文档介绍：职务说明书的形成及其应用
武汉大学商学院
晁上
11/10/2017
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内容简介
职务说明书形成的一般程序
职务说明书的结构和内容
职务说明书的作用
职务说明书的使用
回顾与小结
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职务说明书形成的一般程序
第一步:初步了解信息
第二步:进行面谈
第三步:合并工作信息
第四步:撰写职务说明书
第五步:核实工作描述,反馈
第六步:修改并形成职务说明书
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第一步:初步了解信息主题
检查现有文件,形成工作的总体概念:工作的使命、主要任务和作用、工作流程
编写调查问卷,收集职务基本信息;
收集工作日志,对职务基本信息进行完善
为数据收集过程中涉及到的还不清楚的主要项目作一个注释
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第二步:进行面谈
准备一个初步的任务清单,作为面谈的框架
最好首先选择一个主管或有经验的员工进行面谈,因为他们了解工作的整体情况以及各项任务是如何配合起来的
确保所选择的面谈对象具有代表性
抓紧时间,按照访谈提纲进行,不要偏离提纲
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第三步:合并工作信息
工作信息的合并是把一下各种信息合并为一个综合的工作描述:主管、工作者、现场观察者、相关工作的书面材料
在合并阶段,工作分析人员应该可以随时获得补充材料
监察最初的任务或问题清单,确保每一项都已经被回答或确认
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第四步:撰写职务说明书(一)
画出公司的组织结构图(至少是管理部门的)
设计职务说明书模板,确定职务说明书内应该包括的要素
形成职务说明书样本,横向样本反映职能部门之间的相互联系和权责划分,纵向样本反映上下级之间的关系、部门内部的监督领导关系和部门内部事务的运作流程
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第四步:撰写职务说明书(二)
完成对所有典型岗位的职务描述
注意事项:
在撰写时,考虑工作的相似性、工作的相关度、工作内容的丰富性、工作的安全性等方面,对不太合理的任务进行归并
注意措辞的规范和统一:负责、承办等的区别
对照职务说明书来具体说明
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第五步:核实工作描述,反馈
核实阶段应该以小组或者部门为单位进行。
把职务说明书分发给公司领导、部门主管和工作的承担者。
上述人员根据实际情况将工作的占用时间注明在旁边(如100%)。
查看工作内容描述与平时实际工作是否一致,完成后交给工作分析人员。
工作分析人员要逐字逐句地检查整个工作描述,并在遗漏和含糊的地方作出标记。
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第六步:修改并形成职务说明书
将所有职务说明书修改完毕后,统一编号、备份、归档、分发。
注意:
职务说明书的制作是在公司进行组织变革的中期开始的,在组织变革后、或者说是在定岗定员后,职务说明书的编写才算完成。
职务说明书完成后组织进入一个相对稳定的发展期
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