文档介绍：综合管理部行政公文副经理职务说明书
岗位名称
综合管理部行政公文副经理
岗位编号
所在部门
综合管理部
岗位定员
直接上级
综合管理部经理
工资等级
直接下级
公文秘书、行政秘书
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期

本职: 协助部门经理负责组织安排各种会议、部门文秘工作管理、信息的综合管理、采购物资管理、档案管理及其他工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:协助部门经理组织制定部门工作计划及分管业务工作计划,并完成分管业务工作总结
工作时间百分比:5%
工作
任务
协助部门经理组织制定部门年度工作计划和阶段性工作计划
频次:1次/年
组织制定所分管的文秘、档案、采购等业务的年度工作计划和阶段性工作计划,并完成分管业务工作总结
频次:5次/年
职
责
二
职责表述:负责有关文字材料的审核,各类文件的批转等工作
工作时间百分比:15%
工作
任务
审核公文秘书起草的领导发言、各类总结和有关重要文字材料,审核后,提出修改意见并报请部门经理审定
频次:20次/年
组织批分各类文件并指导安排下属进行文件的登记、送签、交换、传递等工作,包括上级文件的下达,公司相关报告的上报等
频次:日常
监督、审查对外宣传的新闻、通讯、各类宣传材料及宣传片、各类展览宣传版、文字介绍、公开电话、传真等各类信息,以及承担新闻单位的接待、联络工作
频次:日常
审核公文秘书制作的公司的经营年报,提出修改意见
频次:1次/年
审核公文秘书整理和编撰公司史、公司大事记,提出修改意见
频次:2次/年
职
责
三
职责表述:协助经理组织各种会议并落实安排会议记录等会务工作
工作时间百分比:10%
工作
任务
组织落实公司总经理办公会的通知、资料准备等筹备工作,指导下属承担各项会务工作
频次:15次/年
组织落实中层以上领导干部会的通知、资料准备等筹备工作,指导下属承担各项会务工作
频次:10次/年
组织落实全公司职工大会的通知、资料准备等筹备工作,指导下属承担各项会务工作
频次:3次/年
组织落实安排公司临时性会议的会务工作
频次:5次/年
指导下属整理各次会议的会议纪要、记录并及时整理、归档
频次:30次/年
职
责
四
职责表述:负责组织采购物资的入库、保管、发放等管理工作
工作时间百分比:5%
工作
任务
负责审核采购物资入库、保管、发放等管理制度,并上报部门经理审核
频次:日常
负责监督、指导行政秘书严格按物资入库、保管管理制度办理入库手续,并对入库物资进行分类、存放、整理、安全检查等工作
频次:日常
审核物资领用单据,对不符合领用规定的单据退回申请单位
频次:日常
监督、检查行政秘书严格按照物资发放管理制度发放物资并要求其定期核对库存物资等工作
频次:日常
职
责
五
职责表述:负责组织公司档案管理工作
工作时间百分比:15%
工作
任务
审核行政秘书起草的公司档案管理制度,并上报部门经理
频次:1次/年
指导行政秘书与其他部门档案管理人员按公司档案管理制度进行档案管理,包括内容录入、分类、保管、整理、借阅、内容更新、保密等工作
频次:6次/年
职
责
六
职责表述:负责组织完成分管的其他工作