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受控与非受控文件控制程序
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    对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501)
经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。
各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。
    
管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。
非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。
作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。
对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。
内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。
电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。
    
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办公室编制好公司《文件控制清单》(QR0502)控制文件使用情况。
受控文件不可转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。
工作场所如发现过期或作废文件，应交办公室处理，过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。
文件要完好保存，如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁，不可乱涂乱画。
各部门应编制本部门所使用的受控文件清单，控制本部门文件使用情况。
办公室每季度至少一次对文件进行检查，以监督文件的完好保存及贯彻实施，并做好《文件检查记录表》(QR0503)
文件在使用过程中发现有错误或操作性不强，可申请更改，。
公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄，并妥善保管。
    
    文件更改程序
.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(QR0504)，经审批后交原发放部门执行更改。
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.2更改审批由原文件的审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。
.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(QR0504)，经管理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。
    文件更改方式
.1笔误可用划改。
.2文件只改动某页内容时，可用换页方式。
.3文件内容多处或多次改动，可用改版方式。
    办公室编制好《文件修改状态控制清单》(QR0509)并保存，以控制文件修改状态
    《文件更改申请单》(QR0504)应注册更改性质：笔误、更改、删除、新增
    
    更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围／签收表》范围发放，并从原使用场所收回失效文