文档介绍：电子文件归档与整理
（三）按文件的生成方式分类
分成计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。
第二讲电子文件的特点

范围应遵循的原则
一是按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行；二要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽量具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子文件的完整性；三是电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的
基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。
收集材料包括：
第一，归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关坏分子数据。
第二，纸质文件、缩微胶片。
第三，电子文件管理的许多环节的成果和文件信息。
（二）电子文件的归档范围主要包括
1、在行使本机构职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各种文本文件；对需要保存草稿的文件，修改应在拷贝件上进行，加版本号积累，并将草稿、定稿一起归档。
2、利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件等。
3、本机构制作的各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。
4、对于软件生产商而言，在其研究开发活动中形成的程序文件。
5、为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件，包括操作系统、应用软件，以及相关的数据、配套的文档资料。

二、不归档范围
不归档的电子文件包括：
（一）上级机关单位无保存价值不归档的电子文件
（二）本机关单位无保存价值不归档的电子文件
（三）同级机关单位和非隶属机关单位无保存价值不归档的电子文件
（四）下级机关单位发来无保存价值不归档的电子文件
三、双套归档制原则
我国规定在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，这就是“双套归档制”。
在条件许可下，可以单独归档电子文件而不予或无法归档纸质文件的有：

通过局域网传递的上级来文；
在纸质条件下不予归档的微观文件；
已实现计算机辅助生产的CAD文件；
某些数据量大保存年限短的数据文件；
多媒体文件；
超文本文件。
四、归档方式
电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。
(一)逻辑归档
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
逻辑归档的电子文件控制方法：第一，把这些电子文件纳入机构的数据备份方案，永久保存的电子文件应有脱机保存的备份；第二，定期将有用的文件信息从网络上下载，进行物理归档，以减少网络的荷载，提高网络速度。
（二）物理归档
物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档的方式又可分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档。介质归档是指将电子文件存储在一定介质上移交给档案部门，也称卸载式归档。

电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档指电子文件形成后即刻归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应统一。
电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称为阶段归档），一般以不超过2—3个月为宜。
六、归档要求
1、“前端控制”的思想在归档阶段应得到充分体现
归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。防止失误，控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前，把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程中，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。
2、电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步
归档电子文件的检测工作分两次进行，第一次是归档前的技术鉴定工作，由电子文件形成部门负责，鉴定结果填入《归档电子文件移交检验表》；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术状况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果填入《电子文件接收检验登记表》。
七、归档方