文档介绍：助理工作培训培训课件
第一部分 助理工作的重要性
一．从秘书谈起
      《辞海》：秘书即领导的助手。     《英汉词典》：秘书缘于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。     《现代汉语词典》：秘下。收到传真之后要尽快通知对方，以免对方不放心。
◆邮件
1．一定不要空白标题，这是最失礼的
2．标题要简短，不宜冗长，不要用…才能显示完你的标题
3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
关于称呼与问候
1． 恰当地称呼收件者，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；
、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
4． Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards， 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
强调：
（一）无毒传送
（二）慎重处理文件
（三）认真撰写
（四）不可滥发
◆发送，抄送，密送
◆离职员工、新入职员工
◆名片
出席社交活动、参加会议，应该在活动、会议之前或之后交换名片，不要在会议、活动期间与别人交换名片．首先要把自己的名片准备好，整齐地放在易于掏出的名片夹、盒或口袋中，以免用时手忙脚乱．参加餐宴活动时，名片不能在用餐时发送，因为此时只宜从事社交而非商业性的活动．
名片的递送。在社交场合，名片是自我介绍的简便方式。交换名片的顺序一般是：“先客后主，先低后高”。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远，依次进行，切勿跳跃式地进行，以免对方误认为有厚此薄彼之感。递送名片时要用双手或右手，用双手时，须拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，双手奉上。眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说：“这是我的名片，请多多关照。”名片的递送应在介绍之后，在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片，更不要把名片视同传单随便散发。
名片的接受。接受名片时应起身，面带微笑注视对方。接过名片时应向对方道谢或者点头致意，随后有一个微笑阅读名片的过程，阅读时可将对方的姓名职位念出声来，并抬头看看对方的脸，使对方产生一种受重视的满足感。然后，回敬自己的名片，如身上未带名片，应向对方表示歉意。在对方离去之前，或话题尚未结束，不必急于将对方的名片收藏起来。
名片的存放。接过别人的名片切不可随意摆弄或扔在桌子上，也不要随便地塞在口袋里或丢在包里。应放在西服左胸的内衣袋或名片夹里，以示尊重。
◆文件档案管理
1企业内不同部门的档案特点
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* “存档，不就是把一件东西或一份文件放起来吗！”
*”档案管理这件工作看似简单做来并不那么容易，虽然繁琐却非常重要。”
2实用有效的办公室档案管理
字母顺序系统
数字顺序系统
科目档案系统
3办公室档案管理的基本原则:遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
一种实用有效的档案管理应该使上级、我自己、同事及合作伙伴能够：
查找到所需要的信息
迅速地 并且
将文件正确归档
总体日程安排
会议日程安排
出差日程
突发来访接待
总体日程安排
领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而助理的通常做法是将有计划的事情预先填入拟