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所谓SOP,是StandardOperationProcedure三个单词中首
字母的大写,即标准作业程序(标准操作程序),就是将某一事件
的标准操作步骤和要求以一致的格式描绘出来,用来指导和规范
平常的工作。
SOP的精华,就是将细节进行量化,用更平常的话来说,SOP就是对某一程序中的重点控制点进行细化和量化。
SOP的特点
从对SOP的上述基本界定来看,SOP拥有以下一些内在的特
征:
SOP是一种程序。SOP是对一个过程的描绘,不是一个结果的描绘。同时,SOP又不是制度,也不是表单,是流程下边某个程序中关控制点怎样来规范的程序。
SOP是一种作业程序。SOP首是一种操作层面的程序,是实实在在的,详细可操作的,不是理念层次上的东西。假如联合
ISO9000系统的标准,SOP是属于三阶文件,即作业性文件。
SOP是一种标准的作业程序。所谓标准,在这里有最优化的
见解,即不是随意写出来的操作程序都能够称做SOP,而必定
是经过不停实践总结出来的在目前条件下能够实现的最优化的
操作程序设计。说得更平常一些,所谓的标准,就是尽可能地将有关操作步骤进行细化、量化和优化,细化、量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。
SOP不是单个的,是一个系统。固然我们能够独自地定义每一个SOP,但真实从公司管理来看,SOP不能够能但是单个的,必定是一个整体和系统,也是公司不能够或缺的。余世维在他的讲座中也特别提到:一个公司要有两本书,一本书是红皮书,是公
司的策略,即作战指导大纲;另一本书是蓝皮书,即SOP,标准作业程序,并且这个标准作业程序必定是要做到细化和量化。
SOP的作用
将公司累积下来的技术﹑经验,记录在标准文件中,免得因技术人员的流动而使技术流失;
使操作人员经很短期培训,迅速掌握较为先进合理的操作技
术;
依据作业标准,易于追究不良品产生之原由;
建立优秀的生产形象,获得客户相信与满意。
是贯彻ISO精神核心(说,写,做一致)之详细表现,实现生产管理规范化、生产流程条理化、标准化、形象化、简单化。
是公司最基本﹑最有效的管理工具和技术数据。
SOP的格式
1、明确职责:包含负责者、制定者、判断者、赞成者。
2、格式:
每页SOP页眉处注明“标准操作规程”字样;
制定SOP单位全称;
反应当份SOP属性的编码、总页数、所在页码;
正确反应当项目SOP业务的详细题目;
反应当项SOP主题的重点词,以利计算机检索;
简述该份SOP的目的、背景知识和原理等;
主体内容:详细内容简单明确,可操作性强,以能使具备专业知识和受过培训的工作人员理解和掌握为原则;
列出制定该份SOP的主要参照文件;
每份SOP的脚注处有负责者、制定者、判断者、赞成者的署名和签订日期;
注明该份SOP的奏效日期。
为何公司要做SOP
公司做SOP的目的和意义,从公司的根本目的来看,但是是为了提升管理营运能力,使公司获得更大的效益。从略微细化的角度,我们能够从以下两个方面来进行简单的分析。
为了提升公司的运转效率
因为公司的平常工作有两个基本的特点,一是很多岗位的人员常常会发生改动,二是一些平常的工作的基本作业程序对比较较坚固。不同样的人,因为不同样的成长经历、性格、学问和经验,可能做事情的方式和步骤各不同样。即便做事的方式和步骤有同样,但做每件事的标准和度仍会有一些差别,比方说,我们常常会在一些窗口行业看到“浅笑服务”,他们的经理人员和上司也会对职工有这样的要求,但终归什么是浅笑,可能每个人都会有不同样的理解。而关于客户来说,他希望获得的是确的确实的浅笑,
且从每一位职工那里获得的感觉也应当是大概上同样的。所以,
我们就能够经过SOP的方式将浅笑进行量化,比方说“露出8颗牙齿”就是浅笑。这样就将细节进行量化和规范了。
同时,因为SOP自己也是在实践操作中不停进行总结、优
化和圆满的产物,在这一过程中累积了很多人的共同智慧,所以对比较较优化,能提升做事情的效率。经过每个SOP对相应工
作的效率的提升,公司经过整体SOP系统必定会提升整体的运转效率。
为了提升公司的运转见效
因为SOP是对每个作业程序的控制点操作的优化,这样每位职工都能够依据SOP的有关规定来做事,就不会出现大的失误。即便出现失误也能够很快地经过SOP加以检查发现问题,并加以改良。同时,有了SOP,保证了我们平常工作的连续性和有关知识的累积,也无形中为公司节俭了一些管理投入成本。
特别是在此刻经济全世界化、竞争全世界化的知识经济时代,更是这样。从每一个公司的经营见效来看,重点的竞争优势在于成本最低或差别化。关于同样条件的竞争公司来看,差别化常常不是在硬件,而是在软件。软件的差别化又常常不是在大的战略方面,
而是在详细的细节。细节的差别化不表此刻理解上,而表此刻可否将这些细节进行量化,也即细节决定成败。所以,从这个意义上来看,SOP关于提升公司的运转见效也是有特别好的促使作用。
怎样做SOP
做SOP的方式可能基本不同样的管理模式和管理方式,会有必定的差别。从国瑞公司的实质状况来看,我们大概上能够按以下几个步骤来进行:
先做流程和程序。依据公司对SOP的分类,各有关职
能部门应第一将相应的主流程图做出来,此后依据主流程图做出相应的子流程图,并依据每一子流程做出相应的程序。在每一程
序中,确立有哪些控制点,哪些控制点应当需要做SOP,哪些
控制点不需要做SOP,哪些控制点是能够合起来做一个SOP的,包含每一个分类,都应当考虑清楚,并制定出来。
确立每一个需要做SOP的工作的履行步骤。关于在程序中确立需要做SOP的控制点,应先将相应的履行步骤列出来。履行步骤的区分应有一致的标准,如准时间的先后次序来区分。
假如对履行步骤没有掌握,要实时和更专业的人员去交流和交流,先把这些阻拦打扫去。
套用公司模板,制定SOP。在这些问题都搞清楚的前提下,能够着手编写SOP了。依据公司的模板在编写SOP时,
不要改动模板上的设置;关于一些SOP,可能除了一些文字描绘外,还能够增添一些图片或其余图例,目的就是能将步骤中某些细节进行形象化和量化。
专心去做,才能把SOP做好。因为编写SOP自己是一
个比较繁琐的工作,常常很简单让人产生无聊感觉,但SOP这
项工作关于公司来说又特别重要,公司在这方面也准备进行必需
的投放,特别是从时间用2到3年的时间来保证,所以我们必
然专心去做,不然不会获得真实好的见效,甚至走到形式主义的
负面去了。正象一位劳模所说,“仔细做事只好把事情做对,用
心做事才能把事情做好”,并用这句话和大家共勉。