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外贸单证员岗位职责(原创)
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岗位说明书
我负责以下的工作:
、报关单、
客户的要求,负责联系货代租船订舱并确认价格的工作。,
通知业务员准确装柜时间,跟踪集装箱情况的工作
,包括准备资料报检,送报到商检局,安排检验老师检验,以及后
续的领证的一切相关事宜。
,包括出货前寄核销单,制作报关单据上报海关,并与货
代核对报关预录单和提单信息。
。
(如普通产地证,欧盟证,亚太证,中
巴证商事认证,BV认证等相关工作)
,
的工作
,电子口岸网上企业交单,报审系统网上申报,
负责到外管局核销的工作。
,包括场站收据,提单复印件,出口货物明细表等的
制作,并将上述单证交给财务部门进行退税的工作2/2
。
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(包括与银行确认是否为预付款,以及预付款外汇管理
服务平台的申请工作)
。
华的邀请函签证工作。。
扩展阅读:单证员岗位职责
单证员岗位职责
,在办理预核签章
的时候要提醒业务员可能一起办理,节约邮寄费用。
,合理安排时间,在确保影响出货的前提下尽快申请
预核。京将正本的预检签章寄回公司须3天,准备报关资料时一定要注意时
间性。
选择货代要考虑货代的运价和服务,要综合各方面的因素决定。对于运价、船
期、服务、资信等情况要综合考虑。
(1)、订舱时间
一般在货物备好前7天传定舱单给货代进行定舱(节假日则需更早些定舱,因
为那是舱位较紧张,制定货代要提前14天定舱,因为要跟目的港确认后,方会
定船期。
(2)、分票报关
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A若在宁波定报关,订舱时要将一票货分几票报关告知货代,以便货代定舱出
单(无论分几票,订舱单只要一份),有关数据最晚要在截关前2天确定,否则
将会影响报关。
B在上海进行报关,订仓时一票货分几票就要提供几份报关定舱单,所有报关
资料都须正本。
C若货物有所变动,须提前2、3天通知货代。D权衡是否走整柜
若货物不满一个货柜但走散货又比较多时,走散货还是走整柜衡量的标准是大
于16个立方走整柜,小于16个立方走散货。4、确定装柜时间、准备报关资料
一般安排货柜在截关前两天来工厂装柜,这样可有足够的时间整理报关资料,
但因工厂生产的繁忙等情况,装柜很多情况下安排在截关前一天,这样就得在当
天整理好准备的报关资料给货代,以便第二天可顺利进行报关。
5、通知仓库货柜到达时间
要在货柜来厂前一天告知仓库、先生产部等货柜到达的大概时间。货柜来的当
天要对货柜进行跟踪,尽早告知仓库其准确的到达时间,以便仓库安排装柜,还
要在出货前告知仓库如何开出库单。
6、检查是否需要唛头
散货必须有唛头、走整柜的货物只有在客户提出要唛头的情况下才需要唛头。
7、通知业务员将本次装货柜的机器号码记录下来
8、退仓
若货柜订好后,货物未能按时备好,则须在截关前两天告知货代进行退仓,若
未及时通知,货柜提出后则须支付提箱费还箱费,若货柜到达工厂则需支付放空
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费,散货也一样要提前两三天进行退仓,否则会产生亏箱费。9、上网备案核销
单
核销单要提前在网上备案才可以10、报关
若在宁波报关,报关资料中正本的核销单、报关委托书、预签章最晚要在截关
前一天寄到货代处,而发票、报关单与装箱单则可用传真件;
若在上海报关,所有的报关资料全部要用正本,而且最晚要在结关前两天寄到
货代处。报关注意事项:
A无论在哪里报关,报关时的件数一定要准确,体积一定要合理,重量也要很
注意。20尺货柜,提单上的重量不可超过26吨(有些不可超20吨)。
B若涉及到做进料加工,则务必和货代沟通好手册所须报的项号,报关资料一
般须在截关前一两天提供给货代。
C报关时务必与货代将报关时的品确名认清楚,若时报工业缝纫机配件(一般
我们电机报此名)、机架台板、工业缝纫机零件时一定要提醒货代报关单上显示
的重量务必时将单个的净重乘以箱数,否则将不得不进行改单。11、确认提单
A、截关前要将提单确认好(个别船公司须在截关前一两天确认好)。做信用
的提单务必要按信用证上的确认,做D/A,D/P,T/T的,若客人设特殊要求别可按
常规确认。B、若发现确认好后的提单有问题则须立即向货代提出更改,若他们
提单已签或已截则会产生100员的改单费,若他们已将提单的信息发到目的港
(一般会在7天发走,航程短的则在2天左右内发走),则会有40或80美元的
改仓单费与100人民币的改提单费。12、保险
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若价格条件是CIF,无论是何种付款方式,都要在船开前投保。制作保单时,
若付款条件是信用证,保单按照信用证要求做;若是其它付款方式,可按常规做。
13、制单
A、若是信用证,则其它单据根据信用证要求做,个别客人若对单据有特殊要
求,则要根据客人要求制作,(比如去哥伦比亚、叙利亚等需要提供机器编号,
去埃及等C/O等领事管认证,去澳大利亚须提供无木质包装申明,去土耳其须提
供CE证明,英文土耳其文说明书等)。B、发票、装箱单若没特殊要求则可按常
规制作(业务员制作)
特殊单据:去印度、越南、土耳其等国家客人要提供C/O,去欧盟国家别需要
FORMA,C/O,(FORMA若做信用证则须按信用证确认,若是其它的若客人没特殊要
求则可按常规制作)若客人没要求,C/O或FORMA则无须办理。(去印度、越南
的C/O一般需加盖商会章)。14、交单和寄单远洋出口(如欧、美、等非地)的
单据要求在拿到提单后3日内将单据完成,邻近国家出口,由于船的航行时间很
短,要求在拿到提单的当日将单据处理完毕。若太慢则会让客人在目的港产生滞
箱费等费用。15、制作统一发票
每月底27号左右要根据报关资料制作缮打统一发票,注意事项:
(1)若是以工贸公司(股份/机车公司)出口的,价格条件是CIF或CNF时,统
一发票上面的海运费预保费的金额一定要和实际发票金额相一致(保额从人民币
换算橙美元的汇率要是每月的基准值);(2)若是以商贸公司(万事通)出口的,
价格条件是CIF或CNF价格条款时,统一发票上面的海运费与保险须与报关单上
金额相一致;
(3)统一发票上还要将仓库开出的出库单一一对应上去;
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(4)若是以工贸公司(股份/机车公司)出口的,则不用将海运费、内陆费等发
票对应上去;若是以商贸公司(万事通)出口的,则不用将海运费、内陆费等发
票对应上去。(5)统一发票整理好后,记账联要在月底前给财务记账,核销联与
结汇联先留着,等报关单退下后在处理。
16、整理出货明细
每月月底须将出货明细整理出,要将报关时的万事通的中文品名,单位,数量
准确的提供给财务,以便财务可根据此催或开具增值随发票以便退税17、处理
结汇水单
银行若有款到帐,财务会将收款底单给我们,我们要确认此款是哪个客人的,
对应哪个发票号的。将收款底单复印留底,正本交给财务。18、制作销售报表每
月月底或月初3前,要根据收款情况与出货明细计到期货款与制作销售报表,并
将此两份东西速交给领导查阅,也须给个业务员参考催款(银行的正式收款底单
须还给财务做账,我们须复印留底连同报销专用联等东西一起交给核销员)
19、记账与对账
根据出货明细与每月的收货情况建立手工台帐,并将此账务跟楼下财务进行校
对。20、催讨核销单
每月月底30日前要将前两个月出口的核销单催付回(账务必须在出口后3个
月内将报关单进行申报、否则会造成整票货的退税损失,所以催讨工作是很重要
的),若海运费、内陆费未付,货代一般是不会将校销单退回,所以要将海运费、
内陆费提前整理出给领导签字,个别货代是非得等款到帐后,才将销款单退回,
所以催讨检销联理在一起交给财务,要将核销单的进料加工专用联(若是进料加
工报关出口的)与核销专用联与统一发票中的结汇联理在一起交给核销人员。
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21、进口报关(1)清关
我们公司进口的货物一般都是对应进料加工手册的,清关时若单据通过银行做
D/P、D/A或L/C,清关是须提供下列单据:
A、已承对或已付款的证明(银行会提供上面须盖银行章与我们公司章有固定
格式的)。B、发票、装箱单、提单(发票上要有价格条款与成交方式,提单北
美须盖公章背书)。C、进出口合同。D、正式手册。E、报关委托书。
F、若货物是从日本等欧盟国家进口还须提供正本的无木质包装申请,若是木
头包装的则须提供熏蒸证明。
G、若货物须商检的则须提供正本的报检委托书。若单据是T/T或电放的,则
上面的A中的单据不用提供,但是电放提单要提供正本保函(一般有一定的格
式),并在电放提单正面加盖公章。(2)运回货物
(3)货物清好后,根据货物多少,采用下列方式运回公司
A、整柜则安排集装箱直接送工到厂
B、散货则最好让自己熟悉的托运站去提货,并安排运回工厂,若让货代安排
的话费用会很高
C、若货物少而急,可安排快递。(3)备案与退单
(4)进口报关单的进料加工专用联(复印附)要在当月催过来连同手册上面
的进口料付登记表一同给财务,以便财务去国税备案。正本的进口报关单的进料
加工专用联与付汇证明联退下后则交给手册办理员。22、监管《进料加工手册》
使用进料加工手册要非常小心,手册超报的话要补税,手册报不完的话,经过
两次延期后将不可在进行延期(每年延期为半年),所以手册要尽量安排在延期
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前报完,若报不完则要提前和手册办理者沟通,请其去办理延期,若两次延期后
仍报发现在规定时间内报不完则要进行适当的处理。
手册中的出口成品登记表要时常关注,因为有些货代将不完全按照我们的指示
的项号报,所以每次报手册是都要和货代强调报的项号,万一不一致则要及时更
改我们的记录,要杜绝超报现象的发生。每月月底还要将此月个手册总共出口的
数量统计给财务及楼下成品仓库与零件仓库,个手册的出口情况也要及时的更新
复检,避免发生差错,另手册在料件没有全部定完的情况下是不以按照手册上所
写的数量报,而要按实际定多,少只可报多少(进料加工是海关严格管制的规范
之列,所以非常仔细与重视)。23、突发事件的处理
货物进出口时因为涉及到的环节较多,在各个环节也时常会有突然没预料的事
情发生,所以处理突发事件也是平时工作中的一个重点。
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