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标本、文物及陈列品管理办法(试行)
标本、文物及陈列品是学校国有资产的重要组成部分,是保
证完成教学、科研任务的重要物质条件。为加强我校标本、文物
及陈列品的管理,确保标本、文物及陈列品的安全、完整,依据
国家相关法律法规,结合我校实际,特制定本办法。
第一章
总则
第一条加强标本、文物及陈列品的管理是为了更好地发挥标本、文物及陈列品的作用,不断扩充其升值潜力和利用价值。标本、文物及陈列品的管理要做到制度健全、帐目清楚、鉴定确切、编目详明、档案完善、保管妥善、查用方便、操作规范。
第二条标本、文物及陈列品使用单位必须建立以下制度:
(一)标本、文物及陈列品的接收、鉴定、登记、编目和档案制度;(二)库房管理制度;(三)出入库、注销和统计制度;(四)保养、修复和复制制度等。
第三条标本、文物及陈列品的保管人员要尽量稳定,因各种原因离职、离岗时,必须将所管理使用的资产、帐务及有关管理资料完整交付,并妥善办理好相关交接手续。
第二章标本、文物及陈列品的接收、登记、建档
第四条接收标本、文物及陈列品时,接收单位管理员要逐
件(套)填写登记表,使用部门登记入帐并归档保存。接收标本
文物及陈列品时要同时收集相关原始资料,包括发掘记录、调查
证明材料、收购发票及相关文字、图纸、音像资料等,管理员将原始资料与帐目一并保管。
第五条接收单位对接收的标本、文物及陈列品要组织相关专业技术人员进行初步鉴定,提出分类、定名、定级初步意见。对于有价值的文物,经过初步鉴定后,应向省文物局提出申请,省文物局组织省文物鉴定委员会进行最终鉴定,并出具鉴定意见。经鉴定为一级文物的,应报国家文物局确认。文物收藏单位应做好鉴定记录,内容包括鉴定日期、鉴定地点、鉴定人员、鉴定意见及重要分歧意见等。
第六条标本、文物及陈列品收藏单位要建立《标本、文物及陈列品总帐》和《标本、文物及陈列品分类帐》。管理员要及时将接收标本、文物及陈列品的全部记录详细登入《标本、文物及陈列品总帐》和《标本、文物及陈列品分类帐》。
标本、文物及陈列品帐目采用纸质文本和电子文本两种形式保存管理。账目要登录标本、文物及陈列品的编号、名称、计件计量、时代、现状、来源等详细信息。标本、文物及陈列品帐目不得任意涂改,如确实需要订正,应经主管部门领导批准后,在订正处用红色墨水划双线,线上方书写更正内容,并加盖更改人图章。
第七条标本、文物及陈列品收藏单位除登记《标本、文物及陈列品总帐》等帐册外,还应配有相关照片,详细描述标本、文物及陈列品特征。文物和稀缺动植物标本(包括已经灭绝的动植物标本和国家重点保护动植物标本以及难以采集的标本)要记录历次专家鉴定意见、展览和研究提取情况等。
第八条标本、文物及陈列品收藏单位应当建立标本、文物及陈列品档案。原始资料、照片、说明材料、单据、提取记录、研究资料复印件、鉴定记录、化验单等与标本、文物及陈列品有关的各种材料要及时整理归档。
标本、文物及陈列品收藏单位要将标本、文物及陈列品按级归档,并报资产管理处备案;三级以上文物档案,报省文物局备案;一级文物档案,报国家文物局备案。
第三章标本、文物及陈列品的库房管理
第九条标本、文物及陈列品经登记、编目、验收后,管理员要及时按照入库清单逐件、逐项清点核查入库。标本、文物及陈
列品要分类入库排架,易折、易碎标本、文物及陈列品及其附件要加包装,摆放时不能叠压和磕碰。柜橱应稳定摆放在库房内,
按顺序编制柜号。文物和稀缺动植物标本应当设立专库或专柜重
第十条各使用单位要根据标本、文物及陈列品的不同性能要求,建立健全各项规章制度。库房应有防火、防盗、防潮、防虫防尘、防震等设备或者措施。严禁堆放易燃、易爆及其他有碍标本、文物及陈列品安全的物品。认真做好防火、防盗、防潮、防尘和防腐等工作,并经常检查,以防损坏和损失。
第四章标本、文物及陈列品的出入库、注销与统计
第十一条因教学、科研、鉴定、拍摄及其他原因提取标本、文物及陈列品的,要按规定办理出库、归还手续。包括:
一)上级主管部门、资产管理处和本单位的批准文件。
本单位和校内借用一般标本、文物及陈列品由单位主管领导批准,校外借用需经资产管理处审核同意,借期一般不超过三个月;借用稀缺动植物标本、文物和贵重陈列品须经资产管理处审核同意,方可借出;借用馆藏一级文物应提交国家文物局批准文件,借用馆藏二、三级文物和一般文物提交省文物局批准文件,借用文物最长期限不得超过三年。未建立文物档案、未上报文物主管部门备案的文物不得借用。
(二)标本、文物及陈列品借出时填写标本、文物及陈列品提取单。借用人要逐件、逐项填写标本、文物及陈列品提取单,借出与借入双方要仔细核对标本、文物及陈列品的编号、名称、时间、尺寸、来源等项目,检查标本、文物及陈列品的完残程度难以用文字表达清楚的损伤,可拍摄彩色照片为证。单位主管领导、提取人和管理员应共同在提取单上签字。
(三)标本、文物及陈列品归还时,管理员要按提取单内容逐件逐项验收,在提取单上注明归还时间,并由管理员、提取人签名。如退还标本、文物及陈列品时完残情况与提取单不符,管理员不能签收,由责任方书写情况报告,根据标本、文物及陈列品的级别和损害程度报相应级别的主管部门批示后,再进行签收并填写归还栏目,同时将新伤情况在藏品档案上注明。
借出标本、文物及陈列品的安全保护由借用方负责。长期展出或因其它原因较长时间借用的标本、文物及陈列品,借出单位要定期检查核对,对标本、文物及陈列品的安全进行监督。
第十二条因调拨、交换、剔除或因其他自然、人为因素损坏和丢失的标本、文物及陈列品,应当注销。
注销标本、文物及陈列品,由管理员填写资产处置审批表,并附注销清单、鉴定意见、上级批准文件等材料,在《标本、文物及陈列品总帐》和《标本、文物及陈列品分类帐》上统一注销,注销时要注明注销时间、注销原因和注销去向。注销凭据及主管部门的批准文件统一编号报资产管理处审核并存档,本单位留存的档案要与注销前的标本、文物及陈列品档案等一起保存,不得遗失。
注销一级文物,应当逐级报国家文物局批准。注销二、三级文物和一般文物,应向省文物局申报,由省文物局组织省文物鉴定委员会进行鉴定审核,并依据鉴定意见批准后,方可办理注销手续。
第十三条管理员要定期对所保管的标本、文物及陈列品进行清点,做到帐、物相符。每年年终(12月30日前)管理员要统计各类标本、文物及陈列品数据,编制标本、文物及陈列品统计报表,一式两份,一份报资产管理处,一份本单位留存。
第五章标本、文物及陈列品的修复、处置
第十四条标本、文物及陈列品要定期检查,并采取有效的保护措施,防止虫咬、腐烂、干枯,以做到完好无损。对于损坏的标本、文物及陈列品,修复前、后均应对其进行拍摄。修复时应尽量保持其原貌,不得造成二次损害。
第十五条标本、文物及陈列品的处置必须组织专家进行论证和技术鉴定,并经上级主管部门审核批准后,严格按照《德州学院物资设备报废处置办法》执行。处置的收入,应及时足额上缴学校财务处,任何单位和个人不得截留挪用。
第六章奖惩
第十六条学校鼓励各单位和教职工广泛收集标本、文物及有价值的陈列品。
教职工通过公费在国内外考察、访问、学****等形式采集、获赠的标本、文物及陈列品应上交学校。各单位组织学生野外实****和课题组成员因承担项目进行野外工作、考察、访问、学****等所带回的标本、文物及陈列品也应上交学校。
欢迎社会各界人士和本单位教职工向学校捐赠保存完好的珍贵标本、文物及陈列品。学校根据所需标本、文物及陈列品的稀缺程度、质量、价值、珍贵级别以及其它具体情况给予个人奖励并颁发捐赠证书。
第十七条因玩忽职守造成学校标本、文物及陈列品损毁和丢失的单位和个人,学校将追究责任人的经济和行政责任,触犯法律的,追究其法律责任。
第七章附则
第十八条本办法自公布之日起执行。
第十九条本办法由资产管理处负责解释。