文档介绍：院团委部门秘书管理制度(征求意见稿)
第一章总则
为促进我院团委各部门秘书工作的规范化、制度化,提高各项工作的质量和效率,促进院团委各部门信息交流与团结协作,激励先进团员干部主动向组织靠拢,保持我院团干队伍的先进性,推动院团委的发展,现结合实际情况,制定本制度。
部门秘书的管理原则
双重管理原则:即部门秘书受所在部门部长管理及秘书处双重管理;
双重负责原则:即部门秘书的工作对本部门负责及对秘书处负责;
秘书工作原则:服从安排原则、沟通协调原则、同心合作原则、积极主动原则、工作保密原则。
部门秘书成员产生方式
由院团委各部门部长在每年度的干事招新活动中选任一至两名适合人选,并将其个人资料交予秘书处审核通过。秘书处会对各部门秘书信息进行公报,并备案。
部门秘书的工作性质
部门秘书机构是辅佐部长、协调管理本部门工作以及辅助秘书处工作的一个组织设置。各部门秘书实质上是作为部长的助理、部门工作的协调者以及秘书处助手而开展工作。
部门秘书的职责
辅佐部长做好部门的协调管理工作,结合部长工作需要,听从工作安排,做好其得力助手。
根据本部门工作需求,结合部长指示及安排,负责本部门的文书的起草,以及执行“拟、核、把、签、印”的审核程序,并协助秘书处开展相关的公文培训工作。
负责本部门工作文件的整理存档,将必要资料上交至秘书处,并协助秘书处开展档案管理工作。
根据组织工作需要,依照秘书处工作要求,定期收集、统计部门相关人事信息,为各项工作提供资料或依据,促进工作顺利进行。
定期汇报本部门工作情况,并按照秘书处相关规定,做好各项统计汇报工作。
及时联系秘书处蹲点干事,加强沟通,有效配合秘书处工作,开展合作,保证信息的有效性和时效性,使工作顺利开展。
负责本部门职能活动及会议的签到及记录、总结工作,保证工作的连贯性、科学性,提高工作效率。
第六章部门秘书的权利
部门秘书有权协助部门部长行使人事管理、行政管理等权利,拥有协助部长统一调配部门资源、人事等工作的权利。
部门秘书有权参与秘书处秘书扩大会议以及相关的培训课程等。
部门秘书有权在秘书会议上行使建议权,提出意见,有权参与秘书处拓展活动。
对于工作表现或考核成绩突出的部门秘书,可在院团委相关评优活动中优先推荐参与评优;在院团委干部换届时优先考虑其担任部门正(副)部长。
第七章部门秘书工作实施细则
第一条部门文件处理
第一项负责起草、拟定部门的有关文件,包括:申请书、策划书、通知、发言稿、公示、报告、活动通讯稿(发布于风华网)以及登记表格等。
第二项负责审核本部门的文件:
、对于部门重要的文件:
定义:红头文件、通知、公示名单等一切用于派发或张贴或对外公布的正式文件,以及其相应的电子版。该类文件必须盖有团委公章方可用于派发或张贴或对外公布。
对于该类文件的审核,部门秘书务必对整个审核程序进行确认及执行监督。
审核程序如下:部门秘书—部长—秘书处干事—副秘书长—秘书长—书记处
、对于一般文件:
定义:申请书、部门汇报资料等常规工作文书,含各类申请表格等。
审核程序如下:部门秘书—部长—秘书处干事—副秘书长—书记处
第三项重要文件审核及派发登记程序:
1)、审核文件时,部门秘书须持《团委各类文件审核登记表》让各层审核人员做好审核确认登记;
2)、派发经审