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(一)报价方项目管理能力
1、项目小组成员简介及项目负责人简介
2、报价人的组织架构及能力介绍
运作部
(1)运作部监管职能包括理赔与监督;收集经营信息,掌握市场动态,深入调查研究,为公司决策提供依据。
(2)开拓市场,及时了解新技术、新项目、新思路;对外联络,寻找合作项目,引入资金,开发新的经营市场;对新项目进行可行性分析工作,提交新项目可行性分析报告,并对新项目进行经营策划、投资分析等。
(3)进行企业经营策划、投资策划等方面的工作。
(4)对外联系、联络、接待以及公关工作。
财务部
(1)负责公司日常财务核算,参与公司的经营管理。
(2)根据公司资金运作情况,合理调配资金,确保公司资金正常运转。
(3)搜集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料并进行分析、提出建议,定期向总经理报告。
(4)组织各部门编制收支计划,编制公司的月、季、年度营业计划和财务计划,定期对执行情况进行检查分析。
(5)严格财务管理,加强财务监督,督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律。
(6)负责全公司各项财产的登记、核对、抽查的调拨,按规定计算折旧费用,保证资产的资金来源。
(7)参与公司及各部门对外经济合同的签订工作。
(8)负责公司现有资产管理工作。
(9)货物运输进出帐务及成本处理。外协加工料进出帐务处理及成本计算。各产品成本计算及损益决算。预估成本协助作业及差异分析。
(10)经营报告资料编制。单元成本、标准成本协助建立。效率奖金核算、年度预算资料汇总。
(11)收入有关单据审核及帐务处理。各项费用支付审核及帐务处理。应收帐款帐务处理。总分类帐、日记帐等帐簿处理。财务报表及会计科目明细表。
(12)统一发票自动报缴作业。营利事业所得税核算及申报作业。营、印税冲退作业及事务处理。资金预算作业。财务盘点作业。
(13)会计意见反应及督促。税务及税法研究。
(14)完成领导交办的其它工作。
市场部
(1)市场监管职能包括营销及宣传、企业策划;维护公司业务的秩序及流程(销售制度);规范公司业务的销售行为用来维护公司形象;处理客户的意见及建议完善公司的服务。
(2)开辟新业务的职能,通过对客户信息的搜集整理提出开辟新线路或其它业务的计划上交决策层;通过对现有业务的跟踪分析整理提出优化改造方案等活动。
(3)业务的宣传推广分为新业务和常规业务,常规业务包括广告的形式,发布媒体以及宣传品(礼品赠品)制作等全套,还有促销活动等。新业务包括推广方案的制定,监督执行,及修订。详细包括从什么客户入手由谁来执行,定期检查执行效果,根据效果调整方式等
内容。
(4)宏观市场环境的分析包括同行的优势劣势分析,整个行业的业务发展趋势,目标客户信息的搜集整理并提交,以及其它与公司相关的信息的搜集整理工作。
业务部
(1)部门日常事务管理;
(2)老客户跟进、维护;
(3)新业务开发,报价单制定;
(4)业务员、跟单员管理与培训;
(5)部门业务目标制定及达成跟进;
(6)客户投诉处理及检讨改善跟进;
(7)同运营、调度、客服部门紧密协作,完成客户发货要求;
(8)货物动态跟踪,及时反馈异常状况并协调处理;
(9)其他与业务相关事务处理;
客服中心
(1)严格遵守公司各项规章制度、听从组织服从分配、保守公司机密、工作积极主动、认真、灵活、严谨、创新。
(2)接单:接到电话寻价询问对方公司名称、姓名,最后要求对方留下联系方式,以便今后交流。询问对方产品品名、属于几类、起止地、每次运量是多少、大约什么时间操作、有什么特殊要求,最好要求对方提供产品的MSDS。把对方的需求弄明白之后,根据我们现有的资源,当时能报价的,当时报价,如果当时不能报价的,告诉客户我们需要对产品进行分析,对距离进行测量,稍后给他回电报价,
(根据寻价的情况)无论价格是否有,必须在8小时内回复客户电话。
(3)下单:将客户要求,和注意事项在内部委单上写清楚,转交到单证那里。
(4)信息录入:将明细录入表格中,方便查找每天的货量做成报表。
(5)跟踪:每天查看调度发布的跟踪表,将信息告诉客户。异常处理,若有异常情况要第一时间向上级反馈,自己能处理的自己处理,处理不了的一定要反映。
(6)单据管理:每月将回单整理好给客户,客户不要的我司保留好,行车单整理,发货单将客户的发货日期排好,其它单据整理对账:每月跟单证对好明细,在跟客户对账,确认好费用后第一时间开票。应收款:每月配合财务跟客户确认未收款
(7)接听客户电话来访:每天不管是何人来电,都应做好相应的记录,并在5分钟之内回复客户。并进行顾客满意程度的统计分析工作、客户档案时时更新、每月运作统计分析。
调度部
(1)调度和使用汽车运输货物人员,必须掌握货物运输的法律法规和安全作业的要求,掌握监督、检查及违章处罚的有关规定。
(2)调度应以货物配送计划指导车辆运营调配,准确掌握货物性质、流量、路线、运输注意事项、车辆安全状况及司机的身体状况、心理状况和驾驶技术。
(3)调度应熟练掌握调度的安全程序,严格用车管理规定,以全局观念调度车辆,公正、公平、合理、不徇私情、大公无私。
(4)调度应根据货物性质,灵活调度车辆,合理调配运营车辆的运行时间和运行路线,千方百计提高车辆安全周转率。
(5)调度应对各种车辆的耗油应随时掌握,确定百公里的耗油指标,实行节约有奖,超额受罚的办法。
(6)协助司机解决突发事件,并做好相关记录。
(7)负责运输成本分析与控制。
(8)调度应全面的配合执行上级领导交给的各项任务。
劳资人事部
(1)贯彻执行国家有关法规、政策,负责公司的企业策划、文秘、接待、档案、教育培训、效能监察与绩效考核、人事劳资、安全保卫、生活后勤等工作,并拟定相关工作管理规章制度。
(2)负责公司工作方针目标的制定。负责起草工作报告、工作总结、会议决议及其他综合性材料。
(3)负责公司企业管理策划、企业形象和文化的设计和宣传,对公司在生产经营工作中的典型经验和存在的问题进行收集整理,并向总经理报告。
(4)负责公司文件(除技术文件)的分类、编号、打印、校对、复印、盖章、分发、回收、归档、修订及换版等管理工作。为公司生产经营活动提供法律咨询,提供国家法律、法规等有关资料。
(5)负责员工满意度调查和整理分析,提出改进意见并组织实施。
负责建立公司内部的调解机制,调解各类民事纠纷,维护员工的合法权益。
(6)负责组织召开经理办公会、中层干部例会和公司主办的其他专业性会议。做好会前准备、会议记录、会议决议等各项工作,并监督、检查会议决议的执行情况,及时向总经理汇报。
(7)负责检查和落实公司所布置的各项工作,实行效能监察,督促各部门按规定要求完成,并将效能监察情况及时向总经理报告和进行考核。
(8)负责外单位人员来公司业务联系和参观的接待,严格管理和正确使用公司印章、介绍信及各种有关证明。
(9)根据公司中长期发展规划和目标,负责制定公司中长期人才发展规划,多渠道发现、招聘和培养人才,并建立一套科学的人力资源评估机制,不断满足公司发展的需要。
(10)负责制定公司员工培训计划和培训管理工作,对各单位的培训计划进行审核、汇总,并对计划的落实进行检查、考核,对培训效果进行评估。
(11)负责公司组织机构的设置和定编定员工作,划分各职能部门的职责,组织制定和汇编企业管理标准。根据各部门的用人申请和岗位素质要求,提出年(季)度用人计划,报总经理批准后执行。
(12)负责员工的招聘工作,并对员工的试用、聘用、定级、晋级、转岗等工作组织考试、考核工作,建立员工档案。
(13)负责组织制定、修改、汇编公司内部的激励机制及绩效考核办法,把质量责任作为激励机制的主要内容严格进行考核。汇总公司各部门年/季/月度绩效(质量)指标完成情况,主持月/季度绩效
考核的考评会议,将考核结果报总经理批准后执行。
(14)负责公司的考勤管理和劳动纪律的检查和考核,负责员工工作证(胸卡)的发放及公司临时工出入证发放工作。
(15)负责公司的信息化管理和档案管理工作,制定安全保护和保密制度,并对制度的执行情况进行检查、督促和落实。
(16)负责公司级数据的收集和整理,定期组织经济活动分析会议,提出综合经济活动报告,进行绩效考核与分析并向总经理汇报。负责公司员工激励办法的制定,提出对优秀员工的奖励办法和对违纪员工的处罚意见。坚持以人为本的管理理念,让员工充分展现自己的聪明才智,调动员工的积极性。
(17)负责公司持续改进工作的管理工作。
(18)负责公司安全保卫、职业健康、工伤管理、生活后勤等工作,管理好员工食堂和员工宿舍,努力创造一个文明、卫生、活泼、和谐的社会大家庭。
(19)负责按照ISO/TS16949质量管理体系和ISO14001环境管理体系的要求,建立健全综合管理部各项工作的工作程序、工作质量标准,贯彻执行公司质量方针,努力实现公司质量目标。
(20)完成公司领导临时交办的工作。
仓储部
(1)对库存物料进行妥善保管,保证物料堆放整齐,不混杂,不变质,有明确的名称,存放地和收发卡记录实物量。
(2)对物料实施“先进先出”式的管理方法。入库颜色按春夏秋乘冬四种颜色警示。
(3)区分不同出入库方式,对合同出库,套料出库,生产领用,采购入库等各种情况记录出入库凭证,保证凭单出入库,按凭证入帐。
(4)对出入库的物料进行数量和质量上的核查,对待测物料开具检测单转交品管部进行检测,不检测合格的不能入库。
(5)进行每月一次的月底盘存工作,核查帐、卡、物是否相符,发现问题及时向财务部汇报并查明原因。
(6)对仓库进行定期清理,针对死存、库存过大或过少的情况向订单处理部及时反映,使库存趋于合理,根据周转时间,设谿合理时间段采用红黄牌报警。
(7)每月末配合财务部进行盘点,盘盈盘亏及时查明原因,并拿出处理意见交总经理。
(8)对出入库单的填写要求有明确的物料来源(供应商)、去向(用户)及其他标注,保存完整的出入库凭证。
(9)外借产品返回时,其包装及附件必须符合出厂标准,外观整洁干净,且必须经产品检测部门测试,恢复至出厂状态,并附检验报告,合格者入好品库。不合格时追究借货人责任,若确定人为损坏则必须照价赔偿,并给予批评教育。
(10)设立样品专柜,保存用于外协批量生产的样品,每种产品至少需保存样品一块,贴“样品”标签,并有质量部人员加贴的“合格”标志及签字。每批次PCB板入库时,应及时通知质量部组织样品制作及进行测试。