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内部审核实施
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内审首次会议
首次会议是实施审核的开端,是审核组全体成员与受审核方领导及有关人员共同参加的会议。首次会议由审核组长主持,向受审核方介绍具体内容及方法,并协调、澄清有关问题。到会人员要有签到记录。
●首次会议的作用
(1)传达并落实审核计划。
(2)简要介绍审核采用的方法和程序。
(3)建立审核组与受审核方的正式联系。
(4)提出并落实审核有关要求。
(5)澄清并协调有关审核问题。
●首次会议的要求
(1)建立审核活动的风格。
(2)准时、简短、明了,会议以不超过半小时为宜。
(3)获得受审核方的理解并得到支持。
(4)由审核组长主持会议。
(5)参加首次会议的人员应包括:审核组全体成员,高层管理者(必要时),受审核部门代表及主要工作人员等。
●首次会议的内容
(1)会议开始。参加会议人员签到,审核组长宣布会议开始。
(2)人员介绍。审核组长介绍审核组成员及分工,受审核部门介绍将要参加陪同工作的人员。受审核部门重要人物未到场时,应询问原因。
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(3)申明审核目的和范围。明确审核目的、审核准则和审核将涉及的部门、班组或岗位。
(4)传达审核计划。审核计划应征得受审核部门的最后确认,一般情况下,审核计划不宜作大的调整。
(5)强调审核的原则。强调公正客观立场,说明审核是一个抽样过程,有一定局限性,但审核将尽可能取其有代表性的样本,使得审核结论公正;说明相互配合是审核顺利进行和获得公正结论的重要条件,提出不合格项报告的形式等。
(6)阐明、澄清有关问题。对有疑问的问题进行澄清,交流双方关心的具体问题,确定末次会议的时间、地点及出席人员等。
(7)落实后勤安排。必要时,应对办公、交通、就餐作出安排。
(8)会议结束。以审核组长的致谢词结束会议。
●首次会议的注意事项
(1)首次会议应准时开始、准时结束,通常时间不应超过半小时。
(2)会议应始终围绕主题,简明扼要。
(3)规模较小、时间较短或常规性内审,可不开首次会议,有关问题可以通知审核形式替代,即使召开首次会议,上述内容及环节可视具体情况增删。
(4)首次会议应致力于建立一个良好的审核“风格”和“氛围”。
(5)与会人员签到,审核组长发现受审核部门重要人物未到场时应询问原因。
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(6)审核目的、范围和计划一般不在首次会议上作更改,较小的计划变更是允许的。
(7)陪同人员的作用
①为审核组提供支持;
②可代表受审核方见证审核活动;
③其他职责。如确保现场审核员知道有关安全和保安方面的要求。审核员应注意确保陪同不施加过分的影响或进行干预。
(8)强调在审核所安排日程(时间)段中,被审核部门负责人应在场。
现场审核
首次会议结束后,即进入现场审核阶段。现场审核应按计划安排进行,具体的审核内容应按准备好的检查表进行。
现场审核是使用抽样检查的方法寻找客观证据的过程。在这个过程中,审核员的个人素质和审核策略、技巧可以得到充分的发挥。一个称职的审核员会在轻松自如并使受审核方口服心服的情况下,完成审核任务
现场审核在整个审核工作中占有非常重要的位置。审核工作的大部分时间是花在现场审核上的,最后的审核结论都是依据现场审核的结果作出的,因此对现场审核的控制以及现场审核中的一些审核策略、技巧的应用就成为实现审核一次成功的关键。
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●现场审核的原则
(1)坚持以“客观证据”为依据的原则
这是最为基本、主要的原则。没有客观证据而获取的任何信息都不能作为不合格项判断的依据;客观证据不足或未经验证也不能作为判断不合格项的证据;客观证据必须以事实为基础, 且可陈述、可验证,不应含有任何个人的猜想、推理的成分;客观证据必须是有效的,如所提供的文件和记录应经过法定批准或签字,应是实际使用、执行的结果,应反映当前质量管理体系运行的真实状态和结果。
(2)坚持标准与实际核对的原则
审核不能脱离审核准则。因为审核是一个抽样过程,并限制在某段时间、某个范围内进行, 所以更需要紧扣审核主题,严格对照标准,确定审核项目、要点和抽样方案,寻找客观证据。审核员应在审核准则与审核证据比较核对后才能得出合格与否的结论。凡标准与实际未核对过的项目,都不能判断为合格或不合格。
所谓的实际,应包括有没有、做没做、做得怎样依次递进的三个方面。
(3)坚持独立、公正的原则
审核判断时应坚决排除其他干扰因素,包括来自受审核方的、审核员感情上的等等影