文档介绍：采购管理办法
XX股份有限公司
第一章总则
第二条本办法所称采购是指采购物资及与采购相关的运输劳务等业务,不包括公司委外加工、委外建筑、委外设备安装。委外加工、委外建筑、设备安装分别按公司《外包业务管理办法》、《工程项目管理制度》的规定执行。
第三条采购业务应当关注下列风险。
(一)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,可能导致生产停滞或资源浪费。
(二)供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,可能产生道德风险和舞弊行为,导致采购物资质次价高。
(三)采购验收不规范,付款审核不严,可能导致物资、资金损失或信用受损。
第四条公司采购业务应遵循以下原则。
(一)统一采购:公司所需各类材料、设备及相关运输劳务统一由公司采购部负责采购,其他人员未经采购部委托不得办理采购业务。
(二)计划采购:根据月度生产计划、维修计划和固定资产更新改造计划,结合库存情况与市场行情编制采购计划,按计划采购,确保供需平衡。
(三)择优采购:公司遵照就近、就优、就低、就快、就长方针,选择供应商,对供货距离近、速度快、性价比高、信用期长的供应商优先安排采购,并根据供应商资质和年度供应情况评价结果,确定下一年度供应商名单。
(四)授权采购:公司对采购人员进行业务授权,做到申购与采购、议价与审价、洽谈与审批、采购与验收、采购与付款、采购与保管等不相容职务分离。
(五)分类管理:根据各类物资消耗量、资金占用量和库容占用量大小,分别采用定期采购和定量采购办法。
第五条公司采购业务的分工如下
(一)采购部负责各类材料、设备及相关运输劳务的采购和采购信息录入。
(二)生产部负责基本生产车间耗用的原辅材料的请购。
(三)设动部负责公司机器设备、修理用备品备件及辅助生产部门耗用的材料物资的请购,并负责设备及主要备品备件的质量检验。
(四)工程部负责工程物资请购和质量检验。
(五)研发中心负责研发用材料物资的请购。
(六)安环部负责安全、劳保、消防、环保材料物资的请购和质量检验。
(七)总经办负责办公设备、文办用具及生活后勤耗材的请购。
(八)品管部负责修订生产用原辅材料和研发用材料的质量标准和检测标准,并负责检验检测。
(九)仓储部负责各类原材料的计量、点数、入库和入库数量的录入。
(十)财务部负责采购业务的单证审核和款项支付。
(十一)审计部负责采购业务的专项审计。
第二章采购计划
第六条生产部根据销售计划编制生产计划,根据生产计划和消耗定额计算主要原、辅材料的需求量,并根据基本生产车间上报的非主要原、辅材料的需求量编制生产用物资请购计划,于每月25日前上报给采购部。
第七条设动部根据年度固定资产投资计划和基本生产车间、辅助生产部门上报的修理计划,编制机器设备、修理用备品备件的请购计划,于每月25日前上报给采购部。
第八条工程部根据生产部、研发中心和总经办上报的房屋、建筑物主干管道及隐蔽工程的报修单和设动部拟定的机器设备安装计划,编制工程物资的请购计划,于每月25日前上报给采购部。
第九条其他各职能部门根据本办法第五条的业务分工,编制物资请购计划,于每月25日前上报给采购部。
第十条编制请购计划时,应列明请购物资的数量、质量或型号规格及到货时间,以便采购部门合理安排采购。
第十一条公司应定期召开资金平衡会,根据采购需求和资金供给两方面情况,以优先保障生产经营活动正常进行为宗旨,合理安排采购资金。
第十二条采购部根据各部门上报的请购计划和仓储部提供的各类物资的库存量,结合库存物资的保险储备、经常储备量,结合财务部能提供的资金量和各类需求的轻重缓急,由计划员负责编制月度采购计划。计划员可兼办审价及合同管理方面的工作。
第十三条生产经营活动中发生的临时、应急采购需求,由各车
间、各部门直接找采购部联系。采购部核实情况后应当尽快采购,确保生产经营需要,财务部应积极配合,确保资金供给。
第三章供应商的筛选和管理
第十四条供应商的筛选
供应商筛选有以下几方面具体指标:
(一)质量指标,包括样品的质量、质量保证体系、物资的优良品率和对质量问题的处理态度、及时性、有效性。
(二)交货能力指标,包括出样的及时性、交货的及时性、扩大供货的潜能、增减订货的应变能力、零星订货保证。
(三)水平指标,包括比价水平、结算方式、信用期长短、保修期长短及发票种类。
(四)技术指标,包括工艺技术的先进性、后续研发能力、产品设计能力、技术问题的整改能力。
(五)合作指标,包括合同履约率、合作年限、售后服务、合作融洽关系。
(六)社会责任指标,供应商在环境保护、资源节约、员工就业