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第一节系统管理
企业级会计信息系统与传统的会计信息系统有着根本的不同,它由三大系列、十几个子系统构成,各个子系统为同一个主体的不同需要服务,本身具有相对独立
的功能,,具有公共的基础信息,拥有相同的账套和年度账。只有这样,才能达到数据共享,最终实现财务、业务一体化的管理。
一、系统管理的主要功能
系统管理模块主要功能是对系统的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护,具体包括以下几个方面:
账套管理
账套指的是一组相互关联的数据。一般来说,可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套,系统最多可以建立999套账。
账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等。
年度账管理
在企业级会计信息系统中,用户不仅可以建立多个账套,而且每个账套中还可以放不同年度的会计数据。这样,对不同核算单位、不同时期的数据只需要设置相应的系统路径,就可以方便地进行操作。
年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。
操作权限的集中管理以及安全机制的统一设立
。通过对系统操作分工和权限的管理一方面可以避免与业务无关的人员进入系统,另一方面可以对系统所含的各个子产品的操作进行协调以保证各负其责,流程流畅。操作权限的集中包括设定系统各模块的操作管理员以及为操作员分配一定的权限。设立统一的安全机制包括数据库的备份、功能表及上机日志。
二、系统启用的及基本流程
新用户操作流程三、启动系统管理
启动系统管理将涉及到具体操作过程,下面以用友财务及企管软件为例进行具体说明。
首先,选择桌面上的
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件单击【系统管理】,即可启动。
】、→【系统服务】,→最后
系统管理一般以后台方式运行,用户如果要进行系统设置操作,需单击任务栏上的“系统管理”按钮,打开系统管理窗口如图2-3所示。
注册:系统允许以两种身份注册进入系统管理:
A、是以系统管理员的身份,
B、是以账套主管的身份。
系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作,可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入,可以进行账套的建立、引入和输出,设置操作员和地套主管,设置和修改操作员的密码及其权限等。
账套主管负责所选账套的维护工作,主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年未结转、所选账套的数据备份),以及该账套操作员权限的设置。
单击【系统】下的【注册】,
出现安全提示界面,提示“为了保证数据安全性,请及时设置系统管理员[Admin]的口令!”,确定后,出现系统管理员
第一次运行时,系统管理员口令为空,按照前面的提示。为了保证系统的安全性,
可以更改系统管理员的密码。“改密码”栏目选中,单击【确定】,系统要求用户输入新的口令,并确认新的口令。
如果只用来练****直接确定即可。
配置
系统管理可以对系统的数据进行自动备份,以增强系统数据的安全性。用户可以通过系统管理中的配置功能,来对系统数据的备份方式进行设置,使之能够更好地满足用户的使用要求。
单击【系统】菜单下的【配置】,进入系统配置界面。
在此,用户可以决定是否使用自动备份功能,如果使用,还可以指定备份路径,系统默认的路径回为:c:\windows\system\ufsystem\,。这个固定时间段可以
由用户在界面中自行指定,范围是 5-30分钟。
注销
单击【系统】菜单下的【注销】,。四、设置操作员及权限
操作员设置:只有系统管理员才有权利设置操作员。
因此,定义系统操作员时,必须以系统管理员的身份注册进入【系统管理】,然后单击【权限】下的【操作员】进入操作员管理界面,在该界面中,可以进行操作员的维护工作。
(1)增加操作员。增加操作员时须指定操作员编号、操作员姓名、定义并确认
操作员口令及操作员所属部门。 其中操作员编号在系统中必须唯一, 即使是不同
的账套,操作员编号也不能重复。此外,设定口令时,为保密起见,口令字以“*”号显示,特别注意要保证“口令”和“设定口令”栏目中输入的内容完全一致。
(2)修改或删除操作员。。
(3)刷新。界面上【刷新】按钮的作用是根据系统中有关操作员用户的变化来适时地刷新系统管理中有关操作员设置的内容,此功能在网络版时尤其重要。
权限设置
操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置,但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定某账套的账套主管,还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。
在设置操作员权限前,最好先建立系统核算账套。
以系统管理员或账套管理员身份登录后,单击【权限】下的【权限】。
(1)设定或取消账套主管、只有系统管理员才有权限进行账套主管的设定与放弃
的操作。用户首先在左边窗口选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员,然后在界面最后一行选择账套,最后用鼠标单击旁边的账套主管标记,如想将该操作员用户设定为账套主管,则标上“√"标记;如想放弃该操作员的账套主管资格,则去掉标记、一个账套可以定义多个账套主管。
系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限,故对账套主管操作员来讲,就没有增加和删除权限的操作。如果用户是以账套主管的身份注册登录的,在操作员
窗口中只显示出非账套主管的操作员。
(2)增加操作员权限。选择界面左侧操作员显示区中的非账套主管操作员行,然后用鼠标但单击“增加”按钮,系统弹出“增加权限”界面。
界面左侧的分类选择区中列出了系统中已安装的子系统,当双击某个子系统时,
系统则自动将界面右侧明细权限选择区中属于该系统的明细权限全部选中,选中标记显示为蓝色。当然,用户还可以根据自己的需要添加或删除按组方式已选中的明细权限,在明细权限选择区,双击某权限,即可选中或去掉标记。
(3)删除操作员权限。系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除,方法是:首先在界面右侧的权限显示区中点取欲被删除的权限,然后单击“删除”按钮,此时系统将自动弹出一对话框供用户对该删除操作进
行确认。另外,系统还提供批量删除的功能,方法是:用户按住“Shift键”,同时移动鼠标,便可选定一批权限,然后单击“删除”按钮,便可执行批量删除的功能。
注意:所设置的操作员权限一旦被引用,便不能被修改或删除。
五、账套管理
设定操作员之后,运行系统之前,首先应该为本单位建立一个账套。
以系统管理员的身份注册进入【系统管理】。
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件单击【系统管理】,
】、→【系统服务】,→最后
在系统管理界面单击【账套】下的【建立】,进入创建账套界面。
创建账套的过程分为以下四步
(1)输入账套信息。用于记录新建账套的基本信息。 界面中的各栏目说明如下:
①现存账套:系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来,用户只能参照,而不能输入或修改。[998]和「999」是系统内置的演示账套。
②账套号:用来输入新建账套的编号,账套号为输入。
3位(00l-997),用户必须
③账套名称:用来输入新建账套的名称,用户必须输入。
④账套路径:用来输入新建账套所要被放置的路径,系统默认的路径为windows\system\ufsystem,”用户可以根据自已个人管理****惯进行修改
c:\
如放
入E: ,也可以利用“⋯”行参照入,但一般都使用系的缺省路径。
⑤启用会期:用来入新建套将被启用的,用必入。系缺省
算机的系日期,可用鼠“会期置”按,置套的启用年度和月度。随后系会自将启用月份以前的日期的背景色色,不可修改的部分;而将启用月份以后的日期(限于各月的截止日期,至于各月的初始日期随上月截止日期的而)的背景色置白色,可以修改的部分,可以由用任意置。入完成后、点【下一步】按,行第二步置。
(2)入位信息。用于本位的基本信息,包括位名称、位称、位地址、法人代表、政、、真、子件、税号、注。界面的主要目明如下:
①位名称:用位的全称,必入。企全称只在票打印使用,其余情况全部使用企的称。
②位称:用位的称,最好入。
③注:入用有关位的其他信息,如所有制型。
其他目都属于任。
(3)入核算信息。用于本位的基本核算信息,包括本位代。本位名称、套主管、行性、企型、是否按行置科目等。界面各主要目明如下:
①本位代:用来入新建套所用的本位的代,如“人民”的代RMB。
②本位名称:用来入新建套所用的本位的名称。用必入。
③套主管:用来入新建套主管的姓名,用必从下拉框中入。
④企型:用必从下拉框中入。系提供了工、商两种型。如果工模式,系不能理受托代;如果商模式,委托代和受托代都能理。
⑤行性:用必从下拉框中入,系按照所的行性置科目。
是否按行置科目:如果用希望置所属行的准一科目, 中。
(4)入基信息。
①如果单位的存货、客户、供应商相对较多,可以对他们进行分类核算。如果此时不能确定是否进行分类核算,可以待分销系统启动时再设置分类核算。
②如果选择了存货要分类,那么在进行基础信息设置时,必须先设置存货分类,
然后才能设置存货档案。如果选择存货不分类,那么在进行基础信息设置时,可以直接设置存货档案。
③如果选择了客户要分类,那么在进行基础信息设置时,必须先设置客户分类,
然后才能设置客户档案。如果选择客户不分类,那么在进行基础信息设置时,可以直接设置客户档案。
④如果选择了供应商要分类,那么在进行基础信息设置时,必须先设置供应商
分类,然后才能设置供应商档案,如果你选择供应商不分类,那么在进行基础信息设置时,可以直接设置供应商档案。
⑤如果单位有外币业务,可以在此选项前打勾;否则可以不进行设置。全部输入完成后,单击“完成”按钮,完成建账操作。
用户可以通过修改账套功能,查看或修改账套信息。
以账套主管的身份注册,选择相应的账套,进入【系统管理】界面。在系统管理界面单击【账套】下的【修改】,进入修改账套功能。系统自动列出所选账套的账套信息。单位信息、核算信息、基础设置信息。账套主管可根据自己的实际情况,对允许进行修改的内容进行修改。
注意:只有账套主管才有权限修改相应的账套。
(1)账套的引入。引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增加将有利于集团企业的操作,子企业的账套数据可以定期被引入母公司系统中,以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果企业需要定期将子企业的账套数据引入到集团公司系统中,最好预先在建立账套时就进行规划,使各企业的账套号不一样,以避免引入子企业数据时因为账套号相同而覆盖其他账套的数据。
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件单击【系统管理】,
】、→【系统服务】,→最后
以系统管理员的身份在系统管理界面单击【账套】下的【引入】,进入引入账套数据界面。在界面上选择所要引入的账套数据备份文件。账套数据备份文件是系统卸出的文件,前缀名统一为uferpact,确认后,即可将账套备份数据引入到系
统之中。
(2)账套的输出。输出账套功能是指将所选的账套数据做一个备份。既可以在硬盘上备份,也可以在软盘上备份。
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件单击【系统管理】,
】、→【系统服务】,→最后
以系统管理员的身份在系统管理界面单击【账套】下的【输出】,进入账套输出界面。选择将要进行输出的账套,如想删除源账套,则还要将“删除当前输出账套”栏目选中。确定后,系统自动压缩所选账套数据,并要求用户选择备份目标,才能按要求完成账套输出。
账套管理的几项功能中,系统管理员有建立账套、引入和输出账套的权限,而修改账套只能由该账套的主管负责。
六、年度账管理
对年度账的管理只能由账套主管进行。
以账套主管的身份注册,选定账套,进入系统管理界面。在系统管理界面单击【年度账】下的【建立】进入建立年账界面。界面中有两个栏目。都是系统默认的,
用户不得进行任操作。其中,解释一下账套和会计年度的概念。
(1)账套。自动显示用户注册进入时所选的账套。
(2)会计年度,自动显示的是所选会计账套当前会计年度加 1的年度。
用户有时会发现某年度账中错误太多,,便可使用清空年度数据的功能。“请空”并不是指将年度账的数据全部清空,而还是要保留一些信息的,主要有基础信息和系统预置的科目报表等等。保留这此信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。
以账套主管的身份注册,选定账套,进入系统管理界用人在系统管理界面单击【年度账】下的【清空年度数据】。
。所不同的是年度账操作中的引入和输出不是针对整个账套,而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。
年度账的引入操作与账套的引入操作基本一致, 不同之处在于引入的是年度数据
备份文件(由系统卸出的年度账的备份文件,前缀名统一为uferpyer)。在输出操作的界面上选择的是具体的年度而非账套。
一般情况下,企业是持续经营的,因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年末,启用新年度账时,就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。
以账套主管的身份注册,选定账套,进入系统管理界面。在系统管理界面单击【年度账】下的【结转上年数据】。进行结转的步骤如下:
(1)在结转上年数据之前,首先要建立新年度账。
(2)建立新年度账后,可以执行供销链产品、资金管理、固定资产、工资系统结转上年数据的工作,这几个系统的结转不分先后顺序,可以根据需要执行。
(3)如果同时使用了采购系统、销售系统和应收应付系统,那么只有在供销链
产品执行完结转上年数据后,应收应付系统才能执行;如果只使用了应收应付系统而没有使用采购系统、销售系统,则可以根据需要直接执行应收应付系统的结转工作即可。
(4)如果在使用成本管理系统时,使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统,那么只有工资系统、固定资产系统、供销链产品执行完结转工作后,才能执行结转;否则可以根据需要直接执行成本管理系统的结转工作即可。
(5)如果在使用总账系统时,使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统应收应付系统、资金管理系统、成本管理系统,那么只在这些系统执行完结转工作后,才能执行总账系统结转;否则可以根据需要直接执行总账系统的结转工作即可。
用友财务软件使用教程(二)
2010-04-0610:00
第二节 基础设置
在系统管理中,可以建立了一个新账套。一个账套由若干个子系统构成、这些子系统共享公用的基础信息。在启用新账套之前,应根据企业的实际情况及业务要求,先手工整理出一份基础资料,这样可使初始建账顺利进行。
基础信息的设置在【系统控制台】的【基础设置】中设置,
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件制台】。
】、→最后单击【系统控
内容包括二十多项。其中除了编码方案必须在【基础设置】中定义外,其他
项目的设置既可以在【系统控制台】的【基础设置】中完成,也可以在其他系统模块中进行设置。下面仍以用友财务及企管软件为例进行说明。
一、基本信息设置
为了便于用户进行分级核算、统计和管理,系统可以对基础数据编码进行分级设置,可分级设置的内容有:科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。
编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号,进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。
编码方案中各栏目说明如下;
(1)科目编码级次。系统最大限制为六级十五位,且任何一级的最大长度都不得超过九位编码。一般单位用32222即可。用户在此设定的科目编码级次和
长度将决定用户单位的科目编号如何编制。例如某单位将科目编码设为32222,则科目编号时一级科目编码是三位长,二至五级科目编码均为两位长。
(2)存货分类编码级次。系统的最大限制为八级十二位,且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。
(3)客户分类编码级次。系统的最大限制为五级十二位,且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。
(4)供应商分类编码级次。系统的最大限制为五级十二位,且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。
(5)收发类别编码级次。系统将收发类别编码级次固定为二级,总长度不得超过五位编码。
(6)部门编码级次。系统的最大限制为五级十二位,且任何一级的编码在度都不得超过九位编码。
(7)结算方式编码级次。系统将结算方式编码级次固定为二级,总长度不得超过三位编码。
(8)地区分类编码级次。系统的最大限制为三级十二位,且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。
(9)成本对象编码级次。系统的最大限制为三级十二位,且任何一级的编
冯长度都不得超过九位编码。
如果建立账套时设置存货(客户、供应商)不需分类,则在此不能进行存货分类(客户分类、供应商分类)的编码方案设置。
2,数据精度
由于各用户企业对数量、单价的核算精度要求不一致,为了适应各用户企业的不同需求,系统提供了自定义数据精度的功能。在系统管理部分需要设置的数据精度主要有:存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位数和换算率小数位数。具体要求是只能输入0-6之间的整数,系统默认值为2。
二、机构设置
按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。
主要用于记录本单位使用系统的职员列表,包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。
三、往来单位设置
如果想对客户进行分类管理,用户可以通过本功能建立客户分类体系。用户可将客户按行业、地区等进行划分。建立起客户分类后,用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下。
本功能完成对销售客户档案的设置和管理。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料,应先行在本功能中设定,平时如有变动应及时在此进行调整。
如果想对供应商进行分类管理,用户可以通过本功能建立供应商分类体系。
用户可将供应商按行业、地区等进行划分。建立起供应商分类后,用户可以将供应商设置在最末级的供应商分类之下。