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第一章 总 那么
第一条 为加强农村商业银行〔以下简称“本行〞〕对账工作管理,保障本行及客户资金平安,提升对账风险防范水平和对账效率,根据?江苏省农村信用社对账管理工作指导意见?、?江苏省农村信用社长期不动账户管理方法?等相关规定,结合本行实际,特制定本方法。
第二条 本方法适用于本行各管理部门和各支行、营业部〔以下简称“支行〞〕与客户及金融机构之间的对账工作管理。
第三条 本方法所称对账,是指客户与本行就某一具体日期双方结算账户的账面余额,或以某一时段内双方结算账户明细发生额进行核对的工作。
第四条 本行对账工作坚持“质量为先,风险为重,效率第一〞的指导思想,并遵循以下原那么:
〔一〕真实性原那么:对账结果真实反映会计核算、业务过程和处理结果的信息。
〔二〕及时性原那么:在规定时间内发送对账单,协助和催促客户在规定时间内进行对账,并反应对账结果。
〔三〕风险重要性原那么:利用对账系统数据分析,实现风险账户分类,对余额较大,风险系统较高的重点账户,从对账方式、对账频率及对账后续工作等方面进行重点管理和效劳。
〔四〕独立性原那么:对账机构设置与业务经办部门、基层网点别离。按照岗位不相容要求,不得由业务经办、复核人员进行对账工作,应换人核对。
〔五〕动态性原那么:结算账户存续期间对账数据上下衔接,对账工作应连续、周期性进行。
〔六〕合作原那么:对账工作应上下联动,各基层网点及总行相关部门应相互配合、相互监督、共同负责。
第二章 职责与权限
第五条 财务会计部对账管理工作职责包括但不限于以下内容:
〔一〕负责制订本行对账工作管理方法、各岗位责任制及考核方法;
〔二〕负责制订对账工作方案和措施,组织和协调全行的对账工作;
〔三〕对辖内对账工作进行管理、监督,对各基层网点及各对账岗位人员的工作业绩进行考核。
第六条 本行设立对账中心,隶属于财务会计部。其职责包括但不限于以下内容:
〔一〕负责组织实施对账工作正常有序开展,确保本行对账工作质量;
〔二〕负责打印、封装纸质对账单,对收回的对账回执进行扫描、验印、核对、对账单回执识别,对对账协议、对账单据回执等对账资料进行整理、保管归档;进行对账统计,对对账不符的进行重新核对;
〔三〕负责向客户发送电子对账信息和电子对账全过程的跟踪;
〔四〕做好客户对账回访,了解客户对账需求;
〔五〕每季度终了后30日内向财务会计部书面上报对账工作情况报告及工作总结,总结内容包括对账工作开展情况、对账单据回执收回率、存在的问题、工作措施与建议等;
〔六〕遇有对账工作中发现的重大问题及异常情况,按内部控制流程向财务会计部报告;
〔七〕揭示对账过程中发现的违规违纪问题,并提出加强经营管理的建议。
第七条 对账中心岗位设置及职责包括但不限于以下内容:
〔一〕对账中心负责人。
、对账系统的日常维护;
;
、电子对账数据发送收回、纸质对账单的打印、封装后交专职对账员发放;
,做好数据资料的保密工作;
。
〔二〕对账中心专职对账人员。
,根据分工片及工作安排和账务核对操作流程开展对账工作,对所有对账内容、事项和结果签字确认,并对其真实性负责;
、收回、拆封;
、余额的手工核对;
;
;
、对账单据回执等资料进行整理、登记归档和保管;
、检查并形成对账报告,由参加核对人员签字确认后上报;
、如实地向总行反映,并注意保密,对发现的严重违规及案件线索,应在第一时间向总行主要领导报告;
9、对每季、年度对账工作开展情况、发现的存在问题、对账过程中遇到的难点等进行总结和分析,提出建议和意见,形成书面工作总结上报。
第八条 支行对账管理职责包括但不限于以下内容:
〔一〕与客户商定对账方式、签订对账协议,留存客户印鉴;
〔二〕按照对账系统的要求,及时、准确、完整将新增客户信息〔邮寄地址、、联系人、联系方式等相关信息〕、客户变更信息、对账协议以及预留印鉴及时报对账中心,并按要求填写对账信息登记表,做好交接手续;
〔三〕负责处理辖内对账客户的对账查询,及时打印账户明细对账单〔分户账页〕;处理未达账项的查询、查复;对逾期未收到对账单回执信息的单位进行催收;
〔四〕在对账管理系统中对所有公司类贷款的邮寄地址、、联系人、联系等信息进行维护;
〔五〕配合对账中心做好面对面对账工作,协助对账中心发送、回收对账单据与回执,对逾期未收回的对账单据回执进行催收;
〔六〕配合对账中心处理对账过程中发现的异常情况;
〔七〕对未与对账中心签订对账协议的账户按对账管理要求开展对账;
〔八〕向客户做好电子对账的宣传、推广工作。
第九条 支行兼职对账员职责包括但不限于以下内容:支行均配备一名兼职对账员,由主出纳柜员兼任。兼职对账员需配合专职对账员及时完成每期对账工作,与专职对账员共同实施面对面对账,及时向对账中心反应对账情况,遇异常情况必须立即向对账中心进行汇报。
第十条 信息科技部门职责包括但不限于以下内容:
〔一〕根据对账要求,及时提供业务数据;
〔二〕负责对账管理系统各类硬件设备的运行、维护。
第十一条 审计稽核部门职责包括但不限于以下内容:
负责定期开展对账情况的检查,检查涵盖对账工作的组织分工、对账过程的制度执行、对账的具体范围、对账频率、不符账项的处理、对账资料的收回与保管等内容。
第三章 内容与要求
第一节 对账管理模式
第十二条 本行对账工作按照分级组织、集中开展、专业运作、协调配合的方式,统一管理、集中实施。
第十二条 对账中心实行对账员分片包干责任制,分片区每年轮换一次。
第十三条 本行对账模式按照客户可分为以下几种:
〔一〕客户在各支行开立的单位存款账户、贷款账户、保证金账户等客户账的核对。
〔二〕本行与其他金融机构之间的同业资金账户核对。
〔三〕本行系统内上、下级行之间的行内往来资金账户的核对。
第二节 对账内容
第十四条 对账中心根据账户性质、账户余额、发生额、发生频率等数据,对账户进行分类,根据账户的不同类别,分别将账户的对账方式设置为银行上门面对面、委托外包对帐和电子对帐。具体的将各类账户的分类标准及对账规那么设置明确如下:
帐户分类
分类标准
对帐周期
对账要求
大额账户
月末存款余额大于100〔含〕万元单位结算账户
按月对账
银行面对面对账,对账率100%
财政预算类账户
账户性质为财政预算拨款类结算账户
按月对账
银行面对面对账,对账率100%
企业网银动户
开办企业网银且在对账周期发生业务的单位结算账户
按月对账
采用委托对账、电子对账等方式,对账率100%
金融往来账户
包括同业存放、同业拆借、存放同业、拆借同业账户
按月对账
银行面对面对账,对账率100%
单位定期存款账户、保证金类账户
单位定期存款账户及客户按约定存放我行保证金存款账户
按季对账
银行面对面对账,对账率100%
其他支票类存款账户
在对账周期发生业务的支票类单位结算账户
按月对账
采用委托对账、电子对账等方式,对账率100%
其他存折类存款账户
在对账周期发生业务的存折类单位结算账户
按年对账
采用委托对账、电子对账等方式,对账率100%
贷款帐户
上月月末贷款余额100万元〔含〕以上的应计贷款账户
按季对帐
银行面对面对账每年不少于2次,通过委托对账、电子对账2次。
上月月末贷款余额100万元以下的应计对公贷款账户
按季对帐
采用委托对账、电子对账等方式,对账率100%
应计类个人贷款账户
该笔贷款发放次月
通过录音对帐
预警帐户
新开单位结算帐户、长期不发生业务突然频繁发生业务、频繁取现等帐户
异常业务发生次月
银行面对面对账,对账率100%
睡眠帐户
“长期不动户〞、非应计贷款账户
不对帐
非应计贷款由各营业机构按贷后管理的相关规定,发放催收通知单。
第三节 对账对象
第十五条 新开单位结算账户且发生账务性流水、长期不动户重新启用的,对账中心根据对账系统预警信息,于次月对此账户进行面对面对账。
第十六条 系统内往来对账,是指本行系统内上、下级行之间各种资金往来的对账。
第十七条 系统内往来账户由事后监督中心风险预警系统每日对上个工作日的账务自动进行核对、监督。对账中心应按月打印对账单进行面对面对账
第十八条 系统内往来对账不符的,对账中心要会同支行会计主管〔或负责人〕查明原因,及时处理,并在系统内往来余额核对表上注明过失原因及处理结果。
第十九条 系统内往来对账,要严格坚持双人核对、互相监督的原那么。
第二十条 系统内往来对账回执,对账中心及各支行要专夹保管,定期装订。
第二十一条 同业存放款项对账。由对账中心按月发放对账单,以面对面对账方式与其他金融机构进行对账。
第二十二条 投资款项对账。开展规划部按季从国债系统中打印一式三份长期投资明细账,加盖部门印章后交财务会计部,财务会计部通过财务管理系统导出季末现券明细清单,与清算中心实物单据及开展规划部提供长期投资明细账进行核对,核对后加盖本部门印章,核对结果开展规划部、清算中心、对账中心各留存一份。
第二十三条 存放款项的账单回执由清算中心、对账中心专夹保管。
第四节 对账方式及周期
第二十四条 对账方式。本行根据实际情况或管理需要,采取电子对账、委托对账及银行上门面对面对账等方式进行周期性对账。
〔一〕电子对账是指根据与客户签订的电子对账效劳协议,通过对账系统,由对账中心按期发送电子对账信息,客户通过网银、彩信、短信的形式进行确认回复,对未回复和对账结果不符的客户进行再核对的对账方式。
〔二〕本方法所称纸质对账,是指针对客户需求,发送纸质对账单,适用于财政性存款客户、有纸质对账需求的对公结算账户客户、内部往来等账户的核对。
〔三〕面对面对账是指由本行专〔兼〕职对账人员负责发放和回收回执的对账方式,面对面对账的,必须坚持双人办理,由专〔兼〕职对账人员与委托方对账人员共同负责。
〔四〕委托对账是指对账单通过委托第三方发放,并由第三方负责在规定时间内收回对账回执的对账方式。
〔五〕未与对账中心签订对账协议或未将对账协议送交对账中心的账户,由对账中心打印对账单,开户机构兼职对账人员按对账要求进行对账。对账回执在每月20日前送对账中心,并做好相应的交接手续。
第二十五条 对账周期。在账户分类的根底上,针对不同类型的账户采取不同的对账周期。
〔一〕单位结算支票账户按月进行对账,当月无发生额,不进行对账;系统内往来账户按月对账;同业存放款项账户按月进行对账。单位结算存折账户按年对账,确保对账率100%。
〔二〕单位定期账户、保证金账户按季进行对账;睡眠账户、非应计贷款账户原那么上不再进行对账,假设发生,那么次月对账。公司类应计贷款账户按季进行对账。
〔三〕当年无成功对账记录的账户,年末必须进行一次面对面对账。
第五节 对账事项要求
第二十六条 本行对账工作内容主要包括:签订对账协议、发送及接收对账信息〔纸质对账信息、电子对账信息〕,处理对账结果,保管对账单及客户回执等。
〔一〕与存款人签订对账协议,明确双方的权利、义务与责任,约定对账周期,明确对账方式。
〔二〕电子对账是指通过对账管理系统对综合业务系统数据进行采集分类,根据对账协议要求,以彩信、短信、网银对账方式与客户传递、收集对账信息。
〔三〕发出的纸质对账单据,本行要加盖对账专用章。
〔四〕收回的纸质对账单据回执,存款人应加盖全套预留本行印鉴,上门对账人员应加盖“已面对面对账〞戳记及对账人员印章。
〔五〕上门对账人员必须保证双人,严禁一人上门与客户对账。
第二十七条 纸质对账
〔一〕发出的对账单,必须由对账中心打印封装,禁止手工填制的对账单。
〔二〕纸质对账单应在每月〔季〕末后的5个工作日〔遇节假日顺延〕内制作完成。面对面对账单回执原那么上应在当月全部收回,委托对账单回执原那么上应在当月20日内收回。
〔三〕对账单据丧失的,专职对账员要查明原因,由中心负责人补制对账单,审核后重新发送。
〔四〕因账户信息不准确、预留号错误等原因造成对账信息无法送达或被退回的,对账中心专职对账员应及时反应各支行。各支行兼职对账员要在2个工作日内查找原因,完成账户信息的核实工作,填写对账信息变更申请。专职对账员应及时按照对账信息变更申请,更改对账登记信息,在5日内重新发起对账。
第二十八条 对账回执管理。面对面对账的对账单据回执收回率原那么上应到达100%,未能回执的,必须逐户说明原因,提交对账中心处理;全部对账账户回执率原那么上应到达95%以上。对按月对账〔连续三期〕、按季对账〔连续二期〕未返回对账回执的,对账中心应进行上门对账,查明原因,确保对账率100%。
第二十九条 对账回收率及覆盖率的计算方法。对账回收率、对账覆盖率由对账系统按照考核期自动计算生成。
〔一〕对账回收率是指考核期内已收回对账回执与应对账户发放的余额对账单的比例。
〔二〕对账覆盖率是指年度内已对账户数与应对账户数的比率。
〔三〕按月对账的账户每年应发放12次;按季对账的账户每年应发放4次。年底计算年对账覆盖率,年综合对账覆盖率要求到达100%。
第四章 对账流程
第三十条 对账中心对账流程
〔一〕对账数据的提取及对账单据的输出。对账中心负责人根据对账周期或管理要求,设置对账参数,每月1-3号〔节假日顺延〕从综合业务系统采集对账数据及客户信息,对电子对账签约账户发送对账彩信,对需提供纸质对账单客户打印对账单,并进行封装。
〔二〕对账单据的发送。中心负责人将打印封装后的对账单分发至各片区的专职对账员。专职对账员根据各自对账范围,将未签约账户对账单移交各支行〔营业部〕兼职对账人员。相关交接必须按规定出具发出对账单明细清单,并进行签收。面对面对账单根据片区,由各专〔兼〕职对账人员与委托方对账人员共同负责投放。
〔三〕彩信对账信息发送2日后未收到客户回复,对账中心进行短信提醒及跟踪催促效劳,一周后对未回复客户打印纸质对账单,由委托方对账人员进行纸质对账并查明未回复原因。
纸质对账单据信件的收回。面对面对账单回执由各专职对账员负责收回,委托对账单由委托方对账人员集中收回交各专职对账员,未签约客户对账单由各支行〔营业部〕兼职对账人员集中收回后交各专职对账员。
〔四〕收回的纸质对账回执由专职对账员按分工片区进行清分、拆封,对照发出对账单清单进行核对、销账,统计收回、退件、丧失信件等情况,将对账回执按机构整理后连同收回清单交对账中心负责人。
〔五〕对账单据回执的审核。收回的对账单回执于每月18日前交对账系统扫描,并通过对账系统进行集中审核,对账单回执的审核应于收回后5个工作日内完成。审核内容包括印鉴的审核和账户余额及发生额是否相符的审核。系统审核未通过的,返还由专职对账人员进行手工核对。
〔六〕对账余额或发生额不符的处理。经未达账项调整后仍对账不符的,专职对账员应与兼职对账员共同与客户进行面对面对账,查找原因,及时处理,直至核对相符,同时详细登记处理情况,形成书面报告,上报对账中心负责人。未达账再处理的对账回执应在5日内完成对账。
〔七〕对印鉴不符的处理。系统审核后与预留印鉴不符的,由专职对账员进行手工核对。手工核对仍然不符的,由专职对账员与兼职对账员共同与客户进行面对面对账,并及时登记处理情况,遇有问题及时以书面形式上报。
〔八〕档案管理。对账中心负责人对账员按分工片区将对账单回执按机构进行整理、封装,按季进行归档,并按照会计档案管理要求保管。
第五章 对账管理监督
第三十一条 各支行要严格履行对账工作职责,切实加强对账工作和兼职对账人员的管理,认真处理好各项对账工作,并积极协助对账中心解决对账过程中发现的问题。
第三十二条 对账中心要认真组织开展好全行对账工作,确保本行对账工作质量;定期反映和通报对账工作情况,针对工作中发现的问题,及时向管理部门反映;及时发现本行经营和内控管理方面的漏洞,提出有效防范措施。
对账人员在对账过程中,发现重大问题或存在风险隐患的,不得与开户网点和经办人员联系,应及时报告对账中心负责人,由负责人按规定程序报告。
第三十三条 稽核部要建立健全对账稽核制度,将客户对账工作列入审计检查的范围,充分揭示对账工作存在的问题、风险隐患以及对账的“盲区〞,对对账工作的审计检查每年应不少于一次,并将对账检查结果向行长室报告。
第三十四条 财务会计部作为对账管理的条线部门,要不定期对对账中心和基层网点对账的情况进行监督和检查,加强对账质量、数量及未达账项的处理情况的核查,对网点和对账中心反映的问题,应及时向行领导汇报,并提出完善相关管理措施的建议意见;同时要做好指导和协调工作,促进对账工作正常有序开展。
第三十五条 对账工作定期报告制度。对账中心在对账工作中发现的重大问题及异常情况,应在第一时间报告。在每月后10日、每季后30日内向分管行长、管理部门上报上月和上季度的?对账工作情况报告?。报告内容包括但不限于以下内容:
〔一〕对账工作的根本情况、工作进度、重点账户变动情况、对账单发出收回情况等;
〔二〕发现的过失、事故、风险隐患、案件苗头情况〔包括:笔数、金额、案情〕;
〔三〕未达账项的处理情况〔包括:未达账项的笔数、金额、查清处理情况等〕、印鉴核对处理情况、退件处理情况等;
〔四〕对账工作取得的效果以及存在的问题、工作措施以及建议等。
第六章 罚那么
第三十六条 本行制订对账工作考核方法,对各支行对账人员及总行专职对账员进行考核。
第三十七条 有以下情形之一,影响全行正常开展对账工作的,根据对账工作考核方法相关规定,给予直接责任人一定的经济处分,并予以通报批评:
〔一〕没有与客户签订对账协议或对账协议上的对账信息与实际不符的;
〔二〕未及时维护客户信息或信息维护不正确,导致对账中心未能按期进行对账的;
〔三〕由于客户信息收集、维护有误,导致对账单生成、发送错误的;
〔四〕对账中发现问题或对账不符处理不及时的;
〔五〕对账人员不认真执行规章制度,出现对账单据回执收回率低,收回的对账单据回执加盖印鉴与预留印鉴不符,档案管理混乱的;
〔六〕对账人员未坚持面对面对账,而委托他人〔特别是柜员经办人员〕进行对账的;