文档介绍：函的用途、类别、格式、写法及范文解析
(一)含义、功用和性质函,是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文文体。
这里的函,指公函,是商洽性公文,又称询答性公文,多用于平行或不相隶属机关之间,作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用,不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务,所以才称公函,是正式文件,要单编发函号、按程序制发、归档;与日常事务中的便函,像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同,与私人信函也不同。
(二)类别
、询问、请求批准的。
,即主动告知一件事,不需要答复。
、回复请求的。
前两种是主动发出的,叫发函,后一种是受动答复的,叫复函。
(三)格式和写法
函的写法和书信大体相同,因为是郑重的公务,所以要有一定的格式,用语要得体,要讲礼貌,不亢不卑,不能用命令的口吻,粗暴的语气。
:印有名头的发函纸,单编发函号,发文字号中加函字。
:写发函机关,涉及事项,文种要写明是函还是复函。
:受函机关或领导人。
:发函大体是开头提出问题,说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求,,商洽什么,告知什么,请求什么,即要对方做什么。结尾,要求何时答复及得体的礼貌用语,如请大力协助为盼,望准予x是荷,望能同意;请即函复,盼复,望早日函告等等。有附件要写明,为送物品材料的附函,主体上写了,函尾可不再写。复函开头说明针对的来函,如月日号来函收悉,有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾,如同意可写希望,不同意可提供另外的办法,也要用礼貌语词。
:发函机关,年月日,公章。
:抄送机关。
(四)草拟公函应注意的问题
,不绕圈子。
,不讲空话。
,不来客套。
(五)例文简析
例文1:
关于拟派同志赴香港培训的函
工委:
我部上海海运局海员医院,于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请,拟派上海海员医院药剂师赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定,自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用,均由该公司提供。
妥否,请函示。
附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)
部
一九八六年月日
简析:
例文l是商洽工作请求批准的发函,因为不相隶属而又是主管单位,所以用函。正文只四句话。前三句为一段,说明原委及条件,后一句另起,很有礼貌地提出,要求批准。写请函示请电示皆可,因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。
例文2(见下页):
国家档案局办公室、轻工业部办公厅关于推荐两种圆珠笔油墨用于书写文件的函
各省、自治区、直辖市党委和人民政府办公厅、各省、自治区、直辖市档案局、档案馆,中央、国家机关办公厅(室),中央档案馆、中国第一、第二历史档案馆:
1983年5月30日,国家档案局就两种圆珠笔油墨可以用于书写文件的问题,向中央办公厅、国务院办公厅作了报告,两厅领导批示同意。现将报告转发给你们,请研究并逐步推荐使用322(黑)、424(纯蓝)油墨灌注的笔芯,以利今后档案的耐久保存。其中,用322黑油墨书写的文件,更适