文档介绍：文件材料整理
北仑区档案局
档案整理
含义:就是将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本分类、组合、排列和编目,使之系统化的过程。
档案整理方法
1、传统整理方法——按卷整理
2、新的整理方法——按件整理
档案的收集和鉴定
档案的收集
将在各项工作活动中形成并办理完毕的对日后工作有查考利用价值的文件,整理后,定期从各个部门汇集到档案部门集中保存,这个过程就是档案的收集工作,简称归档。
档案的鉴定
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》
2006年12月18日,国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)。以“令”的形式颁布这个《规定》,使这个文件具有法律效力,反映了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视,必将对正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限,及时开展档案价值鉴定工作,确保国家档案资源的齐全完整起到积极的推动作用。
解读《规定》
(一)六大变化与1987年的两个文件相比,新《规定》无论是在内容上还是在形式上都有较大的改变,归结起来有六个方面: 一是将两个文件合二为一。1987年颁布的是两个文件,这次合为一个文件,《规定》既对文书档案保管期限进行了划分,也对机关文件材料的归档范围进行了规定。二是改革了档案保管期限的划分方法。原来的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种,新的规定只有“永久”和“定期”两种。原来的“短期”保管期限为1-15年,“长期”为16—50年,时间期限较为模糊。新《规定》中的“定期”保管期限实行了标时制,有30年和10年两个期限,时限规定更为明确。
三是突出了立档单位的主体地位。在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限时,实际体现了“以我为主”的思想。四是条款进一步细化。这次随《规定》颁布的《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项,比1987年规定的63项增加了21项。此外,新的文书档案保管期限表充实了一些新领域的文件材料,如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料。
五是调整了一些材料的保管期限。如与个人权益有关的档案,这次绝大多数调整为永久保管。上级或下级机关的文件材料,在本机关归档时,其保管期限也有下调。
六是“备案制”改为“审批制”。在1987年的规定中,各机关制定的文书档案保管期限表在经本单位领导批准施行后,报档案行政管理部门备案。新的规定改变了备案的做法,即各机关编制的本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,要经同级档案行政管理部门审查同意后才可执行,加大了档案行政管理部门的管理力度。
《机关文件材料归档和不归档
的范围》
应归档文件的范围
1、上级单位下发的文件
2、本单位形成的文件
3、同级和非隶属单位抄送的需要执行或
查考的文件
4、下级单位报送的文件
不归档文件的范围
1、上级单位普发供参阅的文件,任免或奖惩非本单位人员的文件,供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
2、本单位重份文件,事务性、临时性文件,未生效文件,一般文件的历次修改稿,摘录的供工作参阅的非证明材料,一般性的人民来信,与本单位无关的文件材料。
3、同级机关和非隶属机关的文件属于不需要办理又无查考价值的文件材料。
4、下级机关的文件中属于不需要备案的文件及参阅的简报、情况反映等。
《文书档案保管期限表》
档案保管期限表是用表册的形式列举档案来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件。
形成有归档必有保管期限,反之,具有保管期限的则一定归档。
永久、30年、10年