文档介绍：1 会议概述
2 会务工作流程
3 会务工作具体内容
4 会见与会谈
5 技能训练
会务工作
教学目的
通过本模块的学****了解会务工作的基本内容及工作程序,学会拟定会议方案,掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点
会议筹备工作;
会议方案的制作;
会见与会谈的操作程序与方法;
案例分析。
2、教学难点
会议方案的制作;
会场的布置;
案例分析;
技能训练。
案例分析:请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了。
事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心,在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢?
会议的涵义
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。
会议的要素
1、形式要素:名称、时间、地点、与会人员、会议方式。
2、内容要素:目的、任务、议题、作用。
3、程序要素:会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。
4、财务要素:会议经费、会议设备、会议服务设施。
会议概述
会议的作用及缺陷

(1).交流信息,互通情报
(2).发扬民主,科学决策
(3).增强友谊,促进团结
(4).统一认识,协调行动

2. 会议缺陷
(1).造成时间、精力的浪费
(2).造成金钱的浪费
(3).造成信息的重复、浪费
(4).滋长不正之风
会议的种类
:
特大型(万人以上)、大型(上千人)、
中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)。
:
定期和非定期。
3、按出席对象分:
联席会、内部会、代表会、群众会.
4、按召开方式分:
电话会、电视会、广播会、网络会。
会议成本意识
会议成本= 2ABT
式中
A —与会者平均工资的3倍(以小时计);
B —参加会议的人数;
T —会议的时间(以小时为单位)。
会议秘书工作的基本任务
1、组织的工作
(1)协助领导确定会议议题;
(2)根据议题安排议程、日程;
(3)发会议通知,负责会议报到;
(4)对与会人员进行编组;
(5)布置会场,安排座次;
(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等);
(7)负责会议签到;
(8)会中组织和协调;
(9)会场其他组织和管理;
(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。
(11)会议的结束收尾工作。

(1)会议文书的起草;
(2)会议文书编写;
(3)会议文书印发及管理。

(1)与会人员的食宿管理;
(2)会议的财务管理;
(3)会议的交通保障;
(4)会议的文化活动;
(5)与会人员的医疗保健。

(1)会议的保密工作;
(2)会议的警卫工作;
(3)会场内外的安全保卫工作。