文档介绍：厦门总部会议室管理制度
一、制订目的:
为节约公司资源,提高各部门会议效率,保障会议室的正常使用状态,人力资源中心现面向公司内部实施会议室使用管理制度,具体事项如下:
二、适用范围:
本制度适用于公司厦门总部会议室的管理与使用。
9楼会议室暂不在制度的适用范围之内。如需使用,请直接与总裁办联系。
三、权责:
:全面负责会议室日常管理。
会议室使用接收、审核及相关协调工作;
会议室物资准备;
会后会议室整理。
2. 各中心/部门:负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。
会议室的及时申请;
会议中会议室内所有器材设备的保管与维护;
会后“6S”工作。
三、具体流程:
行政部审核确认
前台登记申请表
会议结束整理验收
会议室交付使用
会议物资准备
:各中心/部门使用会议室,请指定专人,在各楼层前台处登记会议室使用申请表(附件1)。
:因会议等级不同,需准备会议物资,请按照以下标准执行:
物资准备
申请时限
无需物资准备
30分钟前申请
需提供纯净水摆放
1小时前申请
需准备鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务
1个工作日前申请
需提供横幅、X展架、与会人员席卡等制作类物资
3个工作日前申请
:每15分钟为1节,请各中心/部门按需申请,提高会议效率。
三、注意事项:
1、如以个人名义登陆或拷贝重要资料至会议室公用电脑等设备,请认真做好保密工作,严禁传播、泄露公司商业秘密;
2、会议室使用人员须爱护设备和物品,人为损坏要按价赔偿。;
3、会议室使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般的原则,如遇到会议室占用,人力资源中心将负责协调工作;
4. 话筒、投影仪等设备有专门人员调试,未经允许,不得随意变动。如出
现故障,影响会议进行,可通知行政部。
四、相关表单
1. 附件一[会议室使用登记表]
2. 附件二[会议室资源配置一览表]
此制度自通知发布之日起开始执行,未尽事宜由人力资源中心负责解释。
附件一[会议室使用申请表]
会议室使用申请表
申请部门
申请时间
2010年月日
经办人
联系电话