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在会计信息系统下——存货核算与管理
摘要:存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产。包括:各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、产成品、商品等。
存货核算管理的好与坏直接影响着企业的资产质量、产品成本的高低、利润的增减变化。
关键字:会计信息系统,用友软件,存货核算与管理
内容:
存货是保证企业生产经营过程顺利进行的必要条件。为了保障生产经营过程连续不断地进行,企业要不断地购入、耗用或销售存货。存货是企业的一项重要的流动资产,其价值在企业流动资产中占有很大的比重。
存货核算与管理需求分析:
存货核算与管理的需求包括:存货质量、产品成本、入库单、存货种类、验收报告、存货数量、出库单、收货凭证、存货编号、退货、采购订单、存货查询、单据审核、存货盘点、存货计量、存货的确认(委托代销商品)、存货档案、存货账面价值、存货的采购成本(购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用)、存货加工成本、存货成本计算方法、相关费用分配标准、存货售价、存货结存等。
存货管理与核算的信息需求分析
,购买成本信息,为企业购买原材料决策提供依据。
、入库存货的价值,期末存货的数量与价值,提供相对准确、及时的存货储备资金占用情况的动态信息。
,为产品的成本计算提供重要的基础数据。
,对存货的积压和缺货情况及时提供预警报告。
。
、统计与汇总。
,使采购、供应、生产、销售部门的用户能在授权范围内访问到所需的信息。
存货管理流程
1、存货的入库流程
(1)仓库保管员依据采购订单和计划入库安排,检查供应商送货及时性,根据事先设定的送货接收标准,判定是否可收货。
(2)如果可以收货,仓库保管员编制收货凭证,并将收货凭证和质检抽样存货移入质检部门,进行抽样检验。
(3)如果质检合格,将质检合格存货退返仓库,进行库存移库操作,并编制验收报告。
(4)将验收报告传递给仓库和财务部门。
(5)仓库保管员根据验收报告和收货凭证编制入库单。
(6)登记相应存货的入库数量和结存数量,即存货三级账,并将相应的单据传递到财务部门。
(7)财务部门根据入库单、验收报告编制记账凭证。
出库核算管理
1、企业生产环节需要领用存货物资时,应先由领用部门填写企业统一印制的领料单,将需要领用的物资品种、规格、数量等信息填写齐备后,送交生产部经理审批,凭生产部经理审批同意并签名的领料单到仓库管理部门办理领用手续。
2、仓库保管人员核实领料单并办理材料出库,同时登记保管台账,每月末仓库须对领料单进行汇总并编制领料单汇总表,汇总后将领料单汇总表和所有领料单一齐报财务部。
3、每月财务部门根据仓库提供的相关原始凭证领料单汇总表、所有领料单及相关的采购、入库凭证等按照成本核算的方法编制记账凭证,及时将各材料的耗用情况登记到“存货”及“生产成本”明细账上,并将原始凭证作为记账凭证的附件装订成册予以保管。
4、仓库发货部门应依据经过销售部签字盖章的销售提货单进行发货,在发货完成后仓库应签发销售发货单。
5、财务部应依据销售提货单和销售发货单及时进行财务核算,编制会计凭证、登记“存货”及相关会计科目账册,于月末及时结算出“存货”的结存数量和结存金额,以备实物盘点时核对使用。
存货的盘点
财务部门期末对存货进行实际盘点,编制盘盈盘亏表,经审核后通知仓库、财会部门修改相应的存货一级、二级和三级账,并进行三级明细账的核对工作。财务部门根据不同的计价方法和成本计算方法,分别计算出存货成本差异、发出存货成本,并进行结账。
存货清查
1、为了加强存货的监督和管理,保证做到账实相符,必须建立健全存货的清查盘点制度。对存货的盘点采用“永续盘存制”的办法,存货仓库每年年终进行一次全面的清查盘点,月底或季度进行轮流盘点,对主要存货和贵重物品每月要进行一次盘点。
2、对于存货的盘盈、盘亏以及过时、变质、毁损等需要报废处理的要及时查明原因,写出书面报告,并编制存货、盘盈、盘亏报告表,按规定程序上报审查,由财务中心按照财务制度的规定进行账务处理。
期末处理
计算存货的期末结存数量、单价、金额;发出存货的成本;存货差异率和差异分摊;对已完成日常业务的仓库和部门作处理标志,自动生成下月或下年存货结存文件,并结转结存数。
存货核算与管理子系统的信息处理特点:
1、数据处理量和存储量相对较大
2、存货核算内容广泛
3、数据变化频繁
4、材料内部结算环节多
5、数据的实时性要求高
可用量管理
可用量:企业实际上可以使用的数量。
标准公式:
可用量=现存量-冻结量+预计入库量-预计出库单
现存量:
指仓库的实际库存量。
冻结量:
指企业为了进行质量控制,对已入库还需要定期进行检验的商品,在检验结果未出来之前需要将这部分商品进行冻结,以便检验结果出来后再进行相应的处理。
预计入库量:
指采购业务或调拨业务已发生或生产计划已下达,实物还未入库但在可预见的未来将要入库的量。包括已请购量、采购在途量、生产订单量、到货在检量、调拨在途量等。
预计出库量:
指销售或调拨业务已发生,实物还未出库但在可预见的未来将要出库的量。包括已订购量、备料计划量、待发货量、调拨待发量等。
存货核算与管理子系统与其他系统的业务关系
存货管理是采购管理和生产管理、销售管理的一个中间环节。采购的完成使存货增加,销售的完成使存货减少,同时供、产、销都要考虑存货的库存,因而存货管理与供、产、销紧密相连,存货管理系统与采购管理系统、销售管理系统集成使用、信息共享,构成“供应链”信息系统。
销售管理
生产管理
库存管理
产成品
半成品入库
材料出库
采购管理
库存核算
采购入库
销售出库
出、入库单据
会计信息系统中应规范存货管理流程和核算流程,优化存货实物流转与价值流转程序。存货实物流转主要涉及采购、验收、存储、发货等环节;存货价值流转是建立从采购到投入使用、废旧物资回收全过程记录。通过会计信息系统将存货实物流转过程同价值流转过程连结到一起,形成一个存货实物管理与财务部门价值管理并行的“双轨”模式,实现实时入账、账实相符,“物资流、票据流、资金流、信息流”四流合一,让各业务流程动态信息达到共享,实现对存货信息的实时管理。
1 在采购模块,采购人员根据采购协议及时填写“采购订单”,并报采购主管审批。生成的采购订单保存后,可以在“订单明细列表”中查询物资采购的实时信息,及时组织物资供应,确保均衡生产。
2 为体现存货核算的及时性,采购货物到达后,各项业务数据应及时输入,即采购人员应及时将“采购入库单”、“采购发票”等输入系统,已入库无发票的存货必须给出计划价格或估计价格;已输入的各项数据作为存货取得成本的部分或全部应及时登记入账,成为计算出库成本及库存成本的依据;如以上步骤记入的存货成本并不完整或不正确,应采用“入库调整单”进行及时调整。
3 在销售模块,销售人员根据客户要货需求及时填写“销售订单”;发货后及时填写“发货单”、“销***”。发货单审核后,系统将分仓库生成“销售出库单”,并传递到库存管理系统,进而冲减库存量。
4 在库存模块,库管员应及时对采购系统中录入的“采购入库单”进行审核;产成品入库时,应及时填写“产成品入库单”;当发生库存调拨业务时,应及时填写“调拨单”。仓库管理员可以利用“调拨单”,自动分析各种存货在各仓库的分布情况,反映存货的实时分布信息。
库管员要及时审核销售系统中生成的“销售出库单”;当领用材料时,要及时填写“材料出库单”。在存货核算中,可以采用的存货发出的成本计价方法主要有:个别计价法、先进先出法、加权平均法、移动平均法、计划成本法、毛利率法、零售价法等。而移动加权平均法是会计信息化条件下的最佳选择。
5、企业确定存货实际数量的方法有两种,实地盘存制和永续盘存制。会计信息系统中只有选用永续靠存制,才能加强存货管理,随时反映每一存货的收、发、存状态,才能使系统连续、全面地完成核算任务。因此,仓库管理员可以利用“存货清查盘点表”,自动生成各种存货清查盘点表格,随时进行部分存货清查和全面存货清查,确保物资账实相符。
6、在核算模块,要及时对各种出入库单据进行记账,并生成出入库凭证,及时、准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上,为企业成本核算提供基础数据。核算系统中生成的各种凭证,最后都传递到总账进行审核、记账。
7、在会计信息系统中,利用“采购明细表”、“入库明细表”、“发货明细表”等提供的每天收发存实时信息,可以及时掌握存货收发动态。实时显示采购、入库、领用、库存、销售等信息,实现信息共享和动态监测,保证物资流稳定。采购部门可以及时考虑订购数量不足或缺少的存货;销售部门就可以根据商品明细账实时、准确的提供各类存货的采购日期或生产日期等信息,真正实现了存货的实时管理和控制。
8、利用“销售收入(成本)明细账”提供的实时信息,及时掌握收入情况和各种产品成本费用发生情况,财务部门可以利用此汇总表及时结转收入和费用。
总结:
会计信息系统的存货管理一体化解决了原先库存管理数据不准、账物不符、物料短缺与积压并存等混乱现象,实现了金额账与数量账同步变化,改变了以往业务部门数量账与财务部门金额账由于单据传递时间差而造成的差异情况,实现了存货实时信息的提供。
由于会计信息处理系统的高度智能化、网络化和动态化,核算工作的简便与否、资料取得的难易与否已不成为存货管理的重要考虑因素,取而代之的是存货信息的规范化、准确性、及时性的要求。采用会计信息系统不仅大大提高了核算存货的效率和准确性,提高了存货的管理水平,而且可以实时了解存货的收、发、存情况,保证了存货信息的准确性和实时性。  
参考文献:
[1]岳国军:电算化会计中的存货核算方法[J].中国会计电算化,2001.  
[2]汤四新:计算机条件下存货计价方法的改进与创新[J].财会月刊,2005.  
[3]廖继红:利用计算机系统提高存货管理核算水平[J].机械管理
开发,2006.  
[4]刘盛:构建存货标准化管理体系[J].中国电力企业管理,2009.