精品PPT课件----高效的会议管理.ppt

文档介绍：高效会议管理
我们的约定
学员需有以下三个承诺
要积极参与发言
要积极听取他人发言
要在自己工作上运用
准时到教室
手机放置无声
培训大纲
召开会议的时机与决定
有效的会议管理流程
会议前的准备
会议中的控制
会议后的跟进
会议主持管理技巧
会议需要管理吗?会议管理还需要技巧吗?
整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题,反面作用则是带来难题,因此,会议既需要管理,更不能缺少技巧!
我们为什么要开会?
解决工作问题
行动方案决策
状况信息沟通
显示组织/部门存在
巩固主管地位
激励士气
……
理想的会议时机
下列情况,应召开会议
下列情况,不应召开会议
需要团队整体提供信息和建议;
需要团队参与解决某个问题或共同决策;
需要与团队分享信息、成功、担忧或是了解态势;
需要来自于不同团队的成员共同处理某个问题;
需要公开澄清某个问题、情况;
团队强烈需要会面
一对一可以解决
你没有充足的时间准备;
有更好的沟通信息的方法,如电子邮件,电话或备忘;
没有争议的状况;
讨论主题不需要大家同时共同参与;
团队成员间需要分开一段时间,以消除冲突或挫败的影响
选准开会的时机
需要下属为你决策提供信息
你需要进行一个重要的人事决定
听取下属汇报工作
人们对于如何解决问题有不同意见
你是唯一做决策并且知道该怎么做的人
团队成员对上次会议的结果感觉挫败
有事需要当众表扬或批评
需要澄清下属应对重要项目中的负责
上次会议的与会者没有按时完成工作
给小组委派任务
不需要
开会
需要
开会
会议的频率
固定的部门会议
建议频率:至少每月一次
注意事项:不能多与每周一次,
否则容易形成
拖沓的不良本上,
以防因一时疏忽造成工作上的被动。
处理意外的会议
建议频率:随时
注意事项:切忌太频繁,否则会使员工感觉日日有危机,会让公司陷入工作无序的可怕境地。
小范围会议
建议频率:按需要
注意事项:可以按需要天天发生,但是会议长度最好不要超过1小时。
会议的角色
其他可能的会议角色
时间控制者
专家
决策制定者
发现者
“问题小子”
…
参与者
推动者
领导者
高效会议流程
Plan
会前准备
策划会议议程
筛选参会人员
会议行政安排
发送会议通知
Do
会中控制
宣布会议规则
恰当扮演角色
控制议程进度
推动达成决议
Review
会后跟进
迅速总结评估
发送会议纪要
立即行动跟进
持续改进会议