文档介绍：1中国银河证券股份有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强中国银河证券股份有限公司(以下简称“公司”)档案管理,根据《档案法》、《证券法》、《证券公司治理准则(试行)》、《会计档案管理办法》以及公司有关规章制度,制定本办法。第二条公司档案是指总部及各分支机构在经营管理中形成的、具有查考价值的各种类别和载体的档案材料的总称,包括文件资料、会议材料、协议文本、业务档案、会计档案、技术设备档案、基建装修档案,以及各种载体和记录方式的声像资料和实物档案等。公司档案是公司各项工作的真实记录和原始凭证,是考查公司工作、研究公司历史的重要依据。第三条公司档案管理原则:统一管理,分级保管,确保公司档案的完整和安全,为公司经营管理和业务发展服务。第四条总裁办公室是公司档案工作的管理部门,对公司各部门和各分支机构档案管理工作负有管理和指导职责。总裁办公室设档案室,并配备政治上可靠、熟悉公司业务、具有一定档案管理知识和工作经验的人员负责档案管理。主要职责:(一)根据国家有关法律法规,建立健全公司档案管理工作制度;(二)对公司总部各部门和各分支机构档案管理工作进行指导和督促检查;(三)负责组织公司总部各部门开展文件资料的年度归档、移交和整理编目工作;2(四)负责公司档案室档案的日常保管和借阅工作,积极开展档案的编研和提供利用。第五条各分支机构应根据本办法,结合本单位实际,制定相应的档案管理实施细则,并指定专人管理本单位档案。第二章收集归档工作第六条归档范围凡是反映公司各项工作、活动、具有查考价值的文件材料均属归档范围。包括以下文件资料:(一)上级单位印发我公司的各种文件。(二)有关行业协会、交易所、证券登记结算公司等印发我公司的文件。(三)其它单位印发我公司用于联系、协商工作或需要执行的文件。(四)公司印发(含与其他单位联合制发)的各种文件和其他有查考利用价值的重要资料及其电子版。(五)各部门向公司领导请示汇报工作或部门之间沟通协商使用的签报。(六)各分支机构报送的重要请示、报告等文件。(七)公司董事会会议、监事会会议、年度工作会议、总裁办公会议、专题工作会议、专业委员会会议、公司党委会议等形成的会议材料、会议纪要等。(八)公司各种合同、协议文本。3(九)公司各种设备技术档案以及与公司办公楼或营业场所相关的基建装修档案。(十)公司用印和介绍信审批存根或审批单。(十一)公司会计档案,包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。具体包括::原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证;:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账薄,其他会计账薄;:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。(十二)公司各项业务档案,包括客户开户资料、委托记录、交易记录和与内部管理、业务经营有关的各项资料。(十三)公司重要活动形成的照片、录音、录像等声像档案资料及其文字说明材料。(十四)其他具有保存、查考价值的公司各种资料。第七条不归档文件材料范围(一)重份的文件材料。(二)无查考利用价值的一般事务性、临时性文件材料。4(三)公司内部相互抄送的文件材料。(四)非隶属关系单位抄送的不需要办理的文件材料。第八条对不归档文件材料的处理办法(一)对经鉴定不需要归档的文件材料要进行销毁。销毁前由总裁办公室登记造册,并经公司分管领导批准。销毁中要采取安全措施,防止遗失和泄密。销毁秘密级以上文件要按保密规定执行。销毁一般文件材料,只登记文件号,并注“销毁”字样。(二)有些不归档文件材料,但在一定时期内仍有一定的参考利用价值可由档案部门作为“暂存卷”进行保管。“暂存卷”失去参考价值时,按不归档文件材料销毁。第九条归档收集要求(一)凡归档文件均留存原件,各种签批、书写文字均应使用耐久性材料书写;(二)公司印发的各种文件,要同时保存文件正本和发文底稿,有附件和相关依据性资料的,要收集齐全;(三)签报文件,如有相关部门会签意见及其他依据性材料的,要收集齐全;(四)外来文件,要将公司领导的批示意见以及承办部门的处理过程和结果一并存档;(五)请示与批复文件要完整,采用电话批复或口头批复的,承办人员应在文件处理单上说明,并由承办部门负责人签字;(六)照片档案,要将底片和文字说明一并归档,由摄影者或承5办单位负责编写文字说明;(七)磁性载体档案,须经演示或检测证明无病毒、无划伤,文件具有完整性、可读性且运转正常,由文件形成部门负责编写包括文件运行系统环境等在内的归档说明;(八)其它有利于公司档案完整、安全保存的要求。第十条归档时间要求(一)平时归档。是指各部门负责做好文件资料的日常收集归档工作,确