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一、目的
强化职位分分析的基础础作用,通通过对现有有职位说明明书的进一一步规范,形形成职位说说明书编写写指南,充充分发挥职职位说明书书对人力资资源管理系系统内各专专业板块的的基础指导导作用。
二、职责
行政政人事部负负责公司职职位说明书书编写的技技术指导。
各部部门、业务务单元、子子公司具体体负责职位位说明书的的编写、修修订与完善善。
三、工作流流程
职位信息问卷调查
职位信息汇总分析
按职位说明书模板进行职位描述
任职者访谈
形成标准职位说明书并签字执行
任职者沟通
职位说明书内容规范
说明:
1、职位信信息问卷调调研以及任任职者访谈谈是收集职职位信息、对对职位进行行准确描述述的基础。
2、通过职职位分析和和初步描述述形成的职职位说明书书初稿,一一定要与任任职者进行行面对面的的沟通,不不放弃任何何补充、完完善的机会会。
3、职位说说明书定稿稿后应严格格执行并有有效运用,充充分发挥其其基础指导导作用。
四、基本概概念
基本概念
定义
备注
工作要素
工作中不能能再继续分分解的最小小活动单位位
例如:编制制工资发放放表。
任务
为了达成某某种目的而而进行的一一系列工作作要素
例如:汇总总部门工资资分配表,编编制工资发发放表。
职责
为了取得某某种成果而而完成的一一系列任务务的集合
例如:制定定工资管理理政策,定定期发放员员工工资,维维护和提升升员工满意意度以及工工作积极性性。
职位
承担一系列列工作职责责的某一任任职者所对对应的组织织位置,是是组织的基基本构成单单位
职位与任职职者一一对对应。
职务
承担相同或或相似职责责或工作内内容的若干干职位的总总和
职级
根据责任大大小、复杂杂程度以及及任职者能能力水平高高低划分的的职位层级级
例如:A、BB、C、DD、E。
权限
为了保证职职责的有效效履行而赋赋予任职者者对某事项项进行决策策的范围和和程度
例如:具有有批准预算算内50000元以下下费用开支支的权限。
任职资格
为了保证工工作目标的的实现,任任职者必须须具备的知知识、技能能与能力要要求
业绩标准
与工作职责责相对应的的对职责完完成的质量量和效果进进行评价的的客观标准准
例如:员工工满意度990%、空空岗率为00、培训
计计划完成率率100%%。
五、通用术术语
通用名词
定义
职位概述
阐述职位的的组织背景景、职位承承担的核心心职责以及及职位设置置目标。
职位关系图图
描述职位报报告与督导导关系的组组织架构图图,通常标标明职位与与直接上级级、下级的的关系。
工作联系
职位任职者者开展工作作所应协调调的各种人人际关系,包包括组织内内部、外部部。
工作职责
职位赋予任任职者承担担的一系列列职责。
日常工作任任务
与工作职责责相对应并并从职责中中提炼出来来的,占用用任职者较较多日常工工作时间的的工作任务务。
职位权限
为了保证职职责的有效效履行而赋赋予任职者者对职责范范围内有关关事项进行行决策的范范围和程度度。
工作特征
主要描述任任职者的工工作场所、工工作时间、工工作环境以以及工作负负荷等情况况。
工作考核要要点
从职责中提提炼出来的的衡量职责责完成质量量和效果的的关键绩效效指标和业业绩标准。
职位发展
描述任职者者的职业发发展方向。
任职资格
描述任职者者必备的教教育背景、培培训经历、工工作经验、必必备知识与与技能、生生理和心理理要求等情情况。
六、职责和和任务描述述关键词
关键词
含义
管理
监视、执行行与总体政政策和程序序有关的业业务环节,保保证政策和和计划的执执行。
建议
提供意见,影影响最终结结果。
分配
为特别目的的指派。
分析
将整体分开开,发现本本质。
评价
评估下属的的表现。
批准
正式确认或或同意。
指派
指派下属完完成具体的的任务。
协助
帮助,支持持。
保证、确保保
确信任务完完成或目标标实现。
出席
参加特定的的活动。
审查
检查并验证证。
授权
批准或许可可。
实施
在工作中行行使某种权权力。
咨询
向他人征求求意见。
促成
通过某种措措施或手段段达成计划划的结果。
协调
系统的组织织某项活动动或职能以以达成组织织目标。
发展
使活动起来来,逐渐丰丰满、变大大、变好。
设计、策划划
计划或谋划划。
指示
发出权威性性指令。
成立
设置或组织织,使稳定定或固定。
执行
落实,使生生效。
加快
促进、帮助助和使容易易实现。
跟进
关注各项措措施执行完完毕。
制定出
以明确的、系系统的陈述述提出。
指导
传授、教育育。
实施、落实实
完成、进行行。
发起
开始、着手手。
整合
完成、汇总总、统一。
调查
系统检查。
发布
正式公布或或发行。
维持
保持有效性性。
激励、驱动动
启发、激励励下属的职职能,实现现期望的结结果。
观察
看,研究。
组织
将东西有序序的放在一一起。
创立
创造、设立立。
监督
监察、指挥挥。
参与
参加,加入入,分担。
计划
预测,确定定目标,制制定行动措措施。
提交
要求事情得得到考虑或或批准。
提议
提出议案。
提供
供给,可得得到。
推荐
建议,希望望能得到接接受或试用用。
修改
修订,改变变。
调查
以全面的方方法进行查查看。
培训
教练、传授授如何完成成任务。
查证
检查并证明明。
七、常用绩绩效指标
绩效指标
指标定义//计算公式式
适用职位系系列
招聘目标完完成率
(实际招聘聘岗位人数数/计划招招聘岗位人人数)×100%%
人力资源管管理
员工成功通通过试用期期的百分比比
试用期转正正人数/试试用人员总总数
人力资源管管理
人员编制控控制率
(实际人力力/计划人人力编制)×100%
人力资源管管理
人力成本总总额控制率率
(实际人力力成本/计计划人力成成本)×100%%
人力资源管管理
员工工资发发放出错率率
错误发放的的工资次数数/发放的的工资次数数
人力资源管管理
人均培训天天数
全年培训总总天数/员员工总人数数
人力资源管管理
培训计划完完成率
(培训实际际完成情况况/培训计
人力资源管管理
计划情况)×100%
员工自然流流动率
(离职人数数/现有人人数)×100%%
人力资源管管理
人员结构比比率
各职位层级级人数比例例符合预期期目标;各各专业系列列人数符合合预定目标标
人力资源管管理
文件制作效效率和准确确性
按照文件类类型及时制制作、印发发
文秘
机要档案和和文件的归归档
及时归档
文秘
公文行文规规范度
公文出现差差错次数
文秘
机要工作的的安全性
出现会议精精神、公文文内容等泄泄密事件
文秘
公文处理、收收发、传递递的及时性性
机要文件办办理不及时时的次数及及严重程度度
文秘
公章使用准准确性
用章类型、流流程、批准准程序正确确
行政管理
外事接待任任务完成的的效率和质质量
外事接待工工作没有失失误
行政管理
档案管理出出错率
(查出管理理有误的档档案数量//档案总数数)×100%%
档案管理
档案更新延延误率
(延误档案案更新的数数量/档案案总数)××100%%
档案管理
计算机系统统的稳定性性和安全性性
系统出现故故障和被病病毒侵害的的次数
信息管理
信息系统的的及时维护护率
按要求及时时维护的次次数
信息管理
网络系统的的整体规划划质量
系统的科学学性、实用用性
信息管理
精确并准时时的财务报报告
提交财务报报告延期次次数
财务管理
公司总体预预算达成率率
(实际发生生总费用//预算总费费用)×100%%
财务管理
财务报表出出错率
(查出有误误的财务报报表数量
财务管理
//提交报表表总数)××100%%
财务分析出出错率
(查出有误误的财务分分析数量//提交的财财务分析总总数)×100%%
财务管理
质量体系有有效性维护护
符合外审要要求
质量控制
质量事故损损失金额
由于质量问问题造成退退货等重大大问题带来来的经济损损失
质量控制
合格品率
合格品总数数/全部送送检数量
质量控制
质量体系建建设计划完完成率
对各部门发发放实用、易易懂质量体体系文件率率
质量控制
质量文件、检检验规程的的科学、有有效、合理理
实际使用的的效果、出出现的偏差差情况以及及造成的影影响
质量控制
处理现场质质量问题的的及时有效效率
延迟、偏差差的次数以以及由此带带来的影响响
质量控制
漏检、错检检率
错、漏检总总数/全部部送检数
质量控制
工艺规程编编写的科学学性与实用用性
具体使用效效果,以及及与实际情情况的偏差差
工艺管理
材料定额编编制的合理理性
产品中材料料消耗总量量/材料领领用总量
工艺管理
更改成本
更改引发的的生产与其其它相关成成本
工艺管理
总销售收入入
年度销售额额
市场营销
货款回收
年度货款回回收总额
市场营销
新客户增加加数量
本期新客户户数量/总总客户数量量
市场营销
老客户维持持数量
本期老客户户数量/总总客户数量量
市场营销
销售成本
营销费用//销售收入入
市场营销
生产计划完完成率
完成生产项项目数量//生产项目
生产管理
目总数量
生产成本
控制制造成成本和采购购成本
生产管理
设备总体效效率
(总开工时时间-损失失时间)//总开工时时间
设备管理
废品率
废品总数//全部送检检数量
生产管理
外协件投诉诉率
不合格外协协件的数量量/全部外外协件数量量
采购管理
采购及时率率
按时交货的的总数/计计划采购的的总数
采购管理
采购资金占占用率
未投入生产产的原材料料占用的资资金/同期期投产总值值
采购管理
采购合格率率
不合格品的的数量/全全部采购品品数量
采购管理
项目准时完完成率
在预计时间间内完成项项目数/同同期应完成成项目总数数
项目研发
研发的成品品化率
进入批产的的新品数量量/在研新新品总数
项目研发
新产品的技技术稳定性性
产品投入市市场因为技技术问题导导致不合格格的产品批批次数或因因为技术质质量问题导导致技术更更改次数
项目研发
标准化大纲纲的编制
编制的质量量与时效性性;具体使使用效果与与可操作性性
标准化
技术文件的的标准化率率
文件的标准准化数量及及标准化水水平
标准化
产品的标准准化率
实现标准化化的产品数数/总产品品数
标准化
八、职位说说明书语言言规范
1、职位概概述
阐述职位设设置的目标标,在实践践中可以遵遵循“工作背景景+核心职职责+职位位目标”的原则组组织语言。工工作背景::说明职位位工作的基基础和前提提,一般采采用“根据……”或者者“以……为基础础”的语言形形式;核心心职责:说说明职位承承担的主要要职责和任任务,一般般采用“主要承担担……职责”或者“主要负责责……工作”的语言形形式;职位位目标:说说明职位设设置的目标标和意义,一一般采用“确保……”或者者“实现……”的语言形形式。
2、职位关关系图
绘制制职位所属属部门的组组织架构图图,主要体体现职位的的直接上级级、直接下下级之间的的相互关系系。
3、工作联联系
列举任职者者开展工作作过程中所所接触到的的、并且需需要协调的的人际关系系。内部::列举部门门名称、与与该部门联联系的具体体事项;外外部:列举举对外联络络的部门名名称、与该该部门联系系的具体事事项。
4、工作职职责
详细细描述职位位应承担的的所有职责责,按照程程度轻重、范范围大小进进行排序,遵遵循“行动+目目标”的原则组组织语言,语语言描述简简明扼要,切切忌拖泥带带水,含混混不清。一一般采用“负责……,确保保……”、“参与……,推动动……”以及及“协助……,实现现……”的语语言形式。
5、日常工工作任务
从职位所承承担的职责责中提炼出出来的占用用任职者较较多时间的的日常工作作任务。在在实践中,可可以把工作作职责分解解成数项工工作任务,然然后将日常常性工作任任务提炼出出来。一般般采用“关键动词词+宾语”的语言形形式。例如如“办理社会会保险开户户、转接手手续”。
6、职位权权限
主要说明任任职者所拥拥有的费用用审批、合合同签署以以及资产管管理等权限限。控制的的预算费用用:一般采采用“具有批准准……的权力力”的语言形形式;合同同签署:一一般采用“具有签署署……合同的的权力”的语言形形式;资产产管理:一一般采用“具有管理理……资产的的权力”。
7、工作特特征
工作场所::包括办公公室、生产产车间、出出差地、客客户售服现现场等。
工作环境::例如:环环境舒适;;环境一般般;有噪音音、粉尘和和异味,高高温环境,对对人体健康康有影响。
工作时间::例如定时时制、弹性性时间、倒倒班制等。
出差:占总总工作时间间的百分比比。
工作负荷::例如轻松松、正常、满满负荷、超超负荷等。
8、工作考考核要点
职位说明书书中所列举举的每一项项工作职责责都应该进进行考核,以以“绩效指标标+衡量标标准”的形式说说明职位考考核要点。要要求做到尽尽量量化工工作结果,如如果不能量量化结果,就就要对工作作的过程设设置控制标标准。最终终的目的就就是便于衡衡量。
9、职位发发展
告诉诉任职者可可以发展的的方向。横横向:考虑虑任职者工工作技能的的丰富化,可可以相关多多元化发展展;纵向::考虑任职职者能力和和空间的发发展,在职职业规划系系统内的有有序晋升。
10、任职职资格
㈠、教育背背景
教育学历::明确任职职者必须具具备的最低低学历。
学****专业::明确任职职者的专业业范畴和方方向。
资格证书::明确任职职者必须拥拥有的与专专业工作相相关的资格格证书。
㈡、专业培培训
明确任职者者所接受专专业培训的的内容、形形式和必须须的培训时时间。
㈢、工作经经验
行业工作经经验:明确确任职者必必须具备的的行业工作作年限。
岗位工作经经验:明确确任职者必必须具备的的同岗位工工作年限。
最高职位经经历:为了了胜任职位位需求,限限定任职者者必须具备备与职位相相关的最高高职位经历历。
㈣、必备知知识与技能能
专业知识::说明任职职者必须具具备的胜任任职位需要要的专业知知识。例如如:熟悉人人力资源战战略规划,熟熟练掌握整整体薪酬理理论和3660度考核核技巧。
外语能力::说明必须须的英语级级别、读写写能力。例例如:国家家英语四级级,能读写写简单的