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第一节系统管理
公司级会计信息系统与传统的会计信息系统有着根本的不同,它由三大系列、十几个子系统构成,各个子系统为同一个主体的不同需要服务,自己拥有相对独立
的功能,,拥有公共的基础信息,拥有相同的账套和年度账。只有这样,才能达到数据共享,最后实现财务、业务一体化的管理。
一、系统管理的主要功能
系统管理模块主要功能是对系统的各个子系统进行一致的操作管理和数据保护,详细包含以下几个方面:
账套管理
账套指的是一组互相关系的数据。一般来说,能够为公司中每一个独立核算的单位成立一个账套,系统最多能够成立999套账。
账套管理包含账套的成立、改正、引入、输出等。
年度账管理
在公司级会计信息系统中,用户不单能够成立多个账套,并且每个账套中还可以够放不同年度的会计数据。这样,对不同核算单位、不同时期的数据只要要设置相应的系统路径,即可以方便地进行操作。
年度账管理包含年度账的成立、清空、引入、输出和结转上年数据。
操作权限的集中管理以及安全体制的一致建立
。经过对系统操作分工和权限的管理一方面能够防止与业务没关的人员进入系统,另一方面能够对系统所含的各个子产品的操作进行协调以保证各负其责,流程流利。操作权限的集中包含设定系统各模块的操作管理员以及为操作员分派必定的权限。建立一致的安全体制包含数据库的备份、功能表及上机日志。
二、系统启用的及基本流程
新用户操作流程三、启动系统管理
启动系统管理将波及到详细操作过程,下边以用友财务及企管软件为例进行详细
说明。
第一,选择桌面上的
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件】、→【系统服务】,→最后单击【系统管理】,即可启动。
系统管理一般此后台方式运转,用户假如要进行系统设置操作,需单击任务栏上的“系统管理”按钮,翻开系统管理窗口如图2-3所示。
注册:系统同意以两种身份注册进入系统管理:
A、是以系统管理员的身份,
B、是以账套主管的身份。
系统管理员负责整个系统的整体控制和保护工作,能够管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入,能够进行账套的成立、引入和输出,设置操作员和地套主管,设置和改正操作员的密码及其权限等。
账套主管负责所选账套的保护工作,主要包含对所选账套进行改正、对年度账的管理(包含创立、清空、引入、输出以及各子系统的年未结转、所选账套的数据备份),以及该账套操作员权限的设置。
单击【系统】下的【注册】,
出现安全提示界面,提示“为了保证数据安全性,请实时设置系统管理员[Admin]的口令!”,确定后,出现系统管理员
第一次运转时,系统管理员口令为空,依照前面的提示。为了保证系统的安全性,能够改正系统管理员的密码。“改密码”栏目选中,单击【确定】,系统要求用户输入新的口令,并确认新的口令。
假如只用来练****直接确定即可。
配置
系统管理能够对系统的数据进行自动备份,以增强系统数据的安全性。用户能够经过系统管理中的配置功能,来对系统数据的备份方式进行设置,使之能够更好地知足用户的使用要求。
单击【系统】菜单下的【配置】,进入系统配置界面。
在此,用户能够决定能否使用自动备份功能,假如使用,还可以够指定备份路径,
系统默认的路径回为:c:\windows\system\ufsystem\
超出一个固定值,。这个固准时间段能够由用户在界面中自行指定,范围是5-30分钟。
注销
单击【系统】菜单下的【注销】,。四、设置操作员及权限
操作员设置:只有系统管理员才有权益设置操作员。
所以,定义系统操作员时,一定以系统管理员的身份注册进入【系统管理】,而后单击【权限】下的【操作员】进入操作员管理界面,在该界面中,能够进行操作员的保护工作。
(1)增添操作员。增添操作员时须指定操作员编号、操作员姓名、定义并确认
操作员口令及操作员所属部门。此中操作员编号在系统中一定独一,即便是不同的账套,操作员编号也不可以重复。其余,设定口令时,为保密起见,口令字以“*”号显示,特别注意要保证“口令”和“设定口令”栏目中输入的内容完好一致。
(2)改正或删除操作员。。
(3)刷新。界面上【刷新】按钮的作用是依据系统中有关操作员用户的变化来合时地刷新系统管理中有关操作员设置的内容,此功能在网络版时特别重要。
权限设置
操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置,但二者的权限又有所差别。系统管理员能够指定某账套的账套主管,还可以够对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只好够对所管辖账套的操作员进行权限指定。
在设置操作员权限前,最好先成立系统核算账套。
以系统管理员或账套管理员身份登录后,单击【权限】下的【权限】。
设定或撤消账套主管、只有系统管理员才有权限进行账套主管的设定与放弃
的操作。用户第一在左边窗口选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员,而后在界面最后一行选择账套,最后用鼠标单击旁边的账套主管标记,如想将该操作员用户设定为账套主管,则标上“√"标记;如想放弃该操作员的账套主管资格,则去掉标记、一个账套能够定义多个账套主管。
系统默认账套主管自动拥有该账套的所有权限,故对账套主管操作员来讲,就没
有增添和删除权限的操作。假如用户是以账套主管的身份注册登录的,在操作员窗口中只显示出非账套主管的操作员。
(2)增添操作员权限。选择界面左边操作员显示区中的非账套主管操作员行,而后用鼠标但单击“增添”按钮,系统弹出“增添权限”界面。
界面左边的分类选择区中列出了系统中已安装的子系统,当双击某个子系统时,
系统则自动将界面右边明细权限选择区中属于该系统的明细权限所有选中,选中标记显示为蓝色。自然,用户还可以够依据自己的需要增添或删除按组方式已选中的明细权限,在明细权限选择区,双击某权限,即可选中或去掉标记。
(3)删除操作员权限。系统管理员或账套主管能够对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除,方法是:第一在界面右边的权限显示区中点取欲被删除的权限,而后单击“删除”按钮,此时系统将自动弹出一对话框供用户对该删除操作
进行确认。此外,系统还供给批量删除的功能,方法是:用户按住“Shift”键,同时挪动鼠标,即可选定一批权限,而后单击“删除”按钮,即可履行批量删除的功能。
注意:所设置的操作员权限一旦被引用,便不可以被改正或删除。
五、账套管理
设定操作员以后,运转系统从前,第一应当为本单位成立一个账套。
以系统管理员的身份注册进入【系统管理】。
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件】、→【系统服务】,→最后单击【系统管理】,
在系统管理界面单击【账套】下的【成立】,进入创立账套界面。
创立账套的过程分为以下四步
(1)输入账套信息。用于记录新建账套的基本信息。界面中的各栏目说明以下:
①现存账套:系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来,用户只好参照,而不可以输入或改正。[998]和「999」是系统内置的演示账套。
②账套号:用来输入新建账套的编号,账套号为3位(00l-997),用户一定输入。
③账套名称:用来输入新建账套的名称,用户一定输入。
④账套路径:用来输入新建账套所要被搁置的路径,系统默认的路径为c:\
windows\system\ufsystem”,用户能够依据自已个人管理****惯进行改正如放入E:盘,也能够利用“”进行参照输入,但一般都使用系统的缺省路径。
⑤启用会计期:用来输入新建账套将被启用的时间,用户一定输入。系统缺省为计算机的系统日期,可用鼠标单击“会计时期设置”按钮,设置账套的启用年度和月度。随后系统会自动将启用月份从前的日期的背风景设为蓝色,表记为不行改正的部分;而将启用月份此后的日期(仅限于各月的截止日期,至于各月的初始日期则随上月截止日期的改动而改动)的背风景设置为白色,表记为能够改正的部分,能够由用户任意设置。输入达成后、点击【下一步】按钮,进行第二步设置。
(2)输入单位信息。用于记录本单位的基本信息,包含单位名称、单位简称、单位地点、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、备注。界面的主要栏目说明以下:
①单位名称:用户单位的全称,一定输入。公司全称只在发票打印时使用,其余状况所有使用公司的简称。
②单位简称:用户单位的简称,最好输入。
③备注:输入用户认为有关该单位的其余信息,如所有制种类。
其余栏目都属于任选项。
(3)输入核算信息。用于记录本单位的基本核算信息,包含本位币代码。本位币名称、账套主管、行业性质、公司种类、能否按行业预置科目等。界面各主要栏目说明以下:
①本位币代码:用来输入新建账套所用的本位币的代码,如“人民币”的代码为RMB。
②本位币名称:用来输入新建账套所用的本位币的名称。用户一定输入。
③账套主管:用来输入新建账套主管的姓名,用户一定从下拉框中选择输入。
④公司种类:用户一定从下拉框中选择输入。系统供给了工业、商业两种种类。
假如选择工业模式,则系统不可以办理受托代销业务;假如选择商业模式,拜托代销和受托代销都能办理。
⑤行业性质:用户一定从下拉框中选择输入,系统依照所选择的行业性质预置科目。
能否按行业预置科目:假如用户希望预置所属行业的标准一级科目,则选中该项。
(4)输入基础信息选项。
①假如单位的存货、客户、供给商相对许多,能够对他们进行分类核算。假如此时不可以确定能否进行分类核算,能够待分销系统启动时再设置分类核算。
②假如选择了存货要分类,那么在进行基础信息设置时,一定先设置存货分类,
而后才能设置存货档案。假如选择存货不分类,那么在进行基础信息设置时,能够直接设置存货档案。
③假如选择了客户要分类,那么在进行基础信息设置时,一定先设置客户分类,
而后才能设置客户档案。假如选择客户不分类,那么在进行基础信息设置时,能够直接设置客户档案。
④假如选择了供给商要分类,那么在进行基础信息设置时,一定先设置供给商分类,而后才能设置供给商档案,假如你选择供给商不分类,那么在进行基础信息设置时,能够直接设置供给商档案。
⑤假如单位有外币业务,能够在此选项前打勾;不然能够不进行设置。所有输入达成后,单击“达成”按钮,达成建账操作。
用户能够经过改正账套功能,查察或改正账套信息。
以账套主管的身份注册,选择相应的账套,进入【系统管理】界面。在系统管理界面单击【账套】下的【改正】,进入改正账套功能。系统自动列出所选账套的账套信息。单位信息、核算信息、基础设置信息。账套主管可依据自己的实质状况,对同意进行改正的内容进行改正。
注意:只有账套主管才有权限改正相应的账套。
(1)账套的引入。引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增添将有益于公司公司的操作,子公司的账套数据能够按期被引入母公司系统中,以便进行有关账套数据的剖析和归并工作。假如公司需要按期将子公司的账套数据引入到公司公司系统中,最好早先在成立账套时就进行规划,使各公司的账套号不相同,以防止引入子公司数据时因为账套号相同而覆盖其余账套的数据。
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件】、→【系统服务】,→最后单击【系统管理】,
以系统管理员的身份在系统管理界面单击【账套】下的【引入】,进入引入账套数据界面。在界面上选择所要引入的账套数据备份文件。账套数据备份文件是系
统卸出的文件,前缀名一致为uferpact,确认后,即可将账套备份数据引入到系统之中。
(2)账套的输出。输出账套功能是指将所选的账套数据做一个备份。既能够在硬盘上备份,也能够在软盘上备份。
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件】、→【系统服务】,→最后单击【系统管理】,
以系统管理员的身份在系统管理界面单击【账套】下的【输出】,进入账套输出界面。选择将要进行输出的账套,如想删除源账套,则还要将“删除目前输出账套”栏目选中。确定后,系统自动压缩所选账套数据,并要求用户选择备份目标,才能按要求达成账套输出。
账套管理的几项功能中,系统管理员有成立账套、引入和输出账套的权限,而改正账套只好由该账套的主管负责。
六、年度账管理
对年度账的管理只好由账套主管进行。
以账套主管的身份注册,选定账套,进入系统管理界面。在系统管理界面单击【年度账】下的【成立】进入成立年账界面。界面中有两个栏目。都是系统默认的,
用户不得进行任操作。此中,解说一下账套和会计年度的观点。
(1)账套。自动显示用户注册进入时所选的账套。
(2)会计年度,自动显示的是所选会计账套目前会计年度加1的年度。
用户有时会发现某年度账中错误太多,,即可使用清空年度数据的功能。“请空”其实不是指将年度账的数据所有清空,而仍是要保存一些信息的,主要有基础信息和系统预置的科目报表等等。保存这此信息主若是为了方便用户使用清空后的年度账从头做
账。
以账套主管的身份注册,选定账套,进入系统管理界用人在系统管理界面单击【年度账】下的【清空年度数据】。
是对数据的备份与恢复。所不同的是年度账操作中的引入和输出不是针对整个账套,而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。
年度账的引入操作与账套的引入操作基本一致,不同之处在于引入的是年度数据
备份文件(由系统卸出的年度账的备份文件,前缀名一致为uferpyer)。在输出操作的界面上选择的是详细的年度而非账套。
一般状况下,公司是连续经营的,所以公司的会计工作是一个连续性的工作。每到年终,启用新年度账时,就需要将上年度中的有关账户的余额及其余信息结转到新年度账中。
以账套主管的身份注册,选定账套,进入系统管理界面。在系统管理界面单击【年度账】下的【结转上年数据】。进行结转的步骤以下:
(1)在结转上年数据从前,第一要成立新年度账。
(2)成立新年度账后,能够履行供销链产品、资本管理、固定财产、薪资系统结转上年数据的工作,这几个系统的结转不分先后次序,能够依据需要履行。
(3)假如同时使用了采买系统、销售系统和应收对付系统,那么只有在供销链
产品履行结束转上年数据后,应收对付系统才能履行;假如只使用了应收对付系统而没有使用采买系统、销售系统,则能够依据需要直接履行应收对付系统的结转工作即可。
(4)假如在使用成本管理系统时,使用了薪资系统、固定财产系统、存货核算系统,那么只有薪资系统、固定财产系统、供销链产品履行结束转工作后,才能履行结转;不然能够依据需要直接履行成本管理系统的结转工作即可。
(5)假如在使用总账系统时,使用了薪资系统、固定财产系统、存货核算系统应收对付系统、资本管理系统、成本管理系统,那么只在这些系统履行结束转工作后,才能履行总账系统结转;不然能够依据需要直接履行总账系统的结转工作即可。
用友财务软件使用教程(二)
2010-04-0610:00
第二节基础设置
在系统管理中,能够成立了一个新账套。一个账套由若干个子系统构成、这些子系统共享公用的基础信息。在启用新账套从前,应依据公司的实质状况及业务要求,先手工整理出一份基础资料,这样可使初始建账顺利进行。
基础信息的设置在【系统控制台】的【基础设置】中设置,
【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件】、→最后单击【系统控
制台】。
内容包含二十多项。此中除了编码方案一定在【基础设置】中定义外,其余项目的设置既能够在【系统控制台】的【基础设置】中达成,也能够在其余系统模块中进行设置。下边仍以用友财务及企管软件为例进行说明。
一、基本信息设置
为了便于用户进行分级核算、统计和管理,系统能够对基础数据编码进行分级设置,可分级设置的内容有:科目编码、存货分类编码、地域分类编码、客户分类编码、供给商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类型编码和结算方式编码。
编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位怎样编制基础数据的编号,从而构成用户分级核算、统计和管理的基础。
编码方案中各栏目说明以下;
(1)科目编码级次。系统最大限制为六级十五位,且任何一级的最大长度都不得超出九位编码。一般单位用32222即可。用户在此设定的科目编码级次和
长度将决定用户单位的科目编号怎样编制。比如某单位将科目编码设为32222,则科目编号时一级科目编码是三位长,二至五级科目编码均为两位长。
(2)存货分类编码级次。系统的最大限制为八级十二位,且任何一级的编码长度都不得超出九位编码。
(3)客户分类编码级次。系统的最大限制为五级十二位,且任何一级的编码长度都不得超出九位编码。
(4)供给商分类编码级次。系统的最大限制为五级十二位,且任何一级的编码长度都不得超出九位编码。
(5)收发类型编码级次。系统将收发类型编码级次固定为二级,总长度不得超出五位编码。
(6)部门编码级次。系统的最大限制为五级十二位,且任何一级的编码在度都不得超出九位编码。
(7)结算方式编码级次。系统将结算方式编码级次固定为二级,总长度不得超出三位编码。
(8)地域分类编码级次。系统的最大限制为三级十二位,且任何一级的编
码长度都不得超出九位编码。
(9)成本对象编码级次。系统的最大限制为三级十二位,且任何一级的编冯长度都不得超出九位编码。
假如成立账套时设置存货(客户、供给商)不需分类,则在此不可以进行存货分类(客户分类、供给商分类)的编码方案设置。
2,数据精度
因为各用户公司对数目、单价的核算精度要求不一致,为了适应各用户公司的不同需求,系统供给了自定义数据精度的功能。在系统管理部分需要设置的数据精度主要有:存货数目小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位数和换算率小数位数。详细要求是只好输入0-6之间的整数,系统默认值为2。
二、机构设置
依照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。
主要用于记录本单位使用系统的职员列表,包含职员编号、名称、所属部门及职员属性等。
三、来往单位设置
假如想对客户进行分类管理,用户能够经过本功能成立客户分类系统。用户可将客户按行业、地域等进行区分。成立起客户分类后,用户能够将客户设置在最末级的客户分类之下。
本功能达成对销售客户档案的设置和管理。在销售管理等业务中需要办理的客户的档案资料,应先行在本功能中设定,平常若有改动应实时在此进行调整。
假如想对供给商进行分类管理,用户能够经过本功能成立供给商分类系统。
用户可将供给商按行业、地域等进行区分。成立起供给商分类后,用户能够将供