文档介绍：第一章绪论
在现代管理体系中,办公室的管理实践既是实现管理目标的
重要步骤之一,又是值得我们去深入研究的一门科学。建设办公室
管理的理论体系,有利于办公室管理的科学化、规范化和现代化
有利于提高管理质量和效益。
第一节办公室管理研究的意义
办公室管理理论是管理学中的一个特定的范畴,是现代行政
管理学的一个重要组成部分。
办公室这个名称,在不同地区、不同单位不尽一致,如有的称
办公厅或办公室,有的称秘书处或秘书科、秘书股等等。不论其名
称如何,其职能和性质都大体相同。各级党政机关、社会团体和企
事业单位的办公室,是直接为本机关、本单位领导工作服务的综合
办事机构,是沟通上下左右、联系四面八方的枢纽和桥梁,是领导
的参谋和助手。
在我国,办公室的工作是和秘书工作联系在一起的,它的历史
可追溯到上古时期。在原始社会末期和奴隶社会初期出现的男
“祝”、女“巫”,就具有秘书工作的性质,其作用类似部落酋长的秘
书。主要职能是为酋长占卜算卦、传达上天的旨意;将卜辞刻到甲
骨上,记录天示,记载人事原委;然后将作为档案、文书的甲骨片保
存起来,以备查阅。殷商后期和西周时期出现的史官:大史、小史、
外史、内史、御史,总称为五史,除了巫祝的职能外,还承担起草诏
令、草拟文件的职责,这大概可以算是办公室的雏形。秦统一六国
以后,在中央设立三大机构:太尉府、丞相府、御史大夫。其中御史
大夫一职就相当于皇帝的秘书长或办公厅主任。以后各个朝代,虽
然名称屡有更换,但皇帝属下都设有管理秘书工作的部门,如汉的
尚书省、隋的三省制(尚书省、门下省、中书省)等。就是清康熙帝亲
政后成立的内阁,名义上虽是“统领六部、综揽行政之府”,品级也
调升为正一品,但其职能包括参与议政、宣布纶音、办理本章、承办
典礼、组织修书及存贮档籍六个方面,因此,实际上是皇帝直接指
挥下的“宫廷办公厅”。
年的辛亥革命,推翻了清王朝,建立了国民政府,孙中山
先生担任第一任临时大总统。总统府设立了秘书处,各部设政务
厅,正式推行了办公室的建制。北洋军阀时期,中央机关除总统府
外,还设有内阁即国务院,下设秘书厅,内设秘书长、秘书、佥事、主
事等职。
中国共产党的秘书工作是从年党的三大开始的。会议决
定建立秘书制。年党的六大以后,又决定成立中央秘书厅,各
省委成立秘书处。年,陕甘宁边区政府根据精兵简政的原则,
成立了合署办公厅,下设秘书处,统一掌管边区政府的会议记录、
公文拟稿、收发、缮印、档案保管、书报编审和对外宣传等事项。
年,中华人民共和国成立。根据《中央人民政府组织法》,
政务院成立了秘书厅,设立秘书长、副秘书长。各省、区、市也都成
立办公厅(室)或秘书厅(局),设有秘书长。县、局等基层单位设立
秘书室或秘书股。企事业单位设立办公室或秘书。目前,在我国县
以上党政机关和大部分大中型企业,一般都设有办公室,形成了一
个上下纵横的办公室工作网络。
在国外,办公室工作也起源于秘书工作。在日本,秘书一词,日
语解释为秘密藏书之意。在西方语言中,英语称,读音近
似俄语的,法语的秘书”一词,来源于拉丁语
所有的词根都是“秘密”的意思。这是因为,在中世纪,秘
书是处理国王通信的人或是处理机密和秘密紧要之事的高级人
员。在英国,秘书这种职称有其长久的历史,而且是指一种高级官
员。这些人员直接为领导层的工作服务。在当今发达的西方国家
中,办公室的工作机构和人员都有很大的发展。如美国专为总统处
理各种日常事务的行政机构白宫办公厅, 在罗斯福时期
, 厅内人员总数只有名, 至尼克松时期
增至名。其内部设置也较复杂:办公厅内
设主任、副主任各一人,主任帮办、助理、特别助理、执行助理各一
人;副主任的助理、帮办各一人;总统的新闻秘书、副秘书、副新闻
秘书助理各一人;总统的高级顾问、副高级顾问、助理高级顾问、顾
问、助理顾问各一人;还有其他助理人。他们分别负责国家安
全、立法、通讯以及政策制定、行政管理、公众联络等事务和总统的
私人事务。此外,还设置有九个厅内办公室首席撰稿人。年
月,又正式设立国内政策参议部,隶属于白宫办公厅, 年改称
政策制定办公室。无论从机构设置上看,还是从人员配备上看,白
宫办公厅恐怕是世界上最大的办公机构之一了。
由此可见,只要有领导和管理存在,就有为领导和管理服务的
机构和人员存在,特别是办公室一类综合机构存在。与任何其他事
物一样,办公室这种管理实体也经历了产生、发展和成熟的过程,
发展到今天,已逐步趋向正规化、规范化