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平板电脑的消失转变了董事会会议室里纸张成堆的现象。除了特地为董事会会议供应数字化解决方案的公司应运而生外,一些机构也开头推出虚拟会议室,然而将市场敏感信息放置在数字平台和设备上,安全隐患如影随行。
以前,假如有人说“旅途比到达目的地更欢乐”,格哈德·洛奇曼(GerhardRoggeman)绝不会同意。作为多家跨国企业的董事,洛奇曼的大局部工作时间都在旅途中度过,并且多数旅途都因厚重的董事会议文件而不堪重负。很多企业高管和公司秘书都有类似的负担,一家在伦敦上市的公司最近更是夸大:它不得不用直升飞机把纸质文件运送到一位住在澳大利亚沿海岛屿上的董事那里。
然而,自2023年苹果公司的iPad宣告平板电脑时代到来后,说服董事们使用便携式数码设备已经越来越简单—这些董事中,许多人之前都不太本电脑。“这是技术上的巨大进步,”洛奇曼说。现在他使用iPad来参与Resolution和德意志交易所(DeutscheB??rse)两家公司的董事会会议,“它的确给我的工作带来了便利”。
随着董事们将一叠一叠的文件换成平板电脑,沉闷的、堆满纸张的会议室正越来越像科幻电影中的场景。
据数字化解决方案公司Diligent介绍,它的客户中许多都在董事会会议中使用iPad,其中包括20家富时100指数成分股公司。这些平板电脑都配备了特定应用程序,以便将董事会纸质文件整合成电子文档。
询问公司艾迪斯-贝茨(Edis-BatesAssociates)2023年调查了150家在伦敦上市的公司,结果显示,其中40%都在使用电子方式来分发董事会文件。“一个巨大、快速的变化正在消失。”该公司询问师乔恩·艾迪斯-贝茨说。
“iPad是一个真正的触发器。”保险公司标准人寿(StandardLife)的公司秘书保罗·麦肯纳(PaulMcKenna)说。该公司自2023年9月以来始终在使用虚拟的iPad董事会文件。这一做法是其董事之一威廉·布莱克(WilliamBlack)推举的,后者在加拿大银行(BankofCanada)就始终在使用自己的iPad参与董事会会议。从那时起,标准人寿已在世界各地4个董事会级别和43个委员会级别的会议室配置了该种设备。
Lonmin公司是一家铂金生产商,也是富时250指数成分股之一,它从2023年就开头考虑数字化解决方案,但直到2023年董事会才正式在会议中使用数字化文件。“平板电脑里有着太多的空间。”Lonmin的公司秘书罗布·贝尔曼(RobBellman)回忆起首次全数字化董事会会议的情形时说,“纸张成堆的现象一去不复返。”
另一些人则认为,董事会会议利用平板电脑功能的意义远不止于节约空间和省却文书工作。“这项技术的潜力在于,它可以帮忙董事会更好地了解公司,”洛桑国际治理学院(IMD)金融学教授迪迪埃·科森(DidierCossin)表示,目前这些设备只是以静态的方式使用,而不是作为一种治理和萃取信息的工具。“现在只是用于公布文件,我不认为这是该类技术最好的应用。”
哈佛商学院教授大卫·约菲(DavidYoffie)表示,他同样疑心采纳平板电脑和虚拟董事会文件的做法,是否能从根本上转变董事会会议的运作方式。“当人们找到了利用该类技术的方法时,真正的变化才会消失,但今日,它只是一款电子阅读器,至少在我任职的董事会中是这样,并没有真正为董事会会议室带来转变。”这种转变的发生需要一些时间。他同时还指出了一个可能的缺陷:用于数字设备的董事会文件往往比纸质材料更加冗长,由于后者会考虑到空间和重量的限制问题。
“随着新版iPad的消失,董事们面对的文件泛滥成灾,这在公司治理方面可能特别低效,由于你可以用大量的文件战胜他们。”科森教授说。
特地为董事会会议供应数字化解决方案的公司也越来越多。这其中包括总部位于加州的BoardVantage、Diligent和Projectplace。此外,纳斯达克OMX、Computershare、特许秘书及行政人员协会、Perivan和汤森路透等机构也纷纷为它们的客户推出了虚拟会议室应用程序。
Diligent为企业供应一款iPad应用程序和软件,帮忙企业编制虚拟董事会文件。2023年第四季度,该公司数字化软件的授权费用收入增长到600万美元,远高于2023年的50万美元。“在英国,我们在2023年下半年到达了这个临界点,”公司经理西蒙·斯茂(SimonSmall)说,“由于iPad已经推出满一年,它在很大程度上已成为企业界的一个话题。”
DirectorsDesk是一家美国公司,2023年被纳斯达克OMX收购,现有2万名用户。该公司为纳斯达克上市公司供应一个网上平台,供它们上传文件,用于在董事会成员和经理人之间共享。然而其进展之路并非一帆风顺。2023年它遭黑客攻击,导致好几家《财宝》500强企业受到拖累。目前美国联邦调查局和国家安全局正在调查这次攻击。这凸显了企业将市场敏感信息放置在数字平台和设备上的重大隐患。
在网络安全公司趋势科技(TrendMicro)副总裁汤姆·凯勒曼(TomKellermann)看来,虽然这些产品都是加密的,但并不意味着它们是安全的。“这说明了全球企业精英的高傲,他们认定自己将构建一套其他人无法打破的根底设施。”凯勒曼说,“他们忙于高效率和接入力量的实现,但在该根底设施的安全性上却未能尽到充分责任。”
一位猎头指出了目前一些公司的特殊做法:为努力提高安全性,这些公司为董事们配备了只能在本公司董事会议中使用的iPad。因此,任职于不同公司董事会的人士可能面临一个原始问题的高科技版本:他们不再抱着一堆文件,而是拎着一堆不同的iPad。