文档介绍：如何写会议通知
会议通知按形式分,有口头通知和书面通知。会议邀请函、请柬是会议通知的书面形式。按通知的行为方式分,有当面通知、电话通知、电子邮件通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。按作用时间分为预告性通知和正式通知。
一、会议通知的基本作用
会议通知是把参加会议的有关事项告知与会者的会议文书。
会议通知具有如下几个方面的作用:一是可以传递有关会议的性质、内容、方式、时间、地点等基本的会议信息,以便与会者提前做好充分准备,按时赴会。二是可以借助于它来收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件,以便进一步完善议题与议程,审定或筛选论文、报告和其他交流性文件。三是有关人员可以用它来向会议组织者反馈与会者的有关信息,如姓名、职务、职称与人数等,为会议的接待服务工作做好准备。四是可用它来履行相关义务。在一些法定的会议中,正式成员具有出席会议的法定权利,向他们发出会议通知,是会务工作机构的法定义务,同时也是对与会者的尊重。
二、会议通知的规范格式
会议通知的告知项目必须齐全、明确、具体。会议通知的一般结构包括标题和正文两个部分。会议性质、规模、重要性不同,会议通知的写法也不同。
(一)小型会议会议通知的格式
小型会议会期不长,告知事项简单,会议通知的写法也相对简单一些,一般结构是:
1.标题:一般写“会议通知”,或“关于召开×××会议的通知”,不宜只写“通知”,甚至不写标题。
2.正文:写明会议的时间、地点、内容、出席(列席)人及与会的有关要求等。
(二)大型会议会议通知的格式
大型会议或重要会议会期较长,内容丰富,告知事项比较多,会议通知的写法就相对复杂一些,一般结构是:
1.标题:通常的写法是“×××会议通知”或“关于召开×××会议的通知”。
2.正文:通常包括开会的缘由、赴会应知事项和要求等。开会的缘由要写明会议的原因、目的、任务;赴会应知事项要写明会议的内容、议题、时间、地点、出席人员、报到时间、报到地点及方式、应带材料、注意事项等,有些会议通知中还要说明代表资格、名额分配等事项。
3.说明:写明有关的联系方式、电话