文档介绍：文件及信息档案管理工作程序
经营部档案定义:经销商合同、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料(含总代理及所有专卖店)、客户经营情况、客户订单(包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料《广告画》订单)、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录<包括产品、宣传资料、展厅设备>、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划<工作报告>、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。
目的
通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性与延续性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序,并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。
适用范围
适用于经营部所有工作人员的文档管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。
管理职责
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、输出处理及分类整理、保密管理,提供文档处理意见,负责对文档的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理文档的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。
、监督及文档资料处理的建议工作,负责经营部职员经营资料的监督管理。
、全面的经营资料,以便于转化为经营部文档。
、定单、发货记录等经济类文档的审计、统计、报告工作,负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。
;负责各类文件、信息资料归档情况的监督,负责各类文档借阅、外调的审批及各类文档处理的最终审批。
工作程序
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、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后视为有效文件存档。
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、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。
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、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。
-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。
,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件销售总监应调查研究事情原因并出具说明性文件交主管领导审批后作为该文件的补充资料一同进行归档处理。
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