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便利店采购管理体系方案
一、总述
采购部公司社区便利店项目最重要部门之一。它的成功运作将直
接决定便利店的商品结构、价格形象和盈利状况。
根据营运部的投资和公司的阶段性目标,而制定了今年的经营指
标,采购部的主要任务就是完成公司的经营指标,包括:各商品服务
部/店的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引
进率、滞销品淘汰率、通道费用等。
围绕着这些经营指标,采购部需要做好服务部/店的商品规划、
商品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与管理、合同的管理、
商品的定价与变价、商品的促销、库存的管理。
总公司要做到“五个统一”,统一品牌、统一采购、统一仓储配
送、统一结算、统一培训。根据公司营运管理分层级确定采购管理工
作目前在分公司进行统一采购。
二、构建商品结构
1、建立符合公司社区便利店项目发展的具有竞争力的商品结构。
●蔬菜水果
●生活必须品
●养生保健品
●差异化(特殊)商品
3、按照商品大、中、小分类的概念,对商品分类中所有的品牌,:.
全部地毯式收集、依照分类概念建立商品库。并用高、中、低分档的
方法建档。
3、按照市场份额进行类别排除、类别中的高、中、低分档、分
档后品牌排队。根据品牌品项分档、分档后品项排队。根据商品定位、
品类角色、场场面积、确定商品组合。
4、商品组合时要注意以下技术结构:价格结构档次拉开;功能、
体积、包装、花色、质地结构;应季、新品、个性,供应商在商场上
主打的促销、特价、搭赠商品;自有品牌和总代理商品。
5、注意引导市场,形成自有品牌,当地没有的在其它地区实践
已经获得成功的品类或商品侧重考虑引进。
6、构建差异化商品结构和补充型商品结构。
三、商品系统功能定位
1、商品是各级服务部/店的灵魂,通过商品结构系统的合理组合
和陈列来体现。公司经营的商品在提升业绩,获取最大化效益目标上
发挥的功能是不同的,分为:形象商品,效益商品。
2、功能定位商品的管理参考标准:
●品项占比:形象商品的品项数应不低于5%,销量商品占45%,
效益商品占50%;
●单品销售额参考值:形象商品单店月销售额不低于3000元,
销量商品不低于1000元,效益商品不低于300元;
●毛利控制:形象商品毛利一般不高于3%,销量商品要比竞争:.
对手低3%左右,效益商品要实惠较高毛利指标;
●陈列量:形象商品陈列量应很大,库存天数在3-15天;销量
商品陈列量较大,库存天数在3-30天;效益商品正常陈列量,库存
天数在3-5-天;
●缺货率:形象商品要保证随时有现货,销量商品缺货率低于
%,效益商品缺货率低于3%。
四、确定和修改商品结构规范
1、为确保社区便利店项目的商品结构能最大限度地满足不断变
化的客户需求,最高效率地利用场地空间以有限的商品数量追求无限
的业绩增长,采购部门确定全国商品结构,编制《商品结绳结构汇编
手册》(商品名录)。
2、流程(描述):
讨论并确定全国商品结构(采购总部)→讨论并确定各小组商品
数量(各地区采购部)→报回采购总部备案(各地区采购部)
3基本要求:
掌握全国各地商场的发展趋势,商品动态;了解全国名地区商场
及商品的差异性;顾客需求最大的商品数量要相应多。
五、商品引进与汰换管理
1、商品的引进是采购部的日常工作,应制订新商品引进率指标,
并落实在全年、每月和每个商品类别,这样可以经常为顾客带来新鲜:.
感,并在新商品中创造较高的利润,新商品引进率一年应达到20%-
50%,并分解到每月、每周。
2、按照商品定期引进计划和标准,及时引进适合公司销售的新
商品,淘汰销售差的旧商品,形成合理的商品结构和店铺商品形象,
提升销售业绩。
3、通过对竞争对手的调查引进新商品;通过对市场的考察引进
新商品;每月新商品引进率应在5%-10%;新品引进时注意遵循“人
无我有,人有我优”的原则,突出特色;注意产品的生命周期。
产品周期产品表现采购策略
产品投放期产品刚刚上市,需要迅速被消全面考察后谨慎决定
费者所认知,需要厂家对市场
的大力培育
产品成长期产品已经形成一定的知名度,根据市场反应积极组
并有相应的顾客群体,销售呈织进货,大量销售
增长趋势,厂家需加大对市场
的推广,扩大产品影响力
产品成熟期产品已拥有稳定的消费群,并控制进货数量,以免
形成一定的市场规模,但市场造成库存积压
渐趋饱和
产品衰退期产品销售日渐下滑,消费者逐迅速淘汰该商品
渐选择更新产品替代
:.
4、对效销售发生率一直较低的商品要予以淘汰,促进超市商品
的良性循环,商品淘汰率应遵循“一进一出”的原则,通过设定最低
销售量和最低销售额来淘汰商品;
5、对于质量不合格或多次遭顾客投诉的商品要坚决淘汰;对淘
汰商品建立档案,以防以后再次进货。
6、商品淘汰时要有严格的程序:列出淘汰商品清单,交采购经
理确认、审核、批准;统计出各级服务部、店和配送中心(仓库)所
有淘汰商品的库存量及金额;确定商品的淘汰日期,通知店铺清点汇
总淘汰商品;淘汰商品的供应商货款抵押;淘汰商品的退场(下货架
→统一清数→打包→退场)。
六、商品定价与变价管理
1、根据公司整体发展战略,制订合理的价格政策,在市场竞争
中掌握主动,提高店铺的低价形象,促进店铺销售业绩。
2、在为新引进商品制定售价时,应充分考虑到竞争对手售价,
部门毛利计划和品类商品价格带策略,以便制定合理珠售价和商品组
合,并保证公司的利益。
3、商品的定价方法:
●成本加成定价法:单位商品价格=(商品进价+商品附加成本)
×(1=加价系数)
其中:商品附加成本指超市的固定资产折旧费、员工工资、产品
仓储费用、产品运输费用、POP促销费用等超市分摊于该商品的费用,:.
可由财务部提供
●售价加成定价法:单位商品价格=(商品进价+商品附加成本)
÷(1-毛利率)
注:另可用根据商品的统一零售价倒扣方式制订价格和根据顾客
需求制订价格(反向定价)。
4、变价管理:
●变价可分:正常变价、促销变价、特价商品变价、时段价格变
更、清仓变价;
●变价前必须做好准确的商品盘点,确保该商品库存的准确;
●变价商品必须有醒目的POP,价格标志明显,已达到吸引顾客
和超市气氛的目的;
●除清仓降价、季节性降价外,其他的降价方式应在降价结束后
的第一时间内恢复原来价格;
●大多数的降价应与供应商协商,共同分担降价成本。
七、初期阶段采购商品明细
采购什么商品,先进社区和社区居民聊、跟店铺的老板聊,多聊
多看多走动就收集了商品信息。
第一种经营模式容易取得商品信息,店铺卖什么,卖哪个品牌、
哪些好卖,我们就采购什么商品。同时我们会咨询店铺的进化渠道和
进货价格。当然店铺开始不一定如实告诉我们进货渠道和进货价,大
多还是需要我们自己去访市场,得到更多更真实的资料信息。只有掌:.
握了更多的资料信息,我们才能跟别人去谈,并恰当的选择供应商。
第二种经常模式商品品录确定,先调查了解当地人们的购买****br/>惯,再了解当地商店卖什么商品,然后结合第一种模式。最后结合公
司现阶段经营商品(主要是生产资料和生活必需品),就得出了商品
名录,以报告形式呈交公司总部审批。
八、采购订货作业流程
:.
九、供应商开发流程:
1、供应商开发流程图
2、与供应商的谈判要点:
●谈判要点:销售分析、利润回顾、促销活动及安排、供货情况、
送货要求、价格分析、付款方式、新货计划、市场信息、季节性销售
计划、竞争情况分析、货品种类发展潜质。(详细请见附件)
●与供应商的谈判技巧:谈判前要有充分的准备;谈判时要精神
焕发,有朝气;尽量与有权决定的人谈判;尽量在配送中心办公室内
谈判;我方应掌握主动;必要时转移话题;尽量以肯定的语气与对方:.
谈话;尽量成为一个倾听者;尽量站在对方的角度,为对方着想;必
要时以退为进;不要草率做出决定;
3、供应商档案的建立
●供应商的档案应包括以下内容:供应商登记表;供应商产品价
格登记表;供应商企业资料;供应商采购合同;供应商洽谈登记表;
供应商顾客投诉登记表;供应商顾客服务登记表;供应商销售业绩分
析表;优秀供应商综合评估加权评分表。
●供应商的档案应该及时登记、整理;供应商的档案应由专人负
责整理、保管,并录入电脑系统保存资料,一段时间整理给综管部。
4、供应商的替换
①经常对供应商的销售情况进行检核,与供应商共同分析销售差
的原因;
②先删除销售差的单品;
③对总体销售差的供应商在双方协商后仍无改进的要及时删除;
④对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除;
⑤对销售额大,单品品种多的供应商要关注,避免其控制超市品
种、价格。
十、积压和滞销商品处理
1、积压商品形成原因:店铺未按采购部单品终止要求及时办理
退货或进行折价处理;采购部的工作失误;供应商未按要求及时取走
退货;其他原因。
2、积压商品:是指在电脑系统中处于停止购进(停止购进超过:.
一个月)或淘汰状态的商品。
3、积压商品其处理方法:
●商品仍可销售:
已无合作供应商:店铺建议折后售价,预估折损金额,并上报采
购部,由采购部最终确定商品销售价格及处理时间。
供应商仍在合作中:店铺上报积压商品库存数量,由采购员协调
退货或换货。
●商品无法销售:按商品报废处理作业流程进行处理。商品报废
造成的损失计入店铺损耗。
4、滞销商品:是指在电脑系统中处于正常状态下的商品,在一
定时限内未动销的商品(百货60天,食品30天)。
5、滞销商品具体处理程序:店铺和采购部核实商品实际到货日
期和是否有恰当的陈列,并确认实际销售的天数。
核实无误后,应采取以下步骤:降低进/售价,如无改善→寻求
供应商支持促销,仍无改善→协调店铺办理退货,寻求新品替换。
6、积压和滞销商品及时正确处理,以降低损耗;分析商品积压
的原因,分清责任,并对责任人进行处罚。
十一、商品质量管理
1、采购部认真执行公司的各项商品质量管理制度、标准和规定,
加强检查,对配送中心商品质量负责。认真学****宣传和执行国家有
关商品标准化、计量、质量方面的法律、法规和规定及地方政府的有
关规定,严格按照公司要求进行商品引进。:.
2、采购员在签订合同前,要求供应上认真、如实地填写“供应
商法规自查备忘录”,并提供合法、有效的法规文件,对商品标识和
标志进行审查确认。对采购合同和有关商品协议进行审查确认。
3、采购负责处理配送中心商品质量的日常事务,配合公司职能
部门处理商品质量问题。定期向质检部报告配送中心商品质量情况。
4、对配送中心商品进行检查,发现有关质量问题,立即封存、
知会物价质检部妥善处理并负责调查有关当事人的责任。
5、商品不合格处理参照相关制度文件,如《不合格商品的处理
办法》等。
十二、采购部门架构、程序文件
1、采购部组织架构:
配送中心
采购部经理
采购专员2人采购跟单1人
2、采购管理系统程序文件:
①采购管理总则和运作流程;
②采购计划与预算管理;
③采购价格管理;
④采购交期管理;:.
⑤采购品质管理;
⑥采购作业管理控制程序;
⑦供应商调查表;
⑧样品标签及样品确认书;
⑨廉政承诺书;
⑩月度采购计划及资金计划等管理制度组成;
注:以上十个程序文件管理制度视实际运作需要增减。
3、人员培训与考核
采购人员应当具有相关职业素质和专业技能,符合公司规定的专
业岗位任职要求。采购部与综管部定期对采购员进行教育和培训;对
采购人员的专业水平、工作实绩和职业道德状况定期进行考核。采购
人员经考核不合格的,不得继续任职。