文档介绍：公司费用管理办法
第一章总则
第一条为加强财务管理工作,明确和规范费用报销的标准、程序和办法,有效控制经营费用支出,结合本公司实际情况,制定本办法。
第二条本办法规范和管理的主要范围为各种借支和成本费用中的办公费、差旅费、运输费、招待费和修理费及其它公共费用支出两个方面。
第二章借支管理规定和借款流程
第三条根据员工借支用途和使用频率,将借支设为定额和不定额两种。
(一) 定额备用金的借支范围为:
: 根据每月油耗及路桥费测算备用金为5000元/人。
:10000元/人。
。
(二) 不定额备用金的借支标准:
: 借支额≦出差天数×住宿费限额标准+交通费,国内出差最高借支限额为5000元/人。
: 按借支用途据实借支,其中:对应实行预算控制的费用开支借款,按审定的预算额度控制借支金额。
。
第四条借款流程
(一) 借款人按规定填写借款单,注明借款时间、借款事由、借款金额等事项,要素必须齐全(大小写须完全一致,不得涂改)。
(二) 审批流程: 部门负责人审核签字→部门分管领导审签→财务部签审(是否有未归还借款)→总经理审批→到财务部门领款。
(三)所有借支原则上必须由借款人持借据到财务办理借款手续,款项只能支付到借款人帐户;特殊情况委托别人代理办理的,需要有授权委托书,否则,财务有权拒绝办理。
第五条借款的还款(报销)期限
(一) 定额备用金按月报销。
(二) 不定额备用金报销: 差旅费在出差返回后10个工作日内报销还款,其他业务在业务完成后15个工作日内报帐还款。
第六条借款管理其他规定
(一) 跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年备用金。
(二) 借款未还者原则上不得再次借款,即“前账不清,后账不借”,逾期未销账且未说明原因的在次月工资中扣回。
(三) 财务部按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立借款备用金台账,按月及时清理。
(四) 备用金借款未清退终结者,不得办理调动、离退休及离职等手续。
第三章费用管理及报销办法
第七条费用管理基本原则
为科学合理和有效控制费用,根据费用性质和用途,结合公司实际,将公司费用支出分为日常费用、专项费用和公共费用进行管理。
(一)日常费用:包括公司管理层、各部门需要发生的经常性通讯费(固定电话费和手机费)、办公费、差旅费、交通运输费(含小车费)和业务招待费。公司对日常费用实行年度预算、包干控制,包干标准核定方法和程序如下:
管理层:按年度核定标准控制执行,如因工作需要变更标准,由总经理依据分管业务范围变动情况另行确定。
销售部门:按业务量的一定比例控制费用。具体按年度销售费用包干规定执行。每月月初由销售部门根据上月业务量按上述比例申报本月费用预算,经财务部核定,分管领导审签,总经理审批后作为当月的包干费用标准,财务部据此控制其包干费用的报销。
(二) 专项费用:为日常工作之外的各项中心工作所发生的办公费、差旅费、交通运输费(含小车费)、业务招待费及会议费。公司对专项费用实行专项预算管理,核定方法和程序:由经办部室事先进行专题报告,编制费用预算(需要明细费用预算及测算说明),经分管领导签署意见,报总经理批准或授权审批后再由经办部室安排。
(三) 公共费用:包括咨询审计费、软件开发费及维护费、广告费、水电费、设备设施维修费用、培训费用、快递费、邮寄费、技术服务费
等。公司对公共费用控制基本原则为年度预算控制原则,具体按规定程序申请、审批后,据实核销,节超采取单项考核措施进行控制。
第八条费用报销的一般流程及审批程序
(一) 包干费用审批及报销程序:费用支出申请表→报销人整理票据及填写报销单→填报单位负责人签字→填报单位分管领导签字财务规范性审核→财务负责人签字→交财务部登记并送总经理签字→每周三上午来财务部领总经理批字后报销单→交费用报销会计做凭证→交审核会计审核→报销人签字确认→交出纳付款。
(二)专项费用审批及报销程序。先报费用预算,其他程序流程同上。
(三) 其他规定:
公司领导的费用报销审核实行交叉审批,副职领导的费用由总经理审批,总经理的费用由董事长审批。
第九条财务部按进度控制包干费用的使用,超支一律不予报销,特殊情况经总经理批准后准予报销,但超支的部分由部门负责人承担20%。全年按季考核,对包干费用节余的给予节约额一定比例的奖励,其中:招待费节余奖20%,其他包干费用节余奖10%。
第十条费用报销的一般规定
(一) 报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人和证明人(验收人)签名。
(二) 填写报销单应注意:根