文档介绍：信息沟通控制程序
目的:
及时准确地收集、传递、反馈公司内外部的有关信息,做好信息的分析与处理,确保质量管理体系的有效运行和全员参与进行质量管理。
适用范围:
公司各部门,各层次人员及顾客、供应商、地方政府、管理部门等方面的信息沟通。
职责:
行政部负责与国家机关的沟通,协调及处理员工各方需求、意见的收集、分析、处理,公司质量方针、目标、品质意识的传达。
生产部、品管部、工程部负责与顾客的沟通协调。
物控部负责与供应商的沟通协调。
各部门负责工作范围内信息的传递、交流和处理以及对相关方信息的收集、传递。
工作程序:
信息分类
外部信息
地方政府、行业主管部门,认证机构等监测和检查的结果及反馈的信息。
法律法规、行业标准等政策性信息。
顾客、供应商等相关方反馈的信息(报怨、投诉等)。
其它外部信息,如:生产技术、市场需求等。
内部信息
正常信息:如质量方针、目标、质量记录、内审与管理评审报告及质量管理体系正常运行时产生的其它记录等。
不符合信息:如质量管理体系内审的不合格报告,纠正预防措施报告等。
紧急信息:发生自然灾害等情况下的信息与记录。
其它内部信息:如员工意见和建议等。
信息的收集与处理
外部信息的收集与处理。
管理者代表负责督促各责任部门收集地方政府、行业主管部门、认证机构等监测、检查结果及相关方反馈的信息并及时传达到相关部门。
法律法规、行业标准等政策性信息由管理者代表等各相关部门负责收集、更新、整理、保存、详见《文件控制程序》
生产、物控、品管、工程等部门分别负责与顾客、供应商等相关方的信息沟通,转达相关方的要求和公司质量体系的相关承诺、要求。
对相关方反馈的信息,例如:提出的意见报怨、投诉时,由接待部门将原因填写《联络单》传递到责任部门,责任部门提出处理意见或建议,呈主管领导批准后实施,并将处理结果反馈给相关方。当对方有要求时,应在要求时间内解决或答复,当涉及多个部门时,可由接待部门以《联络单》形式呈报管理者代表组织处理。
有关部门收集到生产技术、市场需求等方面信息时,以《联络单》形式传递至相关部门,由相关部门进一步收集、整理,以决定其利用价值。
内部信息的收集与处理
各部门按照相关文件的规定直接收集并传递日常的正常信息,并对所收集的信息做出相应的处理。按照相应的规定传递质量方针、目标、内审及管理评审结果等信息。
管理者代表通过各种会议或采用公司文件、刊物等形式向全体员工宣传、解释国家的法律法规,相关方的要求和公司的质量方针、目标。
行政部通过早会,宣传栏目等形式向全体员工宣传质量意识、成本意识、安全意识等。
管理者代表定期召开会议对各部门质量方针、目标、工作成效进行总结,并协调解决各部门之间存在的问题,促进部门之间的沟通。
各部门通过早会形式对本部门工作的开展情况做出分析、总结