文档介绍：会计信息系统
暨南大学教育学院胡丽燕
第一节会计循环与总账系统的任务
第二节总账系统的逻辑模型
第三节总账系统的数据结构
第四节总账系统的功能结构
第五节金蝶K/3总账系统
第四章总账系统
总账系统又称账务处理系统，通报表，又能通过该文件迅速查询到任意明细科目和核算项目的汇总信息。
分类要素除了会计科目之外，还可以是部门、供应商、客户、职员以及企业定义的项目。为此计算机总账文件不同于传统的总账账簿，一般采用以下两种设置方法：
（1）设置一个综合的总账文件
（2）设置多个总账文件
二、总账文件
系统只设置一个总账文件，各种分类汇总数据全部存入其中。即该文件存储每一个总账科目、明细科目以及辅助核算项目的年初余额、各期借贷合计发生额。
辅助核算项目当作一般的明细科目存储，例如在表3-2中，辅助核算项目1131-001、1131-002与明细科目相当。
综合总账文件一般按年度设置。
设置一个综合总账文件的明显缺点是浪费空间。
1．设置一个综合的总账文件
科目代码、科目名称、余额方向、年初外币余额、年初本币余额、年初数量余额、1月借方外币、1月贷方外币、1月借方本币、1月贷方本币、1月借方数量、1月贷方数量、……、12月借方外币、12月贷方外币、12月借方本币、12月贷方本币、12月借方数量、12月贷方数量
综合总账文件字段组成
综合总账文件
设置多个总账文件以分别存储不同的分类汇总数据，例如分别设置科目总账和辅助总账两个文件。其实这两个总账文件还可以进一步分解，例如将科目总账文件分解为外币、本币、数量三个科目总账文件，将辅助总账文件分解为部门、供应商、客户、项目等等多个辅助总账文件。
2．设置多个总账文件
科目总账文件
在系统初始化时建立，科目或辅助核算项目的代码、名称、余额方向、年初余额等字段都已经确定，所有发生额字段值均为零。
每次记账都根据记账凭证更新各科目对应月份的发生额。
月末结转无需任何处理，年末结转时将各科目的代码、名称、余额方向等复制到新年度的总账文件，而且要结转出新年度的年初余额。
总账文件
科目文件用于存放使用单位全部合法的科目及其属性，包括各级科目在内，每个科目一个记录，其结构为：　科目代码、科目名称、外文名称、科目类别、余额方向、是否核算数量、计量单位、是否核算外币、外币名称、是否核算往来、是否核算部门、是否核算项目、是否核算职工、是否日记账、是否核算现金流量、账户格式、……
三、科目文件
科目文件
会计软件或ERP系统一般允许使用单位设置多个账套，账套文件即用于存放这些账套的基本信息以及参数或规则。字段主要包括：　　账套代码、账套名称、所属行业、科目结构、本位币、会计分期、会计年度开始日期、启用期间、存储路径、税务登记号、开户银行、账套主管、部门代码结构、项目代码结构、往来代码结构、部门代码结构、……
四、账套文件
信息在建账时由用户设定，初始化一结束，其中的账户编号、科目结构、本位币、会计分期、会计年度及开始日期、启用日期等信息不能再修改。
允许用于改变账户名称、税务登记号、开户银行等数据。
四、账套文件
第四节总账系统的功能结构
总账系统是一个通用系统，它提供强大功能以适应所有企业，所以正式启用之前必须根据企业的需要对系统进行设置，例如对其中提供的功能进行选择以及设置处理规则、编码方案、会计科目、货币与汇率、凭证类别、结算方式、常用摘要、期初余额等等，从而将一个通用系统化为满足具体企业实际需求的专用系统。
一、总账系统的初始设置
账套是用于存放核算单位会计数据的实体，一个账套代表一个核算单位，系统通常允许同时建立多套账，分别代表不同的会计核算单位。
建立账套一般需要指定账套编号、账套名称以及设置账套属性。
账套名称一般就是核算单位的全称，而账套属性主要有：所属行业、记账本位币、科目编码规则、账套存储路径、会计分期、会计年度开始日期、账套启用期间、账套主管、核算单位信息等
1、建立和设置账套
处理规则又称账套选项或系统参数，用以规定如何使用总账系统，使总账系统的功能与控制适合企业的实际需要。账套选项一般包括基本参数、凭证规则、账簿规则、会计日历等多方面的内容。
2、设置处理规则
制单控制。主要包括资金及往来赤字控制、预算控制、支票控制、现金流量控制等等。例如若选择预算控制，则制单时可以对科目、部门、项目的发生额或余额进行预算控制。
内容控制。例如规定每条分录是否必须有摘要、银行存款是否需要输入结算方式和结算号、凭证是否自动编号、是否允许修改他人填制的凭证。
审核控制。规定凭证是否需要审核、是否允许成批审核、出纳是需要否签字等。
输出控制。例如规定凭证显示或打印时科目、核算项目的输出格式，凭证每页打印行数，