文档介绍：票务中心流程设计草案
前言
三毛物流经过十年的发展与沉淀,已成为山西本土深具影响力的物流企业,并且具备了一定的品牌影响力。随着企业的进一步发展,原有的粗旷的操作方式已经不能满足企业的现状,取而代之的是精细化流程作业,因此,提炼原有操作流程中好的经验,做出各部门的标准作业流程就提到了今年的企业战略发展高度。
票务中心是三毛物流的窗口部门,而票务工作同时也是物流各项工作开始的起始点和奠基石。而作为总部的票务中心其作业流程更是对其余分店起着一定作用的指导作用,故而制定票务中心的作业流程更是刻不容缓,所以,在各层级主管和具有丰富经验的老员工的全力配合与支持下,制定本流程草案。
第一节人力编制及岗位职责说明
1 票务中心人力编制为9人,含组长2名,开票员3名,划价员2名,输票员1名,统计员1名
2 票务组长: 负责当班期间票务中心的全面工作。向值班经理汇报。
3 划价员: 接待客户。检验货物种类,拒收禁运货物。指挥现场卸货工作。货物数量的清点与复核。、货物标签的正确张贴,了解公司价格体系,并对价格调整给出合理的建议,完成上级领导交办的其他任务。向票务组长汇报
4 开票员: 热情、主动接待客户,并注重礼仪和细节,维护公司形象和利益; 准确、快速录单,无差错;解答客户疑难问题,处理一些日常开票及异常问题;完成领导布置的一些工作任务。
5 输票员: 负责将所有的手工数据录入电脑,同时负责当天各太原市内站点所有数据的收集与整理,并向省内各站点发送业务数据。向票务组长报告
6 统计员:负责统计所有厢车的运费,并和飞扬数据核对。把所有回单整理后按不同到站装入信封,并交付调度中心。向票务组长报告
第二节票务作业流程图
第三节开票,划价,统计操作流程表
1 .接待客户
步骤
标准
注意事项
您好,欢迎光临
接待客户一定要主动,让客户感受我们的真诚
确认客户需求
1).不管多忙,都要跟客户打招呼
2).讲普通话,切勿使用方言,注意服务禁语(见附件)
步骤
标准
注意事项
001、看是否是长期合作且有固定定价的客户
1、跟我司签订了运输合同或是协议的客户
2、在我司长期发货,且有固定价格的客户
签单客户一定要先核实,后开票,切勿轻信陌生客户,无需划价的客户直接开票
002、针对货物种类多、大小重量不等客户以及发货较少或是陌生客户先划价再开票
根据相应运价由划价员划价,开票员核实后方可开单
划价单按照标准样式填写,信息要完整正确真实(具体可见附件详细解释)
步骤
标准
注意事项
001、准备划价工具
划价员每人配备发货委托单、铅笔、黑色记号笔、白色油漆笔、计算器、卷尺。
每月25日向行政部递交办公用品计划,保证下个月划价工具齐全。
工具认知:
卷尺
对讲机
计算器
大头笔
运价单
002.、价格表
熟记公司最新价格表及中转线路价格表
价格表为公司标准运价,各营业部及分公司运价可以适当高于此运价,幅度为10%;贵重、易损的货物,应在标准运价基础上上浮15%-20%(可见附录中价格表)
003、起步价
单件起步价标准:单件体积≤³且重量≤25kg的货物按起步价计费
货物起步体积和重量一定要熟悉
004、异形货物
异形货物标准:
超大:单件货物体积≥1m³
超重:单件货物重量≥150kg
超长:单件货物长度>4米
超宽:单件货物宽度≥
超高: 单件货物高度≥
异型货物应根据每项超标的情况分别上浮20%,
、单件轻泡货超过6m³的特殊货物,在划价前应电话通知到达站负责人引起注意。
但总量不超过50%
步骤
标准
注意事项
001、指挥停车
主动迎接客户车辆,指引其停到相应库区以方便卸货。
先指挥车辆停到指定位置后再划价,保证道路畅通。
002、卸货
客户车辆停至相应位置后,指挥装卸工迅速将货物卸到相应库区,并点清货物数量。
异型货物及50公斤以上的货物应两人以上协同操作或指挥装卸工使用叉车,货物卸下后应迅速码放至相应库区,给车辆腾出离开的空间。
003、引导车辆离开
客户发完货后,迅速清理道路上的货物与车辆,指引客户车辆离开。
要求客户牵车时应注意说话方式,态度谦和,切不可与客户发生争执。
步骤
标准
注意事项
001、确定货物品类
严禁承运易燃(特别是铁桶装化工原料)、易爆(稀释剂、汽油、化工原料、苯系列产品、高锰酸钾)、强腐蚀性(如盐酸、硫酸)、高压罐装(化妆品类除外)、装潢类油漆、汽车装饰类含稀释剂的油漆(外墙涂料、乳胶漆除外)、冻品、鲜活物