页面的底端(页脚),对齐方式为“外侧”(奇数页在右侧,偶数页在左侧);
注意:a、封面、目录、正文、内容摘要这几部分之间页码不连续,故此各部分之间要用分隔符(如分节符)分隔开(方法见标准使用说明第9页);
b、插图、插照、插表为单页面的与正文也应在相应位置编连续页码。
⑻页面的设置以A4为宜,插图、插表横向超过A4的,按实际尺寸定,插表中有续表的,续表中仍必须有表名和表头。
2、对审批类的整理
⑴审批类文件不管其纸介质与正文类合订在一起与否,在做电子文档时,审批类文件必须单独组成一类电子文件;
⑵对大调查项目审查类文件至少应包括:认定书、审查意见书,编排时认定书在前、审查意见在后。当存在多个审批验收文件时,应按照审批级次由高到低编排,同级、同类的按时间顺序由新到老编排;
⑶审批类电子文件不得制作成栅格文件,若无原始的电子文件,应在word软件下重新录入;
⑷审批类电子文件的内容必须与正式批件一致,编排格式与正式文件尽量一致,每一份审批类电子文件必须注明发文机关(公章)、发文时间,公章内容用文字表示。
3、对附表、附件类的整理
⑴应区别附表、附件,不要二者混淆为一体;
⑵附表(附件)类文件内容类别不同的表格(附件)应分册制作;
⑶每册附表(附件),都应有附表(附件)的封面、目次页、内容,插入页码时各部分之间也应用分隔符(分节符)分隔开;
⑷附件及附表中的图、表在计算机屏幕中显示的方向应向上;
⑸附表类电子文件原则上要用表格命令直接制作,使用word软件制作附表、对引用特别复杂函数的表格,可以在word中插入Microsoft Excel表格;
⑹附表每一表格的表名要用5号标题命令定义;
⑺表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限,若超出版芯,可用续表来解决,续表中仍必须有表名和表头(续表的表头—标题行可用word表格菜单中“标题行重复”命令制作,具体方法见标准使用说明第9页)。
4、附图类文件的整理
附图类电子文件包括两类,第一类是可以独立用于绘图或显示的电子文件、第二类是由计算机