文档介绍：办公室接待工作概述
——关于接待工作的若干体会
youxiang
主要内容
什么是接待工作
如何做好接待工作
接待礼仪及注意事项
常见座次安排
什么是接待工作
接待工作的定义
接待工作的原则
接待工作的分类
接待工作的定义
接待,是一定的社会组织对公务活动中的来访者所进行的迎接、接洽和招待活动,是社会组织间人员相互交往的方式。接待是一项展示单位形象、体现水平、彰显实力的工作。接待水平从一定程度上反映办公室整体工作水平。
接待工作的原则
热情礼貌。秘书是客人最先见到的单位成员,秘书的形象直接影响着客人对单位形象的判断。因此,秘书在接待来访者时,不论是谁,都要做到热情礼貌,周到大方,平等对待,主动为来宾提供各种必要的服务。
细致周到。不论在哪个接待环节,都需要秘书人员认真、细致。耐心。如客人到来,秘书要主动迎上去,微笑问候,仔细询问对方来意。对于初次来访的客人,应主动引路,在客人告辞时要提醒对方有无遗漏物品,在计划性接待工作中,秘书要拟写出详细的接待方桉,直至实施的每个具体环节上,分清部门职责,明确个人任务,在安排布置时,也要检查督促。
接待工作的原则
勤俭节约。接待工作是办公室的常规工作,每年都有各种各样的接待任务,秘书人员在做好接待准备和服务工作的同时,也要注意接待经费的控制。要从简节约,精打细算,避免铺张浪费,要学会做好接待经费预算,节约成本。在安排宴请、参观、娱乐、座谈会等项目时,尽量减少不必要的开支,缩短接待时间,控制参与人员,提高接待工作效率。
严守机密。严守机密是指秘书在接待过程中,要注意各方面的保密工作。既要体现热情友好的合作态度,又要注意的信息透露的度,做到该说的一字不少,不该说的一字不多。要按照单位规定,协调行动,统一对外口径,特别在涉外接待中要谨言慎行,严格按单位的保密制度办事,严防泄密。
接待工作的原则
尊重个人。接待工作也要注重以人为本,尊重个人的医院和隐私。例如,秘书在接待工作中会主动帮客人提行李,但如果客人不愿意,就不要勉强,有的可能是客人的私人贵重物品;在如喝酒,中国人习惯认为向他人敬酒是礼貌客气热情的表现,因此不管对方酒量大小,都要一而再,再而三地向对方频频举杯,以致最后双方酩酊大醉,洋相百出。在接待客人时,对于个人疾病、年龄、婚姻、收入、私人电话、宗教信仰、政治态度等都要避免过问。尊重个人,就是尊重他的选择、尊重个人习惯、尊重个人隐私。
如何做好接待工作
做好接待工作的意义
接待的一般程序
客人抵达前的准备
客人抵达后的接待服务
客人离去(后)的有关工作
常用接待形式及注意事项
会见、会谈
会议
宴请
参观和娱乐
做好接待工作的意义
接待工作意义重大,主要体现在三个有利于:
第一,有利于增进上下级间和单位之间的了解,为领导和同志们开展工作提供方便。
第二,有利于加强与外界的广泛联系,进一步推动企业发展。
第三,有利于扩大企业对外影响,提高企业的知名度,同时,也能开阔视野,学习其他单位的好的经验。
接待的一般程序
客人抵达前的准备
客人抵达后的接待服务
客人离去(后)的有关工作