文档介绍：电子邮件使用规范
email作为非即时沟通方式,在工作中的重要性日益凸显
email的重要特征:
Email是书面沟通方式的一种,可以用文字一式多份保留沟通内容
《合同法》第11条:书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。
延时沟通
书面沟通
远程沟通、情境单一
有潜在风险
email的写、发、收
email的收发工具
使用email的好****惯和坏****惯
总目录
email的写、发、收
撰写
发送和抄送
收信
回复和转发
email的收发工具
使用email的好****惯和坏****惯
总目录
邮件标题:不能空白,简明扼要,表明主旨
一定不要空白标题,这是非常失礼的
标题应表明邮件主旨、简明扼要
一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件不相干的事情
可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE:RE:一大串。
邮件标题的注意点
称呼与问候:不管对内对外沟通,邮件起始的称呼和问候语,结尾的祝语,都不应省略
恰当地称呼收件者
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。
如果对方有职务,一般职务尊称对方,如”X总”“x经理”;如果对外沟通,必须按照职务尊称对方
Email开头结尾最好要有问候语
开头:“你好”“您好”“大家好”“各位好”…
结尾: “祝您工作顺利”……
正文:汉字老老实实用宋体,西文用arial,10号字号;严禁生僻字体。
原则
子原则
举例/说明
简明扼要,重点突出
用语简洁明了
通常来讲,500人的公司,日均邮件量可达到10000封,人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率
分类叙述、逐条排列
领导:
今天约见了OA厂商,沟通信息如下:
1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流…
2、产品报价300元每用户:……
3、附加服务:提供一次现场培训,送一部手机
合理提示重要信息
本周会议纪要如附件。王总和POCT事业部有新增工作,提请关注。
注意行文措辞和语气
警惕书面语语气(写完邮件自己读一遍)
李总,我把方案初稿给您,请您在10日前看完并给出反馈意见;我好提交总经理批准。
杜绝怒吼式
严京!下周二我会去贵公司做培训!请帮忙安排好住宿,还有培训场地!注意不要忘记悬挂横幅!谢谢!
杜绝可爱式
公务email,尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸
附件:
提醒收件人查看附件
合理命名附件
附件通常不超过2m,最大不超过5m
特殊格式附件,告知收件人打开方式
注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表
结尾签名:个人建议设置签名档,并用横线、浅色以便区别于正文