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电子邮件的礼仪和企业电子邮件规范
电子邮件的礼仪
Netiquette(网络礼仪)的范围很广,在这里我们只说其中的一部分——emailetiquette(electronicmailetiquette,电子邮件的礼仪),它是每一位职业人士都应该遵循的日常商务礼仪规范。
必须回复
电子邮件如同通电话,正如你不应该让电话铃声响太久才接听一样。无论对方来信是提问还是问好,你都必须尽快回复。不过,如果你没有经常查看邮箱的习惯,你应该把这种习惯告诉他人。
必须写主题
这是一种职业行为。通常人们会根据主题判断邮件的重要性,一般来说,没有主题的邮件往往会被忽略,到最后才看。因此,通过主题让他人对邮件的内容一目了然,会加快对方同复邮件的速度。
内容简练
写电子邮件切忌长篇大论,应尽量简单明了地表达。
注意礼貌
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发送电子邮件必须注意礼貌,用词要得当,以免引起误解或给收信人留下不好的印象。
注意字体
字体大小要适中,不要选择让人难以阅读的字体。此外,如果写英文邮件,特别注意不要全用大写。
例如,,表示喊叫的语气,大声地对收件人说这句话,显得很没礼貌。正确的表达应该是:Iwillcallyoutomorrow.
注意编码
有些语言用不同的客户端会出现乱码现象,中文邮件应该选择GB2312的编码。
保持专业
避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。
避免传递无关信件
“Spam”或“Junkmail”(垃圾邮件)是令人厌烦的,所以不要发送对方不感兴趣的邮件。
尊重隐私
有些人并不愿意他们的邮箱地址出现在其他人的邮件中,所以当群发邮件的时候,要考虑对他人隐私的尊重。
小心使用抄送(CC)/密送(BCC)功能
抄送(CC)是指发送给收件人的同时,也让其他一人或多人收到该封邮件,并且也让收件人知道这种情况。密送(BCC)的功能也差不多,其区别是收件人并不知道你同时也把该邮件发送给了其他人。
小心使用附件功能
信件内容不多时,应该以正文形式发送邮件。发送图片、影像或文字量较多的文档时可以通过附件发送,并且要考虑文件是否超过收件人能接受的空间。同时发送多个文件或比较大的文件时,可以先压缩后再发送。
小心使用表情字符
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适当使用表情字符可以表达幽默,让人感觉轻松与亲切。但在发送前你必须确认收件人能领会字符的含义。以下是常见的表情字符:
表情字符       含义                 
   :-)或:)        微笑
   :->             露齿笑
   :-P             歪嘴笑、吐舌头
   ;-)             眨眼
   :-(             不高兴
表情字符        含义
   :-|             不感兴趣
   :-/             困惑
   :-e             失望
   :-@             尖叫
   :-O          喊叫、惊讶
小心使用缩写
适当使用缩写可以节省时间和空间,这种方式广泛应用于电子邮件中,但你必须确认收件人能明白缩写的意思。以下是常见的缩写:
缩写       原文                     意思
   AOB       Anyotherbusiness       其他议题
   ASAP       Assoonaspossible       尽快
   BCC       Blindcarboncopy         密送
   BTW       Bytheway               顺便问一句
   CC         Carboncopy               抄送
   Conf.      Confidential              机密
   IOW        Inotherwords            换句话说
   Pls.       Please                   请
   .       Postscript               附笔、又及
邮件要署名
与传统信函一样,电子邮件也必须在信件上署名,这是对收件人的一种尊重。
检查语法和错别字
点击发送前要先检查一遍,看看有没有错漏之处。电子邮件发出去就收不回来了,所以必须要谨慎。
温馨小贴士:
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如果因为换工作或其他原因要更改电子邮箱地址,应及时通知所有与您有电子邮件往来的人。
模拟演绎:
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