文档介绍：会议室使用管理制度
目的:
为保证会议室资源的合理安排,满足各部门召开会议的需要,保障会议顺利进行,现对会议室的使用管理做如下规定:(另附会议预订表、工作流程单)。
适用范围:
公司内部培训、会议、接待等需使用会议室人员。
会议室统一调度分配原则:
(1)优先原则
为优先保障并完满圆满完成保障中心客户服务中心几个单位诸位领导接待、参观等活动。
按照中信金融客服中心管理层、运营部门及重要程度分配。
预订会议室流程:
使用部门周一至周五期间使用请提前24小时内持本部门签字批准之工作流转单至前台登记《会议室使用表》,在无会议安排情况下进行经济合理预订,需填写使用部门、与会项目、使用时间、参会人数、联系电话等,综合部将按时间顺序合理安排。
若周末使用请于周四18:00之前到前台预订。以便周末调配人员加班等准备工作。
若需会议召开或特定、固定工作日使用会议室的情况,需提前告知前台,以便协调。
若会议室已安排使用,或若遇公司重大会议、突发情况需由综合部进行临时协调,相关使用部门应配合调度。
有特殊需求,如音响、投影仪、移动会议室设施及桌椅等,请在预订时说明。若大型会议、如需布置会场、预订横幅、迎宾花则要至少提前2个工作日以便厂家制作。(如遇特殊情况则在相互协调情况下最大化尽力筹备)。
会场环境
为方便其他部门下一场会议顺利进行,请在使用时保持会场清洁,会议结束后将桌椅放回原位,白板擦净,纸杯放入垃圾桶,携带个人物品立场离场。
离场须知
会议结束时,请将投影仪、音响等电子设备关闭,麦克风交还给前台。关闭电源。
特殊情况应对
若会议中突发紧急事件、消防事件请有序听从会场支持人员等疏导,并启动紧急、消防防灾预案。
对影响参观、会议及公司形象行为的告诫
内、外宾客参会,会议期间职场所有员工具有义务维护职场形象。鸿联、银行客服中心方均有在第一时间发现着装不雅、行为不端等现象的告诫权,若已影响公司形象或告诫无效,客服中心将严肃进一步处理。
会议登记表示例如下: