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电子邮件技巧.docx

上传人:lajie 2022/3/24 文件大小:35 KB

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电子邮件技巧.docx

文档介绍

文档介绍:







就须要简明扼要、紧扣邮件中心。这样既是对所发内容的负责,也是对收件人基本的敬重,更是保证良好沟通的起先。
正文是邮件的主体部分,主要包括称呼、问候语、主体内容、结束语、签名等内容。为了能和收件人进行良好有效的沟通,以上内容要尽量书写完整。
称呼能够体现出你对收件人的敬重和礼貌。假如在称呼上出现差错,例如,将女士称为先生、将董事长称为经理,除了失礼外,也会暴露出你对对方缺乏了解,甚至还可以说做事很毛躁,这样就会干脆影响到对方对你的印象和看法,自然就不利于后续的沟通。所以,对于称呼,我们应当做到礼貌、正确、到位。
在称呼之后,适当的问候是必要的。这是人之常情,对此我们就不再赘言了。
主体内容是邮件的核心,它确定了沟通信息能否被有效传达和接受,因此我们将在后面的邮件语言部分特地对其进行具体的讲解。










结束语也是不应当被忽视的。结束语可以是对邮件内容的总结、提出要求、表达感情等。如“若有疑问,请您致电垂询”、“希望我们能够达成合作”、“请您百忙之中予以回复”、“感谢您对我们的支持”等。结束语可以说是向对方传递邮件中心内容的最终机会,因此应当予以珍惜。
邮件最终的签名用以表明身份。签名应包括姓名、公司、公司地址、联系方式等容。签名的完整不仅使邮件结构完整,也便于对方刚好通过有效方式和你进行沟通反馈。
大多数的邮件都不须要添加附件,只有那些须要传递正式文件或非文字信息的邮件才须要运用附件。正是因为附件不常用,因此在撰写邮件时总是会被忽视,以致发生差错。
常见的差错有:遗忘添加附件;添加错了附件;没有在正文中对附件予以说明以致收件人忽视了附件;附件随意命名让收件人产生怀疑;附件过大,以致耽搁了收件人对正文的了解;附件被服务器过滤掉,以致收件人无法收到。
针对这些问题,我们可以实行以下对策: 事先与收件人确认允许的附件类型和大小; 附件命名应符合文档内容,同时命名要简练; 在书写正文之前就把附件添加好; 在正文中对附件内容进行交待。










另外,假如在正文中要叙述的内容较多或较困难,建议把这些内容单独写在一个文档,然后以附件的形式发送。 通过前面的学习,我们了解了电子邮件的写作技巧和留意事项。现在,我们来做个小结。
在撰写邮件时,我们须要重点关注邮件的主题、正文和附件。 邮件主题应当简明扼要、紧扣邮件中心;
邮件正文主要包括称呼、问候语、主体内容、结束语、签名等内容。其写作技巧包括:开宗明义、言简意赅、庄重得体和书写精确。
邮件附件虽然不常用,但假如忽视,也会导致信息传递的差错。
了解了这些技巧和留意事项,可以说就为电子邮件沟通打好了基础。但仅仅把邮件写好还不足构成有效的沟通,还须要驾驭发送邮件的技巧。为什么这么说呢?让我们一起来了解。
假如一封邮件不能到达收件人的手中,邮件的内容再精彩又有什么用呢?所以,我们说在电子邮件沟通中,邮件的发送与邮件的撰写同等重要。
要使邮件正确无误地到达收件人手中并实现预期的效果,我们就有必要驾驭一些发送邮件的技巧,这些技巧主要有:了解对方、正确填写地址栏、合理运用抄送和密送以及邮件发送确认。










下面,我们就分别对这些技巧进行了解。 了解对方
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