文档介绍：材料采购订单管理流程
目的
此流程规范了采购订单的签订与管理行为,确保了采购订单的有效性,并且保证有效订单完整正确的录入供应链系统。
适用范围
此流程适用于材料采购订单的管理,分为原材料和辅助材料的采购,原材料主要包括铜包铝母材,辅助材料主要为生产燃料、拉伸油、托盘和包装物等。本流程涵盖了签订采购订单相关的信息流、单据流。
流程责任人
采购部长负责本文件的有效性。
相关文档
《生产计划》—根据公司实际情况设计。
《采购申请单》
《供应商基本信息表》
《材料价格清单》
《采购订单》
《公章使用登记表》
《逾期订单统计表》—根据公司实际情况设计。
流程说明
编号
步骤说明
部门
人员
控制活动
1.
提出采购申请
采购申请
生产部统计员根据《生产计划》中的材料需求进度,以及现有的库存情况填写《采购申请单》,申请进行材料采购。原料采购申请必须在需求日前30天提出,辅料采购申请必须在需求日前15天提出。申请单中必须注明材料的代码、名称、规格、数量和需要到货的日期,统计员填写完备后后递交生产部长进行审批。
生产部
统计员
2
处理采购申请
采购申请的审批
生产统计员将《采购申请单》后附《生产计划》递交生产部长进行审批,生产部长根据《生产计划》检查采购申请是否符合计划要求,同时与库房核实库存情况,检查无误后在《采购申请单》上签字确认,返还生产统计员。
统计员将经审核的《采购申请单》复印一式两份,原件递交采购部采购员进行订单处理,复印件与《生产计划》一并归档,同时更新《生产计划》中的已采购信息,作为日后审核采购申请的依据。若生产计划发生变更,销售部、车间或其他相关需求者应及时通知生产统计员,以便统计员根据新的需求及时调整采购申请的时间和数量。
生产部
统计员
生产部长
审核
3.
提出采购订单
编号
步骤说明
部门
人员
控制活动
检查采购申请
采购部采购员检查《采购申请单》是否由生产部长签字确认,检查无误后,采购员方可进行供应商的选择和定价。
采购部
采购员
检查
确定供应商和采购价格
考虑采购类别、交货期等因素后,采购员从《供应商基本信息表》中选择供应商并确定采购价格:
原材料(铜包铝母材):采购员与多个同类合格供应商进行沟通,综合考虑其当时的供货能力、供货速度、加工费以及运费等因素后,选取一家作为本次采购的供应商;采购员根据《采购申请单》的需求数量和现货市场价格;
辅助材料(油剂类、化学类):采购员向首选供应商索取报价单(采购部对辅料供应商根据价格质量等因素,确定首选供应商,在《供应商基本信息表》中记录,并按季度进行评价更新),并要求其在报价单上签字盖章,采购员根据存档的《材料价格清单》对报价单进行审核,分析价格波动是否合理,对不合理的报价与供应商进行议价或在其它同类合格供应商中进行选择;
辅助材料(劳保类等小件辅料):采购员要求供应商每季度提供产品的完整报价单并加盖印章,由采购部长审批后在《材料价格清单》中进行记录;每次下订单前,采购员根据《材料价格清单》与供应商口头确认价格是否有变动,对于材料单价变动幅度低于1%时,不必重新进行报价,变动超过该标准时,供应商应重新提供加盖公章的书面报价单。
采购部
采购员
采购部长
采购总监
审核
检查