文档介绍：厦门希尔福大酒店行政规章制度及操作手册
Executive Standard Operation In
Hilford Hotel,Xiamen
目录
呈文管理制度
行文管理制度
收发文管理制度
印章管理制度
档案文件借阅管理制度
介绍信管理制度
办公用品领用管理办法
车辆管理办法
档案管理制度
行政办公室操作手册
行政办公室组织架构及工作职责
呈文管理规定
为使酒店各部门行文规范化,提高整体办公效率,特做如下规定:
呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。
呈文专题专用,一文一事,内容明确。开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见,请酒店领导酌定。
呈文由本部门承办人拟定,由本部门经理负责核稿。并在部门领导意见一栏,写出部门的具体意见。态度要明朗,简明扼要,最后签名并注明时间。
呈文格式包括:呈文文号、呈文题目、主管领导批示。呈文内容书写要符合规范。文号不得重复;呈文题目简明扼要,高度概括;主管领导名称不得袭用“酒店领导”的简称;在主管领导名称后,另起一行书写请示报告的主要内容;末尾签署呈文部门及时间。
各部门负责人作为核稿人,不仅要对呈文内容审核,而且要审查呈文格式是否规范,对呈文负全面责任。
各部门呈取文,需严格办理收发文手续,写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。若手续不全,总经理办公室有权不负责递送。
各部门送来阅批的文件,总经理签发后两个工作日内发出。
呈文程序:
在呈文本上登记
各部门呈文行政办主管领导
在收文本上登记
不按上述公文传递程序越级呈文,行政办将予以退回。
行文管理制度
以酒店名义的行文,先由部门承办人拟稿,经部门经理审阅后,送总经理办公室核稿并请总经理签发。
缮印的文件均由拟稿人负责校对,重要文件(以酒店名义的行文)均由总经理办公室校对。打字、校对人均在原稿上签注姓名、日期。
经修改后的稿件,如字迹潦草,涂改较多,模糊不清的,应由原拟稿人誊清后再打印。
收发文管理制度
公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。
酒店的收文,由档案秘书签收登记,总经理的收文由酒店总经理签收,属酒店领导亲收件,一律交收件人亲自拆封。
公文登记后,由行政办公室根据总经理的指示,转交各位领导传阅,如需转交有关部门阅办,应由档案秘书送交,并经登记、签收后才可送交。
阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到行政办公室阅读。因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室。
各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。
公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第一季度移交完成。
各级管理人员调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送行政办公室登记保管。
没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,由行政办公室定期销毁,销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销,秘密级以上文件,不准作废品处理,一律集中按有关规定处理。
印章管理制度
一、印章刻制
刻制印章是印章管理工作的一个重要环节。酒店需刻制新印章须报总经理批准;酒店各部门需刻制新印章,要写出报告,并附上新印章的名称、式样和规格,报经行政办公室批准,方可到当地公安部门申请刻制。新印章要做好戳记,并留样保存,以便被查。启用新印章,应选择好时间,并提前向有关单位发出正式启用印章的通知。
二、印章保管
酒店的行政印章和总经理的私章,由总办统一保管,并有专人专管;各部门的印章也要指定专人保管。未经领导批准,印章保管人不得委托他人代管印章,并不得携带出办公室使用。
三、印章使用
印章使用要做到:严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。印章使用必须经批准,其权限可分级掌握。使用部门的印章,需经部门领导批准;使用酒店印章,须认真填写用印申请表,并附有关材料,经主管店领导审批后,方可使用印章,并进行登记,店领导不在时,授权总办主任核准。员工因私须开具各种证明,加盖酒店印章,必须书面申请并附有关材料,经部门经理批准并报酒店领导审批。
四、印章停用
由于机构变动或部门(单位)撤销等原因而造成的印章停用,按规定进行清理,并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管,同时办好移交手续。属于个人的印章应退给本人。经报请总经理批准后,按规定将停用印章存档或销毁。
档案文件借阅管理制度
一. 借阅档案(包括文件、资料),必须先履行档案借阅登记手续,秘密级以上档案文件必须经酒店领导批准方能