文档介绍：充分发挥会议的作用2539
会议是现代管理的一种重要手段,所有管理者都不免召集会议和参加各种各样的会议。然而,长期以来,会议漫延不堪成为老大难问题。据一位企业总监诉说,1月到2月中旬的50天中,送给他的文件、简报、,约185万字,每天要花近半天时间看文件;,占全部工作时间的35%。显然,不把管理者从会议中解救出来,是很难提高管理效益的。
首先会议要求实效、议大事、讲原因?是为了研究和做出某项决策还是为了布置、协调、宣布某项任务?或者是为了澄清观念、提高认识,一般来说三者必取其一,多数情况是为了前两项。但是,现实情况是许多会议与这三项目根本就没任何联系,形式主义的会、讲排场的会、礼仪性的会等大量存在,这些会议图有虚名,占去了许多人的宝贵时间,成为一大公害。会议召集者在确定开会之时,本该深思熟虑。会议有目的,弄清楚开会要解决什么问题,接着围绕会议目的认真做好一切准备工作,务求会议获得实效。不开没有目的或目的不明确的会,不开无准备的会。没有实效的会和长期议而不决的会,不如不开。管理者心里要了如指掌,会议只是你搞管理工作的手段和工具之一,不是目的,俗话说:“出水才看两脚泥。”在管理工作中做出实际贡献,提高效益才是目的。有些单位在年终总结时,常常把召开几个什么会议作为工作成绩,这实在是荒唐透顶。要有会议成本效益观念,如果开了会而未获实效,应当作为失误来对待,收效与会议耗费,像资金、时间、人力的支出等,也应是失误或得不偿失,消费许多人的时间简直是不道德行为,对于企业,时间就是金钱。
开会要有大事,不能老是西瓜、芝麻一把抓,不分轻重。更不要大事小事一起议,防止小题大做,切忌把会议变成毫无目的“侃大山”或某个人哗众取宠的场所。
某企业召开办公会议,讨论事项中有两项有关基本建设问题,一项是建设实验大楼,一项是办公大院修建开水房,秘书把这两件事安排在一起讨论。参加会议的都是企业各部门的领导人,对建开水房问题都有发言权,有的说应建在办公大楼东侧,有的说应建在西侧,有的说水龙头要15个以上,有的说太多了没有必要,有的建议要有专门职工管理,有的说请个家属工即可,议论纷纷,兴致勃勃,会场显得热闹非凡,不知不觉讨论也近一个小时。待讨论实验大楼时,会场突然冷清了,多数人不了解情况,对实验大楼的技术要求不懂,因此对造价为什么那么高,再也提不出意见,冷场了一阵子以后,两三个人对一些无关紧要的问题讨论了一番,因无人表示反对意见,很“顺利”地做出了决定,前后只有15分钟。
其次,会议要少、小、短。会议着重要少。可开可不开的会不开,无明确目的、无十分必要的会不开,无把握解决问题的会不开,准备工作未做好的会不开。不开会而又能把管理工作搞得好是管理水平高的一个重要标志。现代管理有一句格言:“会议最少的企业,是管理制度最完善的企业。”
再是会议要小。即会议的规模要小,规格要适当。会议的规模往往与会议的效果成反比,10个人能解决问题的会,决不开15个人的会,人员越多,解决问题越困难,常常小题大做,大势宣染一番。
自古以来,人多自以为热闹、气派、甚至把事情搞砸了。不要无关人员和关系不大的人员陪会。现在有一种说法:陪会表示支持、表示捧场。