文档介绍：现代秘书工作中的沟通问题探究
现代秘书工作中的沟通问题探究
秘书,是在上司身边协助处理各类文字工作和日常事务工作并带有些保密性质的助手。秘书从最早汉朝意指秘藏于皇宫内的各类书籍到后来演变成一种职称和工作;从开始的书籍管理员到现在的上司秘书,秘书的内涵和性质已经发生了一系列根本性的变化。现在多指在国家机关与企事业单位里从事各项事务性工作的专业人士。
随着时代的进步,秘书这个职业越来越受到社会各界的重视,因为好的秘书是一个单位的润滑剂,秘书的工作对单位自身、单位与单位之间、甚至于国家的办事效率都具有及其重要的作用。做一名合格的现代秘书需要具备很多方面的能力,其中包括扎实的语言应用能力、逻辑思维与分析能力、熟练使用各种办公自动化设备的能力等多方面能力,其中非常重要的一项能力则是沟通协调能力。因此,本文以“沟通”为切入点来探讨现代秘书工作中如何来做好与各种类型的上司、同事、合作者、媒体、对手、社会公众等多方的综合协调问题。
一、有效地理解和传达信息是与上司沟通的关键点
对于秘书来说,在工作中保持高度而准确的敏感,是必须具备的职业素质。在工作中,秘书必须准确地接收和领会上司的意图。有时候,因为信息发送者与接受者之间地知识和经验的差距,造成对问题看法不同,致使沟通双方遇到障碍,这是秘书与上司沟通中无法避免的问题。这时候,需要秘书认真揣摩,同时注意平时的积累。
意图也分为两类,一种是正式的直接授意,一般是上次在会议讲话、文件批示、工作部署和直接谈话中就某一个问题或某项工作所发表的意见和想法等;另一种是间接授意,指上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话中就某一个问题、某项工作发表的意见和看法等。对于这两种情况,前者还好领会,但后者却不好把握了,通常来说,每一位上司都有这样的习惯,就是忽然之间会冒出一些想法,但这些想法持续的时间有多长,当下交待给秘书去做的是不是下一刻自己都忘记了。这实在是对秘书敏感和把握能力的考验。这当然与经验有关,但通过留心观察也能大大提高领会上司授意的效率。
1、备好记录本,记录上司交代的事情要点
做好记录,关键在于不出现遗漏。除了上司直接授意的指示要记录外,间接的指示和意图也要事无巨细地记录下来,对于已经确定必须要遵照执行的指示要认真完成;对需要与其他单位或部门沟通协调才能完成的工作最好自行进行联系协调,不要事无巨细地去问询上司,以免留给上司“婆婆妈妈”“办事不利”的看法。
2、注意倾听,用心判断上司真正意图
对于间接的指示靠秘书自己来把握的,将可以确定的完成,将那些似乎是上司还在酝酿中的,或是上司质疑带着设问语气的列为需再度请示的范畴,经过再次请示上司后再行落实。请示时可以提问,直至明了意图为之,但切忌直接打断上司讲话。而不是自作聪明地去捕捉上司的“默许”和“暗示”,特别忌讳“拿着鸡毛当令箭”的假传“圣旨”的情况出现。
3、有不同意见时,要注意提出的方式和场合
任何人都不可能犯错,任何人也不可能将所有事情考虑得万分周全,上司也一样。尽管在相互的争论中可能因为脑力激荡而产生出头脑风暴,但无论如何,作为秘书,有一点是必须要切记的:与上司有不同意见时,要切记不要马上讲事实摆道理,尤其是有其他人在场的时候,秘书必须要考虑到上司的面子问题,再有如何难以接受的意见或者任务时,都需要耐着性子听完,之后,再