文档介绍：文件档案管理
公司文档包括内部文档和处部文档两部分:
内部文档包括:公司内部的各种行文、办公文件、会议记录、人事资料、档案资料等。
外部文档包括:客户信息资料,与客户签订的合同、合约、协议,公司发布的广告资料、设计文稿、供应商有关的资料、报价单、合同协议书等。
公司及各部门所有内、外文件档案都由行政部进行统一格式、统一编号分类,建立完整的文件档案管理系统。
行政部建立资料室和档案资料柜,由各部门负责人分类进行文件档案管理,建立文件目录。
各部门不得将内、外文档自行单独保管,更不得擅自复印、携带、销毁。
电子文档由行政部设立使用权限,未经总经理批准,任何人不得越权打印、下载、用网络传送文档内容。
六、文档资料如属机密性质的,按“保密管理制度”执行,客户信息资料保存期限为五年,其他资料保存期限由总经理确定。
七、文档的销毁由各部门负责人提出申请,经总经理批准,方可执行。
八、公司正式发文,需由起草人定稿校正,经有批准发文权的领导签字加盖公章后生效,由行政部统一发放。
公司个别部门之间文件,部门经理和总经理或部门负责分管副总经理签字同意,由部门自行发放,但须在行政部存档、备查。
凡向总部的请示、报告等文件,须经分公司总经理签字后通过电邮或传真发送,经总部批准的、在全公司或多部门执行的文件须在行政部存档,只在某一个部门执行文件,由该部门存档。
十一、任何人不得将有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件资料。