文档介绍：专
业
秘
书
训
练
教
程
课程提纲
第一讲秘书角色扮演与人际应对
第二讲办公室礼仪
1. 同事之间的相处之道
2. 要有敬业精神
3. 指令的接受与汇报
 
第三讲数字时代的档案管理
 
第四讲专业形象塑造
 
第五讲访客接待与拜访礼仪
 
第六讲中餐礼仪
 
第七讲西餐餐桌礼仪
 
第八讲公司内部及国际性会议礼仪
 
第九讲商务活动规划与上司行程安排
 
第十讲企划案撰写与公文写作
★课程意义
——为什么要学习本课程?(学习本课程的必要性)
 
开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。
☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。
★课程目标
——通过学习本课程,您将实现以下转变
 
1.   掌握成为优秀专业秘书的各项技能
2.   如何开创多元化秘书生涯
3.   学习国际性接待和会议礼仪
4.   掌握企划案撰写与公文写作技巧
★课程对象
——谁需要学习本课程
 
★     企事业单位的秘书及行政助理
★     有志从事秘书职业者
★     欲提升自我职业化素养者
第一讲秘书角色扮演与人际应对
秘书的自我定位
 
当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。
 
秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:
Æ辅助决策
当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。
Æ调查研究
当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。
Æ收集信息
当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。
Æ文书处理
文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。
Æ会务准备
所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。
Æ公关工作
公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。
Æ档案管理
在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。
Æ工作日程安排
上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。
Æ查办工作
查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。
Æ接待工作
当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。
Æ行政事务
行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。
Æ保密工作
秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。
 
秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。
 
【自检】
以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作