文档介绍：会务接待手册说明
2 / 21
会
务
接
待
手
册
3 / 21
附件三：会议预算/结算清单样式.........................
1台
U盘
1个
文件夹
若干
6 / 21
投影幕布
1台
激光笔
2个
桌牌
若干
笔记本电脑
1台
录音笔
1个
订书器、订书钉
1个
长线接线板
至少2个
笔记本、笔
若干
打印、复印一体机
1个
白板（笔、攃）
至少1套
话筒
1个
其他物品
若干
预定：
根据征询结果进行预定。其中要求确定的有：会议室、房间、餐饮、娱乐。
车辆安排：
根据会议议程确定车辆的安排。要求明确到达方式（飞机、火车、汽车）、到达时间、地点、路线，并将安排情况通知会务车辆调度人。
会务通知起草：
在所发会议通知的基础上，结合以确定的参会及预订情况，起草会议的会务通知，要求所有安排详细并确定。
应包括会议时间、地点、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图注。
会务通知要求在会前四天前完成，三天前发给参会人员。
起草会务组工作安排表：
在所发会务通知的基础上，按会务流程分析会务工作，要求尽量详细并将任务落实到人。
会务宣传品的制作：
根据会议名称制作相应的签到背景板、欢迎条幅、会议条幅、温馨提示卡等，并根据会议议程需要，制作相应的宣传品。
8 / 21
食品的采买：
根据会议的长短，采购相应的水果（水果应尽量选择应季、便于剥皮的水果，水果旁摆放干、湿纸巾及温馨提示卡等）、干果及小点心，参考明细如下：
客房、会议室水果
茶歇水果
点心
香蕉、苹果、梨、橘子、草莓、青枣、葡萄、樱桃等
西瓜、火龙果、哈密瓜、柑橘、桃子等
咖啡、牛奶、小面包、饼干、巧克力、萨其马等
会务指导服务人员的工作：
确定每次会议须有2-3名会务人员。
通知服务员每15分钟续茶。
事先与酒店人员联系，保证服务人员的及时到位。
在抵达酒店后将会议所用水果及点心交由服务人员清洗，并在会前30分钟摆放完毕（需覆保鲜膜，临近会前取下）
摆放指路导示牌，指明会议室及会务组的地点。会务人员需在会前30分钟布置好签到台，做好会议签到准备。
所有会议所需用品必须在会前2小时运送到场。会议室所需物品（投影仪、幕布、白板、激光笔）需在会前30分钟摆放并调试完毕。
会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕。
会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。
通知汇报人员于会前5分钟就坐并贮备好汇报资料。
*会中工作（按顺序）
会议室的保障：
会议室全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。
每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。
8 / 21
协助汇报人员做好包PPT文件的调试及资料分发工作。
在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料的收发。
及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整。
参会人员的保障：
落实参会人员及时到会，了解参会人员资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本、资料准备等）
落实参会人员的用餐情况。
落实参会人员的返回情况。
用餐的保障：
要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭餐的准备情况（人数）及用餐时间。
要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上桌，尽量减少等待时间。
如果下午有会议议程，午餐应安排为工作餐。
午餐时间原则上不能晚于12:30开餐。
住宿的保障：
提前与酒店沟通房间及房卡的去用程序，尽量先取得房卡。在需要住宿的人员抵达酒店时，要及时做好签到。手机身份证并提供相应的房卡。待酒店将身份证登记后再予以退还住宿人。
在当晚要与总台确定设定好第二天早上及中午的叫醒服务。
会议期间落实住宿人的时间安排，确定退房时间。做好与酒店的房卡交还。
*会后工作（按顺序）
离会车辆安排：
全部会议结束后，做好参会人数返程车辆安排工作。确定尚需要住宿人员名单及客房号码，做好用餐及退房安排。
退房：
在会议最后一天的中午12:00之前，将所有住宿房间的房卡收齐后，办理退房手续，并向酒店索要住宿清单。
设备整理：
在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。
结账：
9 / 21
在确认所有会议项目均已结束后，结账并开具发票。
设备归还：
返回公司后，归还所有所借设备。
费用报销：
在会后一周内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。
会务总结：
会后尽快进行会务总结工作。